科学决策的原则 略论图书馆的科学决策管理

　　【摘 要】图书馆管理工作复杂、多样，正确、合理的决策是促进图书馆更加科学、快速发展的关键。　　【关键词】图书馆管理；科学决策；决策方法　　图书馆工作随着信息载体、藏书结构、读者服务等内容与形式的变化，管理日益复杂。著名管理学家赫伯特·西蒙认为“管理就是决策”，管理的核心其实就是科学决策，图书馆的科学管理离不开决策，决策水平的高低直接影响图书馆的发展状态。那么，决策到底是什么？在黄孟藩的《决策概论》中，将其描述为：“决策，泛指人们在行动之前对行动选择所作出的一些决定，亦即行动前对行动目标与手段的探索、判断与抉择的全过程”。i决策可看做是一个选择的过程，即从多个备选方案中选取最适合的方案并实施。具体来说，图书馆的科学决策是指图书馆馆长（或管理人），以图书馆的性质和任务为依据，为图书馆确定长远的或是近期的具体的行动目标，制订并选择行动方案的过程。而管理是由一连串决策组成的，因此，决策水平高低与管理水平有着必然的联系。在图书馆管理实践中,任何部门、任何层次的管理工作都需要决策。图书馆管理有计划、控制、组织、调度等职能，决策是所有职能执行的基础。?图书馆管理过程就像一根由许多决策组成的链条，循环着＂决策-执行-再决策-再执行＂的过程。决策的质量更是管理绩效的关键因素，科学的管理来源于正确的决策，错误的决策，会影响图书馆工作的正常进行，甚至使其错失发展良机。所以为了图书馆更好地发展，在图书馆的管理实践中，科学决策应得到重视，对其进行一些探讨很有必要。
　　图书馆科学决策的步骤
　　决策是一门科学，而且需要多方面的知识和远见。待决策问题的复杂性, 与相关知识、科学的理论、方法的需求是相表里的, 并有必要的步骤须遵循。图书馆的科学决策一般应经历4个步骤，他们环环相扣, 层层深入，联系密切并互相影响。
　　（1）诊断问题，确定目标。确定问题是问题诊断的第一步，也是决策活动的第一步，将影响整个决策过程都。所谓"确定问题＂就是确定有没有问题和问题在哪。"有问题"无非是感到主观愿望同客观实际有矛盾，即现状与期望标准之间出现差距。图书馆的问题主要是工作现状与既定目标之间的差距。图书馆的决策工作就是要将现状与预期目标进行比对分析，以差距的形式把问题所在明确出来，进而分析产生的原因，最终确定工作目标，有针对性的采取行动。差距=标准-现状，差距在允许的限度内，就不一定构成问题，不必立即采取措施去缩小甚至消灭它。决策目标, 是指决策实施后一定时间内预期应达到的效果。目标是决策的基础, 没有目标, 就无所谓决策; 而目标选择的正确与否, 则直接关系到决策的成败。
　　（2）制定备选方案，择优采用。确定问题后就该着手于搜集相关信息、数据，探索研究对预期目标具有可行性的各种方案，方案至少应有两个以上，因为“没有选择就没有决策”。决策目标的确定是决策的前提，备选方案的拟定是决策的基础，方案的选择则是决策的关键。在准确的分析评价的基础上，才能判断方案的优劣，科学、合理地选择最适合的、最有利的方案来实施。
　　（3）实施方案, 反馈修订。方案的制定只是决策工作的一部分，再好的方案没有付诸实际也只是空谈，实践是检验真理的唯一方法。因此方案的实施尤为重要。在实施方案的同时，还可以对实施状况进行反馈分析，若是决策有偏差或错误，可以尽早发现，并在之后的实施过程中对方案进行修正。在实施-反馈-修正这一循环过程中不断完善决策方案, 最终实现决策目标。
　　（4）追踪决策。在决策的实施阶段, 因外部情况的突发状况, 或由于决策本身的错误或缺陷, 导致决策实施方案与实际情况产生出入, 甚至危及决策目标的实现时, 就必须修正原方案, 此为追踪决策。追踪决策不是决策崩溃，而是一种战略转移，属于正常现象。只有不顾主客观情况的变化仍一味坚持原有决策，或当原有决策出现错误而仍然坚持不调整，才会导致决策的崩溃。
　　图书馆的决策方式与方法
　　（1）决策方式。
　　我国图书馆现行的决策方式主要有个人决策和民主决策两种。个人决策是指依靠馆长(管理人)个人素质来进行决策, 馆长（管理人）的个人素质应包括他的专业知识技能、分析能力、判断力、创造力和经验这些方面。在个人决策方式中，各单位可以做到集中统一，将有限的资源统一调配，完成管理目标。但是在这种决策方式中，馆长（管理者）的个人素质至关重要，对图书馆的发展将产生决定性影响，而个人能力难免有所局限，同时也不利于民主监督，造成了这种决策方式具有天然的缺陷。
　　民主决策责是相对于个人决策而言的，是指由全馆或某部门馆员组成委员会，参与到决策过程中这样的决策方式。在图书馆中，馆员们喜欢民主决策比个人决策多。这是因为民主决策能够集思广益, 使考虑问题的角度多样化, 获取的知识、信息更全面，也使解决方案多样化,这样得出的决策更符合众馆员的愿望。第二，民主决策让馆员感受到自己的主人翁地位, 在图书馆中他们不仅是工作人员，同时也是馆务工作的决策者，能够对图书馆的发展贡献一份力，这有利于提高馆员决策积极性，增加馆员的接受性, 便于意见沟通和决策执行。最后，民主决策是群众监督机制形成的重要因素,能够避免馆长在决策过程中个人因素的不利影响。当然,民主决策不是十全十美的。由于馆员实际能力差异，并非每个图书馆员都具备决策能力，各部门关心的问题和专业能力都不尽相同，且面对复杂的决策众口难调，要形成统一决策，在意见沟通和寻求妥协方面会耗费较多管理资源等，这些都是其不足之处。但是只要在决策过程中正确引导，合理结合个人决策法，并使用科学的决策机制或方法，例如委员会法、名义群体法、头脑风暴法、换位思考法等科学方法加以弥补,在图书馆管理工作中民主决策是值得提倡的工作方法。
　　（2）决策方法。
　　图书馆的科学决策的方法不仅要民主、正确，更应科学、合理。科学的决策方法可以为决策者提供准确的决策信息，并预先弥补决策缺陷。目前，决策方法主要有“硬技术”和“软科学”两个方面。“硬技术”方法是以数理统计、数学模型和量化指标为基础，使决策具有科学、精确的特点。常用的“硬技术”方法有决策树法、排队分析法、模拟法等。“软科学”方法是指通过心理学、社会学和创造学等方法，充分发挥人的作用的一套技术，直接利用人的知识、经验和能力，对问题进行分析综合而做出的主观判断。常用方法有头脑风暴法、德尔菲法、方案前提分析法、提喻法等。决策不能仅依靠数字化和模型化，还应充分考虑决策者的创造性思维、经验和能力。因此，决策过程中要采用数学模型中有用的结论，更要重视人的作用，即“硬技术”与“软科学”要合二为一，灵活运用。图书馆管理的决策程序及其步骤并非一成不变的，没有固定的模式，因地制宜，应时而用,管理者在实际操作中要灵活掌握；图书馆管理中的决策方法也并不是独立的，应当注意“软”、“硬”结合，各取所长，针对不同类型的决策问题，综合使用各种合适的方法，在实际执行过程中, 具体问题具体分析,为图书馆科学决策更好地服务。
　　【参考文献】
　　[1]黄孟藩： 决策概论，浙江教育出版社,1989年。
　　[2]钱仲威：管理决策， 重庆大学出版社，2002年。
　　[3](美)赫伯特·A·西蒙著，李柱流、汤俊澄等译：管理决策新科学，中国社会科学出版社，1985年。
　　[4]金明生：《孙子兵法》与图书馆决策，大学图书馆学报，1997年第15期。
　　[5]刘喜申：图书馆决策简论，中国图书馆学报(双月刊)，1999年第6期。