高校学生档案管理存在问题及对策|档案管理制度

　　【摘要】高校学生档案是学生学习经历、成长过程和综合素质的真实记录，也是学生就业及今后组织选拔、任用、考核的重要依据，关系着学生的前途命运。因此，做好高校学生档案管理工作意义重大。针对当前高校学生档案管理中存在的问题，进行分析并提出解决办法及对策。
　　【关键词】高校 学生档案 管理
　　一、高校学生档案管理中存在的问题及其原因
　　1.缺少合理完善的学生档案管理机制。目前，高校学生档案管理缺少明确的法律和制度依据。制度的缺位制约了高校学生档案管理水平的提高。除《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》及《高等学校档案管理办法》外，教育部当前还没有一部针对高校学生档案管理的系统性、具体性、可操作性的制度，更没有明确规范的管理标准。因此，造成大多数高校学生档案管理部门职责不清，管理混乱的局面。
　　2.档案来源缺少统一规范的标准，造成学生档案内涵不能实现标准化。目前，教育部尚没明确考生档案标准化内涵要求。不同省市考生档案内容各异、五花八门，有的省市考生档案内容丰富：有考生报名登记表、考生志愿表、考生体检表、高中毕业生登记表、高中生学籍卡片等，而有的省市考生档案中只有高中学籍卡片或学生成长记录册、高中学生发展报告等名目。但对于考生档案中到底应具备哪些材料，教育部没有明确规定。学生毕业后，用人单位则以较全面、丰富的学生档案来要求，致使部分毕业生返校要求学校补充档案内容，而实事上对于高考档案材料，学校只能以各省招生办所寄档案材料填充，对于考生档案中缺少的材料，高校也无能为力。因此，教育部应从高中阶段的档案内容开始规范要求。由于高考档案材料各异，造成高校建立学生档案时无法标准化要求。
　　3.档案管理人员的业务管理水平尚处于初级阶段。高校学生档案管理员素质直接关系到高校学生档案管理工作的质量，而大部分高校没有专职档案管理人员，多为兼职，且人员变换频繁，队伍薄弱。高校领导及职能部门重视程度不够，各档案收集部门配合不力，加之档案管理人员缺乏专业培训，档案知识欠缺，管理意识淡泊，管理模式陈旧，管理手段落后等等原因造成学生档案丢失、管理混乱、检索困难等情况发生。档案管理水平的好坏，取决于档案人员的主观意识和业务水平。目前的管理水平仅仅是简单的收集、整理、登记、装订、归档的初级阶段，相距现代化的档案信息化管理模式的实现较远。
　　4.学生档案收集、整理的动态化管理制度尚未建立。学生在校学习期间的奖惩材料、借贷和还贷情况、学籍异动材料、思想品德评定等材料是逐步形成，逐渐归档。而大多高校学生档案管理从入校时初步建立（即高考档案内容）后，中间过程静止，只至毕业前方从各部门收集整理。几年的学习过程中，由于辅导员的变动或部门老师管理意识淡泊，致使学生档案材料不全或丢失。因此，最终的毕业生档案中能够反映学生学习过程、思想品德、创造性思维的材料太少，使用人单位无法从档案中全面了解学生的在校学习过程。
　　二、加强高校学生档案管理工作的对策
　　1.建立合理完善的学生档案管理机制。高校应明确学生档案管理主体部门，隶属于学生学籍管理部门，实行档案分级管理。按照“分级管理、分级负责，谁主管、谁负责”的原则，从“有利于学生档案收集，有利于学校规范管理，有利于学生档案信息化管理，有利于学校的科学发展”出发，建立“学校党政统一领导，职能部门统筹协调，相关部门齐抓共管，二级学院和辅导员具体落实，全校师生参与监督的学生档案管理工作运行机制。学校校长是学生档案管理工作第一责任人，对学生档案管理工作负全面领导的责任；分管学生档案工作副校长是学生档案管理工作直接主管责任人，承担领导、协调和监管责任。学校学生档案管理部门为学生处，负责人承担组织实施责任；教务处、招生就业处、二级学院负责人是学生档案管理工作直接责任人，二级学院的学生档案管理人员负责本院学生档案编目、整理、归档工作，辅导员是学生档案收集、造册、整理、移交的具体责任人。这样才能有效地解决高校目前学生档案管理中各自为政的问题，才能做到学生档案管理工作中的“形散神不散”。
　　2.规范高中档案，建立高校档案内涵规范化要求。高校学生档案是国家人事档案的部分，是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。因此，高校学生档案内涵一定要规范、标准。首先，要从档案来源开始规范。其次，虽然目前教育部没有具体的学生档案管理规定，高校可根据当前高等教育改革和大学生就业工作的整体形势，再结合学校的实际情况，制定出适合本校的具针对性和操作性的学生档案管理办法、实施细则，明确任务目标和归档范围，细化档案的生成、组档、转递等各个环节的规范化要求，提高学生档案标准化和规范化水平。
　　3.加强档案管理意识，提高档案管理人员素质。众所周知，管理水平决定管理质量，而管理质量的好坏又决定于管理人员的综合素质。高校要真正实现档案管理信息化的目标，首先要给档案员制订考核目标，促使档案员做到业务精通、爱岗敬业。其次，高校要根据档案信息化发展需要，对档案员进行业务培训，不仅对档案专业知识理论进行培训，还需要对计算机辅助管理水平进行培训，同时对档案员的实操水平进行考核。最后，提高档案管理人员的服务水平，热情服务，不计个人得失，甘于奉献的精神；加强档案员的政治思想教育和道德教育，提升思想政治高度，不为名利敢于抵制诱惑，守口如瓶、严守秘密的政治素质。
　　4.建立学生档案动态化管理制度，多部门齐抓共管。高校学生档案主管部门，要掌握各部门、各阶段档案形成时间、内容，制定全年归档计划，明确要求及目标。其他部门配合共同收集建档，并将鉴定为有价值的档案整理移交档案管理部门及时归档，推进学生档案动态化管理，提高档案标准化和规范化水平，使其能够适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高学生档案利用的质量和水平，把“死”档变成“活”档，充分发挥学生档案的作用和价值。
　　总之，加强高校学生档案工作是当前高校和社会发展的需要，也是档案信息化发展的需要。我们必须根据社会形势的发展变化和档案发展的需要不断探索创新，积极寻求解决现存问题的办法和策略，使高校学生档案工作得到进一步发展和完善，以改变当前普通存在的高校学生档案工作相对落后的现状，加快档案管理信息化步伐。
　　参考文献：
　　［1］马洁，佟丞，刘卫智：提高高校学生档案管理水平的理性思考与路径探究.教育理论与实践，2011/09
　　［2］李社林：高校学生档案管理的思考.素质教育论坛，2009
　　［3］张琳：高校学生档案管理的问题与建议.商场现代化，2009/03