【商业银行档案管理集中化、电子化与编研深化的思考】电子化档案管理好处

　　【摘 要】档案工作是商业银行管理中不可缺少的重要组成部分，是经营管理的基础。多年来的工作实践表明，档案工作在银行日常工作中确实发挥了很大作用，促进了银行各项工作的广泛开展。本文对商业银行档案管理集中化、电子化与编研深化进行分析，提出建设性的建议，以供参考。
　　【关键词】商业银行；档案管理；集中化；电子化；编研深化；措施方法
　　
　　一、当前银行档案管理面临的突出问题
　　（一）现有的档案管理粗放、占用资源较多，库房可存放面积接近饱和。全辖档案仍沿用分级分布式管理模式。截至2011年12月，仅调研一家地市级分行及所属的专用档案室最少的有6个、最多的达62个，而这些档案室存储上级收文及外来文档案占本级档案库存使用空间约11.36%。
　　（二）档案存放地点分散，投入严重不足。目前银行的档案采取分散保管的形式，分别存放在各级分支机构，库房不仅分散、狭小，自有与租赁并行，有很多行占用了租赁用以营业的用房面积，昂贵的库租，造成资源的非适用型浪费。从运行情况来看，档案分散管理，存在着档案存放环境、安全保管及风险隐患等问题，管理费用偏高并造成后续投入严重不足等各种问题。
　　（三）档案数量增长速度加快，出现严重的“档案挤人”现象。档案数量增长速度的加快，出现了“档案挤人”的现象。例如，某一级分行信用卡中心信用卡档案自2003年新业务产生以来，其每年以2.1倍的增速增长。
　　（四）档案人员素质参差不齐，档案电子化进程缓慢。兼职的档案人员占比达84％，专职的档案管理人员占比仅为16％,而且一般缺乏专业的档案知识，还身兼数职，投入档案工作的精力极其有限，无法对档案进行科学有效的管理，也无法对档案进行系统的收集、编研和开发利用。
　　（五）档案管理基本处于信息库的档案利用上。目前档案编研的成果仍停留在文件汇编、大事记，年鉴等基础性材料，大多为一些原始材料、统计数字和基本事实的简单罗列与堆砌，效用性、针对性、新颖性不强，知识含量不高，档案编研工作处于“初级阶段”，“编而少研，编而无研”现象突出。
　　二、档案管理集中化、电子化与编研深化的基本内涵与实施后的效益分析预测
　　（一）集中管理是科学的管理制度。档案为商业银行经营管理工作提供方针、政策依据（商业银行形成的不同门类、不同载体的档案，是银行各项业务活动的真实记录。商业银行各项经营管理工作正是从档案中了解和掌握党和国家各个时期制定的方针、政策，熟悉了解并掌握各项工作的来胧去脉，才能承上启下，保证工作的连续性。
　　（二）电子化管理。把档案现代化建设放在首位，将利用率最高的先行数字化，并整合档案资源。档案电子化管理又称数字化管理，与传统档案管理模式相比，实施档案电子化可以带来种种直接或潜在的效益：（１）利用者可按照一定条件在网上进行检索，查阅数字化档案文件资料，实现资源共享；（２）快速回应查阅人员查阅档案资料需要，提高利用效率，提升服务水平；（３）使用计算机快速查询档案，并且不受时间和地点限制，大大提高工作效率；（４）对新形成的有价值的文件进行电子归档后，再将纸质档案以件归档，运用条形码入库保管，可以节省约33%的库房空间；（５）通过对电子化档案数据的光盘备份并异地存储，可以提高档案保管的安全性，规避自然灾害不可抗拒所带来的风险；（６）查阅及使用档案无需再接触原件，可有效保护源文件，延长档案的寿命；（７）有利于档案的规范化管理，将密级及以上文件定“无权”查阅，确因工作之需，严格履行审批程序后，再在加密机上由专职档案员帮助查询等，提升档案管理应用水平；（８）档案电子化管理也是档案集中管理与编研工作深化的基础性条件。
　　（三）编研深化也就是实现档案编研的多元化。编研工作深化，首先是编研技术的多元化，由以前纯手工方式逐渐向现代化过渡，编研工作的各个环节都纳入到计算机操作和网络化管理；其次是编研工作组合的多元化，整合档案资源与立档单位信息资源、整合档案人员与各部门力量，把档案编研工作与业务工作等结合起来，尽快合成档案利用体系；再次是编研成果的多元化；三是重视挖掘档案的潜在价值。档案编研多元化可以为业务发展提供有利的支持和保障。
　　三、推进档案管理集中化、电子化和编研深化的措施与建议
　　（一）加快档案集中储存基地的建设步伐。按照总行档案集中管理的要求，省级行采取全省档案统一集中管理模式进行档案保管需要新建档案存储基地，从而彻底解决分行档案及辐射范围内占库房空间大的期限内会计存量档案进行集中存放与管理。
　　（二）成立档案管理中心以加强档案集中后的全方位管理。档案储存地的集中，档案管理中心的设立与档案管理专业人员的增加，为实行档案集中管理提供了条件，档案管理中心为了更好地保管档案，履行历史任务，应专门负责全系统档案业务建设、档案库房建设好，以延长档案的使用寿命、档案信息化建设、档案队伍建设和档案工作培训、检查、考核、考评、鉴定销毁等系列性工作。
　　（三）推进档案电子化建设进程。档案集中存储后，为原单位查找、利用带来不便，通过安装档案远程分散存放电子化档案管理系统，实现档案联网管理，加快档案的扫描工作，实现档案电子化管理，做好光盘有效备份与异地保管，以有效解决利用实物不便等问题。
　　（四）加快档案资源开发，实现档案编研多元化。一是创新编研方式。在以自编为主的基础上，应积极关注档案管理中心全程工作，采取与有关单位联合编研的方法，既可提高编研质量，弥补资料和经费的不足，从而加强与业务部门的沟通联系，同时也可以扩大档案管理中心的社会影响。三是深化编研内容。对那些属于档案接收范围但尚未接收入库的立档部门档案应该先收集、借阅与开发、编纂，在第一时间延伸编研工作，这样有利于弥补归完档案后再利用的滞后性，增强档案的时效性，发挥档案信息的现实作用。
　　（五）加强专业人才的配置与现有档案人员的培训。引进计算机专业人员和法律专业人员。由计算机专业人员利用其专业知识负责档案信息化建设，在档案信息管理系统上线准备到上线后维护的一系列工作中发挥重要作用；多鼓励、支持档案人员参加档案工作协作、经验交流、业务考察和培训等活动，扩大档案人员的视野。同时档案人员要真正以实际行动向刘义权学习，不断学习新的业务知识，努力提升综合素质和档案集约化管理水平。加强档案的内控管理，深入而扎实地做好每项具体工作的每一细节，并在精细化、规范化上完善档案的全方位管理。平时要注意多积累和推广有历史性操作性的重要案例与实例，推动档案利用价值的充分体现。适时宣传本级行产生的档案利用工作实例。尽早成为档案管理的“通才”和“专才”，为档案建设事业做出积极贡献。
　　结束语
　　当前档案管理电子化、数字化还处于起步阶段，进展缓慢，档案转化为成果的工作机制尚未建立。要解决以上问题，必须进行档案管理模式改革，制定并实施商业银行档案工作“三步走战略”，即由“分布式保管”向“集中化管理”方向发展，再逐步提升“档案电子化管理”水平，并加快实现“多元化编研”。