文件资料记录管理制度|文件资料管理制度范本

文件、资料、记录管理制度

1、 目的

为了保证质量体系文件和资料的适用性、相容性、完整性、使质量体系运行的各个环节使用相应的文件的有效版本。

2、 适用范围

适用于与质量体系有关的文件和资料的控制。

3、 职责

质量技术服务中心负责对管理性文件和资料、技术性文件和资料实施控制，营业部负责对有关商品的文件和资料实时控制，各使用部门配合。

4、 活动内容

4.1 文件和资料的分类

a、管理性文件资料：质量手册、程序文件及其他管理性文件等。 b、技术性文件资料：图纸、作业指导书、操作规程及与产品质量有关的技术性标准、资料等。

c、其他有关商品的资料：产品相关证照、产品宣传图片。

4.2 文件和资料的编制、批准和发布

4.2.1质量手册由管理者代表组织有关职能部门编写，管理者代表审核、总经理批准发布。

4.2.2 程序文件及其他管理性文件由管理者代表组织各职能部门编写，管理者代表批准后实施。

4.2.3 作业指导书、操作规程由各有关职能部门编写，有部门负责人

批准。

4.2.4 所有受控文件由归口管理部门加盖“受控”章。

4.3 文件和资料的发放

文件和资料的归口管理部门确定文件和资料的发放范围，经部门负责人批准后方可发放，发放时填写“文件资料领用登记表”，领用人签字方可领用。

4.4 文件的更改

4.4.1 文件更改由提出更改要求的人员填写“文件更改申请表”，说明更改理由，按原审批程序经行文件更改的审批。

4.4.2 文件更改的审批由原审批部门的审批人负责，如遇特殊情况，需指定其他部门或其他人审批时，原审批部门提供作为审批所需依据的背景材料。更改批准后由申请人将申请表送归口管理部门，按文件发放范围进行控制。

4.4.3 文件经多次更改或一次大幅度更改时，应进行换版，原版次文件作废。需换版的文件，由归口管理部门提出书面建议，经原审批人员批准后进行。

4.5 作废文件的处理

4.5.1 对被损严重，不能继续使用的文件或已经换版的原版次文件由归口管理部门收回，并发放新文件。

4.5.2 对收回的没有保留价值的文件资料应填写“文件销毁申请单”，由归口管理部门负责人批准后进行销毁，销毁时应有监督人员在场。对有保留价值的作废文件资料应加盖“作废”，“保留”掌，并和其他

文件资料分开保管。

4.6外来文件的控制

4.6.1 国家、行业、地方标准由质量技术服务中心核查其有效性，凡有效标准均应加盖“有效”掌。

4.6.2 其他外来文件有对应的职能部门实施控制。

4.7 文件资料的保管

4.7.1 文件、资料的领用人要妥善保管好领用的文件和资料，未经归口管理部门同意不得将文件、资料复印或供给他人。

4.7.2 当文件遗失时，领用人要办理申请补发文件手续，经归口管理部门确认无法寻找后，方可重新补发。

4.7.3 文件的借阅要经文件管理部门负责人批准，借用期间不得擅自复印，借阅人填写“文件借阅登记表”。

4.7.5 文件的归档保管部门要建立“文件保管台账”。

4.8 在文件和资料的控制活动中形成的质量记录由归口部门按“质量记录控制程序”收集、整理、归档。

5、 相关文件和资料

质量记录控制程序