浅论人事档案管理的重要性_干部人事档案管理的重要性

　　摘要：人事档案是一种重要的信息资源,管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用，本文着重探讨人事档案管理工作中存在的问题和建议。　　关键词：人事档案 管理 建议
　　0 引言
　　在人们的工作生活中，档案的确扮演着重要的角色。它既证明现在很多人误认为人事档案没用，要不要都可以。又可以充分发挥人事档案的重要作用，在现代劳动用工管理中，人事档案的作用体现为：人事档案管理部门可以据此为职工缴纳社会保险（养老保险、失业保险、医疗保险、工伤保险和生育保险）；职务晋升、工资调整；提供办理护照、港澳通行证的政审手续；提供婚姻状况证明；为流动人员提供身份认定和办理社会保险；为员工申报职称；根据档案确定退休年龄；根据档案中从事有毒、有害、特繁工作的年限推算提前退休年龄；出具与人事档案有关的证明材料等等。加强人事档案管理对提高人事工作的效率和质量具有重要意义和作用。对人才资源开发起着重要作用。
　　1 当前人事档案管理中存在的不足
　　近年来我们单位根据组织部门的要求，对本单位的人事档案进行了清理装订，更加体会到了人事档案的重要性，同时也发现了档案工作中存在的不足。
　　1.1 对此项工作认识上不到位。主要是对人事档案管理工作的认识方面存在误区，感觉到人事档案管理工作不是单位的主要工作，而只是一项普普通通的事务性保管工作，做到不泄密、不丢失就行，能方便查档，能应付调动就可以。因此平时对档案工作人员关心较少，对这项工作缺少过问。从根本讲，是没有将这项工作列入领导工作的议事日程。正因为此，平时对档案工作不作安排研究,档案工作方面遇到的困难和问题得不到及时有效的解决, 工作人员、工作经费、工作场所均得不到很好的保障。在这样的情况下，说做好档案工作只能是一句空话，搞好档案管理也只是纸上谈兵。因此，提高单位领导对档案管理工作的重视程度，是做好这项工作的关键一环。
　　1.2 专业人员管理水平不高，缺乏先进的管理手段与管理方法。由于各级档案管理部门对人员专业知识的培训缺乏安排及组织，档案部门新手多，业务不熟，对档案材料的归档、收集、整理、装订等一些具体的业务都不够熟悉和了解，对做到档案管理工作的规范化、现代化感到无从下手，导致管档人员工作频繁变动，加上这些档案管理人员身兼数职，对档案管理工作的时间、精力均无法集中，这就使单位档案管理一直停留在多少年以前的落后水平上。在档案管理的方法与手段上也是比较陈旧的，如档案的调阅时，依旧采用原始的手工操作方式，因为需要反复调用原件，加之阳光的多次照射，造成字迹褪色、纸张发黄变脆等现象，严重影响了档案的完整与安全。
　　1.3 投入经费不足，硬件设施不够。档案室不标准、不规范。由于办公条件所限，没有专用档案室、档案柜、“六防”(即防光、防火、防潮、防有害气体、防虫、防盗)设备不完全配套，在各种条件受限下导致档案材料霉变、虫蛀，影响了档案的美观、整洁、完整。
　　1.4 档案材料的收集缺乏力度。因收集归档制度不健全导致管理人员执行不严，档案材料收集工作不全面、不及时，收集的内容就更是参差不齐，比如工资、考核类材料，有的在其他单位由于没有按时归档，管理员保管不善的，此些材料也无从查找，根据档案达标要求，此类材料每年必须存在并且要连续，现档案管理人员只有向相关部门大概了解当时状况后重新补齐，这样以来，给人以千篇一律的感觉，如考核、鉴定材料多是套话，没有体现个性特点并准确反映每个人的真实情况。这些都降低了档案的利用率，严重影响了档案的质量。
　　2 对目前人事档案管理的几点建议
　　2.1 升华认识，加强领导。单位从上到下，各层领导与档案管理人员都应充分认识加强新时期档案工作的重要意义，切实增强做好档案工作的紧迫感和责任感，进一步加强对这项工作的领导，切实把它列入一级班子工作的议事日程。部门领导更应十分重视人事档案管理工作，应注意加强对档案管理的督促，指导、检查等工作，随时发现问题随时解决。
　　2.2 重视加强档案管理的基础性工作。单位在档案管理工作所需经费上应舍得投入，年初要做好预算，尤其对档案信息化建设、档案的保护、维护和抢救等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算；按要求、要按标准建设好规范化的档案室、档案柜、空调、电脑、复印机、监控器等设备，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，做好汛期档案防潮工作，对相关设备检修、维护工作，有效控制档案库房温湿度，确保档案的妥善、安全保管，要增强现代化意识，与时俱进，提高档案管理信息化水平，保证档案的安全利用，防止档案资料的损坏、丢失和档案信息的失、泄密。
　　2.3 落实档案管理人员专人专职，提高人员素质，落实管档人员待遇。按照《干部档案工作条例》规定，人事部门要高度重视档案工作干部队伍建设，注意挑选责任心强的党员干部负责档案工作，加强对其培养教育，调动与发挥其积极性和创造性。定期进行业务培训，使他们尽快掌握现代化管理知识，提高档案管理的技术水平。要关心从事档案管理工作人员的工作生活条件，适当给予其享受一定的特殊岗位津贴待遇，以保障档案管理工作人员的身心健康。这样才会调动档案管理工作人员工作的积极性和创造性，保证档案事业持续、协调、健康发展。
　　2.4 加强制度执行力度，进一步规范档案资料管理。坚持“五不查阅”（无查阅干部介绍信不准查、非正式党员不准查、本人不准查、未经批准不准查、牵涉到亲属不准查），“四不借出”（未经部门负责人批准不借、非特殊需要不借、手续不全不借、亲属档案不借），“三不转递”（个人带档不转、没有调函不转、接受单位不明不转）。对转进转出的档案严格把关，履行登记手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，提供准确，这样避免档案的丢失、擅自涂改、抽取、伪造等现象，保证档案管理规范有序。
　　2.5 注重资料收集，提升管理质量。强调人事档案材料收集的完整性，是做好该项工作的基础与前提。在当前我们国家的政治体制和经济体制不断深化、改革的形势下，随着干部考察、干部考核和人事改革的不断变化，干部学历、干部聘任、聘用、专业技术晋升以及各种培训等各类情况与项目增加，需要入档及更新的资料与日俱增，这就不断地给档案的收集工作带来了新的课题，提出了新的要求。对此，档案管理者应及时收集、认真整理有关的档案资料，并进行认真细致的鉴别，及时处理那些与归档要求不相符合的材料，做到取之有据。对个别手续不全的材料要退回补办，以保证档案资料的完整性、准确性、真实性和权威性。只有及时地补充收集，才能使干部人事档案比较客观地反映干部德、能、勤、绩的全貌。
　　2.6 运用信息化、现代化于档案管理之中。合理利用人事档案，充分发挥其人才信息库资源作用，必须与时俱进，将先进科技应用于档案管理工作之中，这样一来可以增进工作效率的提高，二来使人事档案能够最大限度地延长其寿命。实现档案管理现代化，是我国人事制度改革与整体发展的需要，也是档案信息适应日渐增强的社会客观需求。在此形势下，需要档案管理部门工作应进一步强调高效率，能够及时、准确地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。这就应对人事档案采取微机辅助管理的方法，充分地利用计算机、扫描仪等设备和技术，把整理齐全的档案资料分类输入计算机中，并经过必要的技术处理，把文字、图片、声像等资料存于电脑，转变为数据资料，这样人事档案就可以达到纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕、移动鼠标就可以查阅到相关的档案信息。与此同时，还要充分运用计算机网络技术，来创新人事档案管理，通过网络，内容上在不违犯保密准则和保密规定的前提条件下，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享，大大提高档案的利用效率。
　　3 结语
　　总之，加强人事档案管理对提高人事工作的效率和质量具有重要意义和作用。领导对档案管理工作的重视程度，是做好这项工作的关键一环。单位从上到下，各层领导与档案管理人员都应充分认识加强新时期档案工作的重要意义，切实增强做好档案工作的紧迫感和责任感，使人事档案管理工作实现正规化、现代化。