浅谈加强医院出院病历管理_出院病历整理顺序
摘 要：探讨出院病历及时归档管理的措施。分析出院病历不能及时归档的原因，通过行政、经济手段加强管理。出院病历及时、完整归档。结论：加大管理力度，临床科室与病案室积极配合，保证出院病历及时归档、病案管理各个工作流程顺利进行。
关键词：医院 病人出院 表格和记录管理
1.出院病历及时归档的重要性
病案管理是一个流程化的工作，只要其中一个环节 “卡壳”，就会影响到下一个环节的工作。
出院病历提交(按规定出院病历3日内、死亡病历7日内需提交病案室，由我科工作人员电脑归档与交样本登记签收。手写病历资料，严格核对 “病历资料签交表”以保证资料完整性。
三年前，清远市中医院院领导组织的按医疗核心制度开展每月常规查房中，已经暴露出了“出院病历未及时归档而导致的医院出院病案管理混乱、不规范”的问题：如打印、装订的病历大量积压在病案室，抽查到的病历无医生亲笔签名；住院号抽取一、二个月前的出院病历，有的还滞留在病区，有的还在质控环节。院领导已经充分认识到加强出院病历管理的重要性。2009年4月清远市中医院新的领导班子成立，主管副院长召集了信息科、医务科、质控科、护理部等职能科室及病案管理委员会各委员，讨论通过了加强出院病历归档管理的方案。(以下简称 “方案”)，要求各临床科室积极配合信息科病案统计室做好出院病历归档的工作。病案统计室也有必要完善出院病历的缺陷，需二次以上再质控。
2.出院病历无法及时归档的主要原因
在当前病案管理工作中，一个突出而又具有普遍性的问题就是出院病历无法及时归档。研究其原因，主要有以下几方面：
2.1某些科室人均住院时间短，病床周转快，如我院的儿科、产科、妇科、眼科，平均住院日仅5～7日，病床周转63.5次。以儿科为例：病床周转月达I1.90次，平均住院日仅428，临床医生工作量大，不能按期完成病案记录。
2.2病案资料不完整，如病理和各种培养，因其检查的特殊性，无法在患者出院前出报告单。
2.3签字环节太多，为保证医疗安全，提高医疗质量，体现三级医师查房制度，一份病历常需主任、主治和住院医师三级签名，碰到某位医生下夜班、手术或外出无法及时签名。
2.4各级领导不够重视，或管理意识不强，或医务、教学任务繁重，没敦促医生及时提交出院病历。
2.5医生重视度不够，责任心不强，没意识到病案及时归档的重要性，认为能把患者治好就是好医生。”病案”实施前，我科工作人员回收病历最常听到的就是 “工作太忙，没时间整理病历”，出院病历一拖就是2、3周甚至 更长时间才能提交，
3.我院对出院病历管理的改进措施及取得效果
按院领导的要求，我科设计了“出院病历归档统计表”，包括 “出院病历3日内提交”、“7日内答复质控表”、“5日内签名归档”、“二次以上终末质控”、“二次以上终末质控”、“出院病历归档完整性”等项目每月汇总一次，结合 “临床工作评价细则”为各科室提侁奖金分配依据，直接与经济效益挂钩。以下就 “方案”实施前后效果作具体说明。
3.1“方案”实施前，终末质检病历时间滞后约一个月，国际疾病分类、手术操作编码滞后5～7日，统计与病案分离，重复输入资料，造成大量人力浪费；“方案”实施后，统计与病案室合并，共用一个软件，绝大部分出院病历在3日内及时提交终末质检病历时间滞后5～7日，国际疾病分类、手术操作编码滞后控制在3日内，统计报表及时完成。节约了人力，提高了效率。
3.2答复质控表(按规定7日内答复质控表)：质控表直接在“方案”实施前，超时答复质控表率达 1O ，有一份病历因主管医生外出学习拖延了162日才答复质控表。“方案”实施后超时答复质控表率2 ，单份质控表最长拖延15日。
3.3签名归档(按规定5日内完成亲笔签名)：“方案”实施前，一批次待签名病历最长2个月才能全部完成、回收；“方案”实施后全部准时完成签名、回收、上病历架。
3.4二次以上终末质控(按规定不允许出现)：指未按质控表要求一次性完善出院病历的缺陷，需二次以上再质控。“方案”实施前，二次质控率为5 ，最多的一份病历发8张质控表(即重复质控8次)；“方案”实施后二次质控率2 ，最多重复质控4次。
3.5出院病历归档完整性(按规定需完整归档)：指患者住院期间已发出的各种辅助检查报告单没及时整理、粘贴在手写病历资料上，在病历提交后再送来病案室。“方案”实施前，月均10余张报告单；“方案”实施后月均不超过5张。并有专人根据病历排列顺序进行核查，如有缺失，及时告之弥补。
4.结论
清远市中医院通过对出院病历档案加强管理的系列措施，三年三大步，使出院病历归档状况发生了根本性的变化。认真写好出院病历，按时上交出院病历归档，己经形成所有科室领导、医生的一种自觉习惯和职责行为。这充分证明：“加大管理力度和良好习惯的培养，加强临床科室与病案室的紧密配合”，是保证出院病历及时归档、病案管理各个工作流程顺利进行是切实可行的方案。
作者简介：
吴丽芳（1962.8-），女，湖南常德人，本科，助理，主要研究病历档案管理，工作单位：广东省清远市中医院。