[浅谈电力建设工程档案的过程管理] 怎样管理档案

　　摘　要:从电力工程档案工作的实际出发，系统分析矛盾所在，谈一些措施办法应用于工程建设中，为电力工程发展做点事情。　　关键词：电力工程档案；措施；管理　　中图分类号：C93 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2012）24-0220-02
　　在国家“西部大开发”的优势环境下，地区经济快速发展电网建设突飞猛进，电网架结构日趋坚强，在电网飞速发展的同时，需要其他基础的工作与时俱进。但电力档案默默无闻的弊端不断显现，与档案管理的及时性、完整性和准确性要求相矛盾。
　　一、现象
　　1.工程档案归档方面。档案管理人员需从工程计划、立项、合同的签订、可行性研究、选址、地质勘察、环境评估、开工、施工等方面的全面参与，才能收集到齐全资料及时归档，但往往在此项工作上存在缺陷。
　　2.档案资料完整方面。工程档案涉及面广、数量巨大，环环相扣，任何一个环节疏忽都有可能造成资料丢失，且经过多层环节传递、移交，最终到达档案人员手上就已缺乏，造成资料齐全完整方面的缺陷。
　　3.对工程档案重要性方面。项目建设中存在 “重工程建设、轻档案管理”的现象，尤其是工程档案资料的收集、报送、利用的意识比较淡薄。认为工程档案是单位档案主管部门的事，与己无关；有的认为建设工程“合同、图纸”足以说明问题，没有必要搞得太复杂； 甚至把档案作为“私人财产”，不愿移交归档。导致思想上的缺陷
　　4.工程档案管理责任制落实方面。虽然电力建设制度目前不断健全完善，有制度可查，但电力工程档案缺乏有效的管理制度的落实，“推诿扯皮”的现象存在。档案网络没有延伸到各个具体工程，未能形成一个覆盖设计、施工、监理等各个方面的立体化的档案工作网络。档案主管部门下现场少，对下监督指导不够。制度缺少、管理失职，是造成工程档案不到位的原因之一。
　　5.工作量与工作人员匮乏的矛盾方面。随着用电负荷不断整张，每年都有大量的工程新建、改造、扩建项目，而企业定编、定员工作的推进，各环节的人力资源都在优化减少。设计人员不足影响设计质量，极易造成准确性偏差； 施工人员不足直接影响了档案收集中的完整性要求； 建设单位档案专业人员不足致使大量完工档案迟迟不能整理归档。
　　二、措施
　　1.提高对工程档案重要性认识。电力工程档案是电力系统档案管理的重要组成部分，是电力建设与改造活动中形成的。它既是电力工程建设的真实记录，也是整个电力档案的重要组成部分，既为电力的建设、维修、治理、改扩建服务，又为电力的经济建设和电力事业的不断发展服务。因此，完整、准确、及时的电力工程档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源。所有涉及工程管理过程的人员都应给予充分认识和高度重视，并从以下三个方面提高。提高各级领导的认识。无论是规划、设计还是施工、建设单位的领导，都应从推动电力经济可持续发展的高度对待电力工程档案管理工作。各级领导要在布置工程任务的同时布置工程档案管理工作。提高工程全过程参与人员的认识。电力工程档案涉及规划、设计、施工、监理、建设等多个单位多个环节，工程项目管理过程形成不同的过程管理档案资料，这要靠工程参与者精心收集与整理，否则极易发生档案资料流失。提高档案管理人员的认识。电力工程档案能否长久保存，能否真正为电力企业长远发展提供服务，很大程度上取决于档案管理人员的工作态度和管理效果。做好工程档案管理是档案管理人员义不容辞的责任。
　　2.建立健全工程档案收集工作制度。将归档制度的有关规定细化到每项工作的标准程序中去，每项工作结束前都有一个收集整理和移交相关材料的程序，并将其列入工作质量的考核，使工程档案收集真正成为一项日常性工作，保证工程档案工作有章可循，有法可依，达到规范化管理的目标要求。同时，积极采取多项控制措施和手段，严格手续，做到接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，保证档案的完整、准确和系统；建立档案目标管理考核机制，把档案工作纳入综合考核的范畴。结合劳动竞赛、达标投产、评先创优等活动，强化考核激励，着重在领导意识、人员素质、资金落实、完善制度、收集齐全、整理质量等环节上加大考核力度，不断增强参建人员的档案责任意识。推行档案工作责任制管理，对不按规定执行的基建单位，在工程竣工验收备案后逾期不交档案的，及时提出口头或书面整改意见，仍不按时移交的，依照规定给予经济和政治上的处罚，严重的实行责任追究； 实行标准化、规范化管理，即要求档案管理的收集、整理、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行，做到档案管理与工程建设同步进行，实现全过程管理。
　　3.加强档案管理人员职业道德教育。档案管理人员是企业的一员，企业兴衰与成败涉及每个成员的根本利益。要教育档案人员只有爱岗敬业、默默奉献，才能做好档案管理工作，才能让档案真正为企业发展服务。要培养档案人员吃苦耐劳、乐于为基层服务的精神，增强其工作责任感和使命感，让他们从思想认识上真正热爱档案工作。
　　4.加强档案管理人员的学习与培训。随着档案工作涉及的面越来越广，社会关注程度越来越高，工作的要求也越来越严，难度越来越大，对档案员素质要求也越来越高。通过学习与培训，不断提高档案管理人员的综合素质，不断提高其解决实际问题的能力。总之，面对目前档案部门知识老化、新技术知识贫乏的状况，加强现有档案员队伍建设，培养和造就一支具有广博知识、精通业务和恪守职业道德的人才队伍，是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务，也是提高档案管理水平，实现档案事业跨越发展的关键。
　　三、实施过程二交底、三控制
　　工程项目立项后，建设单位档案管理部门对项目管理部门进行档案交底，交底内容为项目前期和竣工验收文件材料的收集、整理、归档的范围及要求。做到前端控制。
　　工程项目开工前，建单位项目管理和档案管理部门对设计、施工、监理等参建单位进行档案交底，档案交底的内容主要是建设过程中文件材料的形成、积累、整理、归档的要求。各参建单位要以“建一流工程、创一流档案”为目标，认真分解档案工作目标任务。要根据规程规范要求，做好技术文件材料的形成、积累，并注重形成质量，技术文件材料的形成与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核，保证其真实可靠。认真做好工程中期控制。
　　档案管理部门要加强现场的检查和指导力度，全程参与，确保工程档案各个管理环节，实现终端控制。
　　总之，档案管理部门深入参建单位，对不符合归档要求的文件提出意见，督促整改完成，形成闭环。在业务指导上，档案专职人员跟踪了解项目信息，随时检查指导。在具体工作中，要主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收，把工作做到现场，超前控制，把问题解决在过程中。即，档案管理是一项长期性与复杂性共存的工作，需要各部门、不同专业通力配合才能达到满意效果。通过提高素质、强化意识，相信在今后不断实践的基础上，针对电力工程档案管理中不断出现的新问题，不断改进管理的方式方法后一定会出现辉煌。档案的信息价值作用得到充分发挥后经济效益更辉煌。
　　参考文献：
　　[1] 杨建英.加强电力工程档案管理[J].华北电业，2006，(4).
　　[责任编辑 吴　迪]