大中专院校包括一本吗【刍议高等职业院校档案管理工作】

　　摘 要：高职院校档案管理工作是学校管理的重要组成部分，是高等职业院校整体工作不可缺少的重要环节，是办好高职院校的重要基础工作之一，也是衡量高职院校教育质量和管理水平的一个重要标志。文章针对高职院校档案管理工作中存在的问题和制约因素，提出了推进高职院校档案管理工作的有效措施。
　　关键词：高职院校 档案 管理
　　
　　高等职业院校档案工作是维护高等职业院校历史真实面貌的重要事业，是高等职业院校整体工作不可缺少的重要环节，是办好高等职业院校的重要基础之一，也是衡量高等职业院校教育质量和管理水平的一个重要标志。高等职业院校要加强对档案工作的领导和管理，把档案工作纳入学校发展规划和工作计划，纳入各个部门的议事日程和管理制度，纳入有关人员的岗位职责范围，并作为检查、考核其工作业绩的重要依据。但是，随着高等职业院校的发展，档案管理工作在许多方面还需要进一步改进和提高。因此，如何加强高等职业院校档案管理工作，具有特别重要的意义。
　　
　　一、高等职业院校档案管理工作的重要性
　　1、高等职业院校档案记述了高等职业院校的历史面貌，是促进学校发展的历史见证材料
　　高等职业院校档案是高等职业院校在长期教学实践中不断积累起来的具有重要价值的历史资料，是高等职业院校一切工作的综合反映，是高等职业院校过去工作各个方面的实践经验的总结，也是高等职业院校在今后工作中扬长补短，不断继续前进的重要条件。
　　2、高等职业院校档案汇集了高等职业院校教学、科研的最新成果，是师生了解学校历史知识的鲜活教材
　　高等职业院校是知识传播地，既是教学中心又是科研中心，在广大教学、科研人员的实践中不断产生着新的教学研究成果，如果这些成果每年进入高等职业院校档案之中，将成为高等职业院校档案管理中数量最大、内容最丰富的两个门类。尤其是科研成果，它是每个时期完成的最新研究，许多教师便把自己科研成果写入教案，形成了比书本更新的内容，弥补了书籍因出版周期长而影响知识传播速度的不足。
　　3、高等职业院校档案凝结了高等职业院校的良好校风，是进行德育教育的模范读本
　　高等职业院校在长期办学实践中沉积形成了带有自身强烈特色的良好校风、学风。这些档案所反映的内容是长期办学实践中形成的，大家共同遵守的、自我约束、自觉追求的准则。各个高等职业院校的档案无论是教学档案、科研档案还是管理类档案无不渗透着表现出学校的良好校风，这无疑是对师生进行德育教育的最好读本。
　　4、高等职业院校档案资源是教学评估工作的基础和依据
　　教学评估是依据一定的教学目标与教学规范标准，通过对学校教与学等教学情况的系统检测与考核，评定其教学效果与教学目标的实现程度，并做出相应的价值判断以期改进的过程。而档案资源是学校在实现教学评估目的过程中形成的有关教学思想、教学实践、教学改革等方面活动的真实记录，是评估专家组借以考察学校各方面办学情况非常重要的信息媒介，是评估工作中最有说服力的原始材料之一。
　　5、高等职业院校档案是高等职业院校促进自身不断发展的重要资源
　　档案的服务功能是高职院校档案管理工作的出发点和落脚点。完整的档案资料在教学科研、党政管理、文化建设等方面发挥着重要的无可替代的作用。通过对学校档案的查找和利用，可以清楚地看到学校的历史发展情况；同时，也可以从中发现不足，以便总结经验教训，更好地做好工作。完整的档案资料还可以为广大教职员工、学生、毕业生以及社会提供便利的服务。
　　
　　二、高等职业院校档案管理工作存在的问题
　　随着高等职业教育的发展需要，高等职业院校档案室也发展起来了。高等职业院校档案管理工作不仅受到高等职业教育的影响，也受到其自身条件的制约，它的服务对象与目的、信息资源建设、发展方向都应与高等职业教育的需要相适应，更要有自己的室藏特色。与普通高等院校相比较而言，具有与其相似的规律性，但由于高等职业院校绝大多数都是由过去的中等专业学校升格而成，不少高等职业院校档案室规模小、起步晚、投入少、技术设备落后，档案管理工作尚存在较多问题。
　　1、档案管理工作重视不够
　　由于高等职业院校档案工作是一项基础性的管理工作，同时又是一项服务性工作，因而很难产生明显和直接的经济效益。所以在整个学校工作全局中，它是一项默默无闻，专为他人“铺路”、当“配角”的工作。这就容易导致档案工作得不到应有的重视，同时也限制了档案工作人员工作创造性的发挥。
　　2、档案管理不规范
　　由于高等职业院校自身的历史原因，档案管理制度不健全，档案管理人员职责不明确，档案管理工作还欠规范，许多档案没有及时归档，部分档案分散在校内各级部门管理，导致基层单位档案长期零乱、不整理、不装订、更严重的导致部分档案损坏或遗失。档案管理人员的保密意识不强，档案借阅、移交手续不清，档案管理工作还没有进入“制度化、规范化、科学化”的管理轨道。
　　3、档案管理人员业务素质不高
　　档案管理人员业务素质，是档案管理“制度化、规范化、科学化”的保证。目前，高等职业院校档案管理专业技术人员人数少，专职档案员中具有专业技术职务的人数比例偏低，特别是能进行档案信息深层次研究和开发的综合型档案管理人才十分缺乏。基层档案管理人员多为兼职，且频繁更换，档案管理人员存在档案管理意识不明晰、专业知识不精通、知识结构不合理、创新意识不突出、业务技能不熟练等诸多问题。
　　4、档案管理经费投入少，基础设施建设滞后
　　高等职业院校正处在发展时期，学校的各方面建设都需要经费投入，由于学校经费紧张，投入的资金很少，所以很难满足档案管理部门现代化发展的需要。这就导致了一些必需的档案设备无法备齐，不少学校档案的管理、利用还停留在原始的手工操作上。缺少必要的硬件支持，将直接影响实现档案的现代化管理目标。
　　5、室藏不丰富，提供可利用的档案信息有限
　　由于多数高等职业院校建校时间短，档案意识相对薄弱，档案资料不完整、不齐全，信息范围较窄，导致室藏资料不丰富，不能为档案信息化建设提供大量翔实、系统的数据资料，给档案信息化建设带来一定困难。同时，不少高等职业院校档案数据库信息量少，档案信息与校园网实行物理上的隔离，使利用信息有限。
　　
　　三、推进高等职业院校档案管理工作的有效措施
　　1、加强组织领导，强化档案意识
　　首先，学校领导应该认识到档案工作的重要性，将其纳入到学校整体发展的规划中，促进档案工作建设与学校其他工作同步发展，并根据档案工作的主要特点，建立科学管理的层次体系，形成学校领导分管、校办主任主管、专职档案人员负责、兼职档案人员配合的档案工作网络体系。其次，还可以充分利用学校资源和人才优势，如广播电视、校园网、宣传栏等，做好档案知识的普及宣传，以此增强教职员工的档案意识，使其熟知归档范围，变归档为自觉行为。
　　2、建立健全档案管理工作制度，依法治档
　　管理工作是档案部门一切工作的基础，是发展档案事业的决定性因素，学校档案工作的最终目的是通过科学管理和有效地开发利用档案，促进学校发展。首先，在档案业务建设上，应把档案制度建设放在重要位置，使之有章有循，以促使档案管理制度化、规范化、科学化。如健全《档案查、借、阅、鉴定和移交制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案管理“三纳入”制度》等。其次，建立独立的档案管理机构，真正建立起“统一领导、分级管理”的档案管理体制。
　　3、提高业务素质，稳定档案管理队伍
　　档案管理人员的综合素质是高等职业院校档案事业发展的关键。做好队伍建设，首先，要加强档案管理人员的职业技术培训和提高档案管理人员的专业素质，要建立相应的培训体制，鼓励他们学习新技术、新知识和参加业务培训。其次，要提高档案管理人员的现代化意识，锻炼信息化管理技能，切实加强对档案现代化管理技术的学习和研究，以适应高等职业院校档案信息化建设和发展的要求。同时还要注意稳定档案人员队伍，专职档案管理人员不宜频繁调动。
　　4、加大经费投入，搞好档案基础设施建设
　　高等职业院校的档案经费要单独立项，列入学校财务预算，以符合档案工作的需要。同时，在财力允许的情况下，逐步改善档案部门的必备条件，如为档案部门添置计算机、空调、吸尘器、复印机、扫描仪、防磁柜等，以加强档案基础设施建设，满足档案工作的最码要求。档案部门要运用现在的高新技术手段，保护永不再生的档案资源，最大限度地延长档案的寿命。并积极创造条件配置网络版计算机管理软件，实行档案工作的计算机管理，为档案管理现代化打下坚实的基础。
　　5、丰富优化室藏，突出特色
　　建设特色室藏，提供特色服务，是高等职业院校档案室赖以生存，得以持续发展的基础。高等职业院校的专业设置有别于普通高校的特点，既有高职特色又有行业特色，专业性很强，应加快建立本校重点学科、龙头专业的特色数据库档案。同时，高等职业院校培养的学生是高技能应用型人才，其档案内容要特别注重收集体现其实际动手能力方面的材料，如各种技能证书、技术等级证书等，只有这样才能使高等职业院校档案室具有高职特色。
　　6、加强涉密档案的严格管理
　　保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。保密工作是档案保管利用工作的重要环节，档案管理人员要严格贯彻落实《保密法》，要十分重视档案保密，不仅要保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。
　　7、加快档案信息化步伐，做好电子档案管理工作
　　高校档案信息化建设是以档案资源建设为核心，以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标，确保馆藏重要档案、照片、底片及录像档案数字化的一项重要的档案建设。随着办公自动化、网络化渐趋完善，高校电子信息档案也经历了一个从无到有、从不规范到规范化管理的过程。把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发和利用好，并得到长期保存，这是档案工作者应尽的职责。
　　8、做好档案信息资源的开发利用工作
　　档案是一种信息产品，又是信息资源库，合理利用这种资源，使其最大限度地发挥作用及获得最佳效益，这是档案管理的宗旨。要改变档案管理“重保管、轻利用”的传统观念，逐步实现简化整理、强化检索、优化服务的工作目标，使档案由过去的以藏为主转化为开发利用为主，不断增强学校综合档案的服务功能，让档案信息资源更好地为教育教学服务。
　　
　　四、结语
　　总之，高等职业院校只有从办学的实际出发， 围绕档案工作的特点，与时俱进、改革创新，进一步加强档案工作队伍的建设，加大资金投入，优化档案管理系统的各个结构，才能保证高等职业院校档案管理事业全面、协调、可持续的发展。
　　
　　
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