高职院校升格本科 升格高职院校档案管理工作探析

　　一、升格后高职院校档案管理的现状及存在的问题 　　1.档案意识淡薄 　　升级后的高职院校建校时间短，档案意识淡薄，对档案工作缺乏长远的发展规划。不能有效地实现档案管理的科学发展和可持续发展，致使档案工作存在着滞后性，档案的查考利用价值表现得不明显。
　　2.档案资料收集不完整，归档制度不健全
　　中专学校升格为高职院校，由于管理方式的不同，实行院系两级管理，缺少专职档案员，材料保存不完整，文件乱丢乱放。例如，外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给档案人员归档，而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解，造成会议文件不能及时归档；学生的实验实训、听课记录、教学进度表等材料不全，教师的个人研究成果甚至教学实践活动中的教学档案保存在个人手中，一些设备、科研等类目的材料归档不全，规章制度流于形式，严重影响了档案的完整性和准确性。
　　3.忽视特色档案的形成，缺少信息资源共享
　　特色档案能体现学校与众不同的个性，也是办学特色的最好体现。高职院校的档案种类繁多，内容丰富，形式多样，但反映学院教学特色的精品课程材料，教师自编讲义、教材，没有及时归档，这势必影响档案的利用价值。在办公自动化的今天，信息资源共享在经济发展、社会进步中发挥着越来越举足轻重的作用，高校档案涉及高校办学过程中的教学、科研、管理、人事、基础建设、发展规划等各个方面的文字、图片、音像资料。由于信息化管理手段落后，院系之间信息资源的传递不够顺畅，直接影响了档案资源的共享。
　　4.档案兼职人员专业素质良莠不齐
　　负责档案管理的工作人员有的是经过专业培训的专职人员，但大多是不具备档案专业知识的兼职人员；再加上对档案工作不重视，部分档案管理人员缺乏工作热情和责任心；另外，档案信息技术、外语、文史哲等多层面知识和应用能力比较欠缺，远不能满足档案形势多元化、档案服务大众化、档案管理现代化的要求。
　　二、高职院校如何做好升级后的档案管理工作
　　1.强化档案意识，理顺管理体制
　　升级后的高职院校应通过学习《档案法》和《高校档案管理办法》等，增强各级领导和广大教职工的档案意识，使档案工作有章可循，有法可依。加强对档案工作的领导，按照上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，形成各职能部门齐抓共管的局面；健全管理体制，从组织上保证档案工作的顺利开展，利用校园网建立档案管理信息网，使档案工作与学院其他管理工作同步发展，纳入学院的整体发展规划，解决好档案管理工作中的机构设置、人员编制、设备添置、经费开支等基础性建设，使学校档案工作跟上教学改革的步伐。
　　2.完善制度建设，规范档案管理
　　（1）完善档案管理工作制度，是档案工作逐步实现法制化、制度化、规范化管理的保障。建立院、系两级档案管理制度，主要包括各门类载体的档案立卷归档制度，档案人员职责范围、考核制度，档案的保管、借阅制度，利用保密制度等。对院系档案管理人员提出明确的工作目标和工作要求，实行档案部门立卷，维护档案的完整与安全，使散存在各部门或个人手中的有重要保存价值的文件材料及时归档，从制度上保证档案的收集、归档和保存。
　　（2）加强教学档案的管理，重视特色档案积累。教学档案是在教学管理和教学实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表等各种载体材料，也是学校档案的核心和重点。对教学过程中产生的大量特色教案、课件以及创新教学、公开课评比、教师管理、实验室建设、技能培养、学籍管理、学生成绩等作为重点材料收集。
　　3.加强档案信息化建设，实现信息资源共享
　　文档一体化是实行档案信息化建设的基本原则，是办公自动化对档案管理提出的必然要求。档案部门要转变思想观念，调整工作思路，跟上信息化、网络化的步伐，使档案管理实现从实物管理向信息化管理的转变，从静态管理向动态管理转变，从封闭被动向开放、主动转变。做好编研开发工作，使档案信息的产生、传递、存储、利用、服务形成全面、完整、合理的网络信息结构。加快实现高职院校的信息化、数字化和网络化建设，不断提高档案的利用效率，早日实现高校档案网络的互通和共享。
　　4.加强档案队伍建设，提高档案管理水平
　　建立一支政治强、业务精、纪律严的档案干部队伍，首先要加强档案管理网络建设，确保一定数量的专兼职档案人员，提高工作积极性。随着高等教育的快速发展，档案工作也有了新的变化。档案工作者要努力学习，全面提高档案队伍人员的素质，及时掌握档案工作的新知识、新技术和新方法。
　　（作者单位：山东省菏泽家政职业学院）