企业内部控制环境下的合同管理研究:下列各项关于企业合同管理内部控制

　　在市场经济环境下，企业的经济往来主要通过合同形式进行，企业的发展离不开合同，能否有效的维护自身的合法权益，控制合同风险，加强合同管理成为现代企业经营管理重要内容。在国家五部委联合发布的《企业内部控制应用指引》中，对企业合同管理制度体系的建设、落实保障措施提出了具体要求，为规范企业行为，提高企业现代管理水平具有重要的指导意义。本人在开展公司内部控制体系建设过程中，对完善企业合同管理内部控制方面有一些认识，现借本文谈谈自己肤浅的体会。
　　一、合同内部控制的目标
　　企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手段。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。合同管理制度是企业经营管理的重要制度，企业通过推行合同内部控制，能够有效地维护自身合法利益，规范合同管理流程，保证合同内容、条款的完整和严谨，防范法律风险。合同内部控制的目标具体体现在运营目标、财务目标和合规目标三个方面：
　　1．运营目标：根据经营业务需求，在满足时间、技术质量要求的情况下，完成合同约定事项，提高合同的可靠性和执行力，保证企业经营目标的顺利完成。
　　2．财务目标：确保资金安全，在预算范围内控制成本，合理安排资金。
　　3．合规目标：遵守国家相关的法律法规，严格执行审批程序和有关流程，防止合同签订和执行过程中违法违规行为的发生。
　　二、梳理合同管理流程
　　在合同管理体系建立前，有必要对企业现有的合同管理流程进行梳理，既要分析合同管理流程每一个环节的控制活动是否有效，又要理顺合同管理链与其他业务流程之间的联系。合同管理流程上游衔接的流程有项目立项流程、招投标流程、预算审批流程等，下游与资金支付流程、验收流程等流程相连，在制定合同管理流程时，要注意做到与上下游无缝对接，避免出现管理的真空。
　　合同管理流程可划分为合同签订流程和合同履行流程，合同签订流程包括合同准备、合同谈判、合同文本拟订、合同报批审核、合同签订和合同分发存档等环节。在这些环节中，需要有相应的责任部门实施控制，其中合同经办部门负责合同的准备、谈判组织、文本草拟，办理合同报批工作；审核部门负责对合同主体资格、财务事项、技术要求、法律风险的内容进行审核，为审批人把关；审批人在授权范围内承担最终审批责任。
　　合同签订后，需加强合同的跟踪，保证合同权利义务的有效执行，当因内部和外部环境变化，双方无法完全按合同约定履行时，应及时进行协商，办理变更或解除合同，如协商不成，则进入仲裁或诉讼程序。上述合同管理过程称之为合同履行流程，该流程由合同跟踪履行、合同变更和补充、合同解除、合同纠纷处理和合同登记归档等控制活动组成。
　　三、风险分析
　　在合同签订和履行过程中，存在各种各样的风险，导致合同风险的既有外部环境因素，也有企业内部环境因素，通过分析评估，采取必要的应对措施，使风险控制在可以接受的范围内。通常情况下，外部环境因素如宏观经济环境、政策、法律、自然灾害等因素，为不可控因素，企业在订立合同时，需合理预测这类风险发生的可能性，可采用风险转移的方式尽量减少可能发生的损失。内部环境因素主要有合同决策、管理水平、操作人员素质、财务状况、生产能力和技术水平等，导致的企业合同管理风险按照影响结果可以划分为营运风险、财务风险和合规风险。
　　（一）营运风险
　　合同管理的营运风险，指企业在运营过程中，可能由于合同管理某一环节的缺失，导致经营活动达不到预期的目标甚至产生损失。合同管理的运营风险有：
　　1．因业务评价不正确、不完整，导致决策错误，主要体现在合同需求与业务目标不一致，合同主体资格审核不当，定价策略失误等；
　　2．因合同条款不严谨，对合同双方权利、义务和违约责任表述不清楚，导致经济纠纷和经济损失；
　　3．因缺乏充分的沟通，信息缺失带来风险；
　　4．违约风险：一方无法履行合同约定的义务，造成对方损失，或由于自身违约需承担赔偿责任。
　　（二）财务风险
　　企业在合同订立和执行过程中，由于合同条款和合同方商业信用等原因，合同履行最终结果和预期可能会发生偏差，导致收益的下降或遭受经济损失，其主要成因有：
　　1．预算制定不合理，未能有效控制成本。
　　2．合同的支付条件和付款进度不合理，令资金占用增加，产生资金损失。
　　3．合同各方权利义务的约定不清晰，可能产生额外的费用，造成成本增加。
　　4．税收风险：忽略可能产生的税费，没有约定由哪一方承担税款缴纳义务，导致费用增加和经济损失；采购合同没有要求供货商提供增值税发票，未进项税不能抵扣，增加了税收负担。
　　5．因合同纠纷产生资金损失。
　　（三）合规风险
　　因企业在订立合同和履行合同时，未能遵循法律法规、标准、行业规则、公司管理制度，而可能遭受法律制裁或监管处罚、重大财务损失或声誉损失的风险。合同管理的合规风险有：
　　1.违反相关法律法规，合同被确认无效并需承担法律责任的风险；
　　2.选择的合同主体不具备合同所要求的资质，不能保证产品质量或服务质量的风险；
　　3.没有按流程审核或审核把关不严，致使公司利益受损；
　　4.违反公司有关制度、徇私舞弊，侵吞公司利益带来的风险。
　　四、控制活动
　　企业在实施内部控制时，相关制度、流程应覆盖合同管理的各个环节，尤其需对可能产生较大风险的关键控制点加以重点关注，采取切实可行的应对措施，使合同风险得到有效的控制。针对上述风险分析，制定相应的业务流程控制活动。
　　（一） 合同准备阶段的控制活动
　　1．建立合同需求申请制度，明确未经过批准的需求不能进入合同签订流程，确保合同需求符合公司发展战略和经营目标。