高职院校档案员岗位职责 影响高职院校档案利用价值的因素与对策

　　[摘　要]针对当前高职院校档案的利用价值未能很好发挥的现状，从高职院校领导对档案工作重要性的认识、档案管理人员的综合素质、档案利用者对档案工作的认知、档案信息结构四方面分析影响高职院校档案价值功能发挥的因素，并从“藏”与“用”关系的处理、提供利用与服务创新关系的处理、观念的转变、档案信息资源结构的优化、档案服务利用方式的创新及档案利用服务广度与深度的拓展等六方面提出了相应对策。
　　[关键词]高职院校；档案；利用价值；因素；对策
　　高职院校档案是高职院校进行教育改革发展的历史见证，它能够为学校的教育教学及科研的发展提供参考信息，便于学校了解过去、总结现在和研究未来。随着高职院校办学规模的不断扩大以及高职教育改革的不断深化，档案工作在学校综合管理中的地位和作用日益突出，但档案利用现状却不容乐观，档案的利用价值并未能很好地发挥，如何更充分地挖掘和利用档案的潜在价值，最大限度地开发利用档案信息资源，以更好地为高职院校的教育教学和改革服务，已成为高职院校档案工作的新课题。
　　一、影响高职院校档案利用价值发挥的因素
　　由于多数高职院校是通过转制、或者合并、或者升格而成，其办学历史和特点使得档案管理情况比较复杂，因而在档案管理中会存在一些问题。这些问题的存在严重制约了档案价值功能的发挥，主要表现在以下几方面：
　　（一）领导对档案工作的重要性认识不足
　　由于高职院校办学历史普遍较短，在办学中领导更注重的是教育教学条件的完善、学生管理、招生就业等直接与学校规模化发展相关的工作，对档案在学校建设中的重要作用不明晰，从而忽视了对档案工作的建设。如，对档案方面的资金投入少，档案硬软件建设与学校规模化发展不适应；配备的档案工作人员不足，使得档案工作者成天忙于收集、整理、归档等基础性工作，根本无睱开展档案编研等开发利用工作。
　　（二）档案管理人员综合素质不高
　　教育部2007年对72所教育部直属高校档案工作的调查显示，高校档案馆（室）专职人员数量不足，兼职人员数量过大，兼职人员数量占了总数的34%；在专职档案人员队伍中其中具有本科以上学历仅占22%，中专及大专学历的占7.5%，仅受过档案专业在职培训教育的专职档案人员达到了40%。这些数据表明：教育部直属高校档案工作人员文化程度整体偏低。[1]与教育部直属高校相比，高职院校档案管理队伍的素质差距更大。档案管理人员因缺乏扎实的专业知识技能，要进行深层次的档案编研困难较大，受学识素质的影响，掌握现代化的档案管理与信息利用知识也不易；另外，受“重藏轻用，秘而不宣”的传统思想的影响，档案管理人员往往将工作重心放在档案文献的保管上，为保管而保管；在档案利用上采用坐等服务的旧观念，沿袭“闭架借阅、你查我调”的传统做法，导致档案利用率低，不能充分发挥档案的利用价值。
　　（三）档案利用者对档案工作认知不明
　　档案要发挥其利用价值，就必须与利用者打交道，为利用者提供服务。由于长期以来，传统档案被认为是一种治政查考工具，是为“上层建筑”服务的，加上档案工作者受“秘而不宣”传统思想的影响，过分强调档案的保密性，不注重档案的宣传，致使档案利用者对档案工作的内容、作用不了解，在认知上存在偏差，认为档案只是为领导和人事部门等少数人服务，并未清楚地认识档案的社会性和丰富的信息内容以及对教学、科研、管理等各项工作的重要作用，因而，对档案的关注不够，热情不够，这必然影响到档案的利用率，档案的价值不能充分发挥。
　　（四）档案信息结构不合理
　　由于高职教育起步晚，多数高职院校档案工作尚处在起步阶段，在档案信息结构方面存在不合理状况，馆藏结构单一化，学校特色不突出。如：馆藏档案内容不够丰富，党政管理类档案所占比例偏重，而学术科研、毕业生就业状况等类档案所占比例偏小；教学管理性文件多，教学实践性材料少；侧重于传统纸质档案的收集整理，对其它类型档案较为忽视，如照片档案，声音档案、影像档案、设备档案、实物档案等严重匮乏，本学校的特色档案更是寥寥无几。这样的馆藏结构，使得档案管理工作全面为教学科研、用人单位和检查评估服务的作用削弱，档案利用面也变得非常狭窄。
　　二、提高高职院校档案利用价值的对策
　　（一）要处理好“藏”与“用”的关系
　　收藏是档案的基础，利用是档案的根本。档案的收藏应该包括档案资源的收集、整理与储存，这是档案价值产生的重要基础和必要前提，离开了档案的收藏，档案资源的利用就成了无本之木、无源之水。另一方面，档案利用是档案工作的根本目的和中心任务，离开了利用这一环节，就失去了收藏档案的意义。因此要正确处理档案收藏与利用的关系，坚持“以用为主，藏用兼顾”的理念，把档案“利用”看成是最大、最高价值，同时要做好档案资源的收集、整理与储存工作，确保所收藏档案资源的质量，以实现档案价值功能的最大化。
　　（二）要处理好提供利用与服务创新的关系
　　档案资源的提供利用与服务主要包括档案阅览、档案外借、档案展览、提供档案咨询服务、出具档案证明、档案网络传递等，它面向利用者，服务社会，促进社会经济、文化与科技的发展与进步，这是档案价值的真正体现。离开了档案资源的提供利用与服务，档案的价值将毫无意义。高职院校档案管理工作的服务性，是高职院校档案工作赖以生存和发展的基础，但高职院校若仅维持传统的档案服务方式，将档案部门只作为阅读和储存档案的场所，则不利于最大范围发挥高职院校档案信息资源利用的社会效益和经济效益，不利于实现档案信息的社会共享。因此高职院校的档案部门必须不断创新档案服务机制和方式，提高档案利用价值。
　　（三）要转变观念提高对档案工作的认识
　　首先，高职院校的领导要转变思想观念，重视档案工作，把档案工作当成衡量学校教学质量和管理水平的一个重要标志。要完善档案管理工作体系，把档案工作列入学院整体发展规划，在人力、物力、财力上加以保障，切实解决档案工作中存在的突出问题；其次，档案管理人员要进一步提高认识，改变坐、等服务的旧观念，充分发挥积极性和创造性，增强责任意识、使命意识、奉献精神和敬业精神，积极主动提供档案利用服务；再次，要强化档案利用者的档案意识，结合学校实际，举办档案成果展览、专题讲座、研讨会、培训班、知识竞赛等活动，宣传介绍档案工作的作用和内容，增强广大师生员工对档案的理解和认识，使广大师生员工充分认识到档案工作的重要性。