岭澳核电二期 岭澳二期核电项目“大档案”管理理念与实践

　　有学者认为，所谓“大档案”，指的是一个城市、一个地区的全部对国家和社会有保存价值的档案。对于一家专业化核电建设企业而言，对公司的经营管理、项目建设、科研创新以及今后的生产运营具有保存价值的全部文件记录，都应当作为“大档案”的重要组成部分妥善保管起来。“大档案”管理理念的提出，是“凡事有据可查”这一原则在档案管理方面的具体体现，它促进了文档一体化管理水平的进一步提升，加快了档案工作者服务意识的转变，促使档案工作更好地服务于企业的中心工作和重点任务，创造出更大的经济效益和社会效益。
　　核电项目“大档案”管理理念的提出
　　1　“大档案”管理理念提出的背景
　　从大亚湾到岭澳一期再到岭澳二期，中广核集团在引进国际先进技术的基础上，勾画了一条清晰的“消化、吸收、再创新”的百万千瓦级核电技术国产路线图。岭澳二期项目首次实现我国百万千瓦级核电工程的自主设计、自主制造、自主建设和自主运行。岭澳二期“大档案”管理理念的提出，主要基于以下三个背景：(1)与岭澳一期相比，岭澳二期项目设备国产化比例大大增加，参建单位更多，接口关系更为复杂；(2)由于许多国内承包商未参与过核电项目建设，对核电文档体系并不熟悉；(3)与大亚湾和岭澳一期不同，岭澳二期项目在竣工状态报告(EESR、ECSR)体系的基础上，首次引入了国标竣工资料。因此，随着公司业务的拓展，为了适应形势的发展和满足项目建设的需要，中广核集团适时提出了“大档案”管理理念。
　　2　“大档案”管理理念提出的意义
　　“大档案”管理理念的提出，是岭澳二期项目档案工作者不囿于自身的专业领域和业务范围进行的主动拓展和观念革新，是文档服务和文档管控两项职能的延伸和更好发挥。“大档案”不是“泛档案”，不意味着档案工作者什么都要管，结果什么都没管好。“大档案”管理理念，强调更多的是对各类文档实行的集约化、标准化、规范化管理，加强了源头控制和前端介人，通过公司制度、合同条款等手段将文档管理的相关规定和做法纳入到管理过程中去，集中、整合资源，保障质量、安全和效率，将文档部门打造成为公司的文档保管基地和文档信息服务中心。
　　“大档案”管理理念的实践与效果
　　1　空间上的大档案：集约化整合型组织
　　核电建设项目文档类别繁多，卷帙浩繁。项目结束时，预计产生各种版本工程技术文件40余万份，纸质档案2万卷，函件35万份，此外还有各类声像档案、射线底片、岩芯档案等。项目开建之初，公司即成立了专门的文档管理机构，归口管理岭澳二期项目的各类文档。这不仅包括设计、采购、施工、调试等过程中产生的纯技术类文档，还包括了对项目进行总体管理的六大控制、服务于项目的各类职能管理等活动产生的文档。以往，公司的各类档案往往分散在不同部门的档案室。集约化的组织架构，避免了多头管理，保证了文档业务的规范和统一。岭澳二期档案馆建设时，也充分考虑其他部门的存放需要，实行集中统一管理，配置专门的库房管理人员和专用设备，可以根据各专业档案的特殊要求，进行科学化、规范化、信息化、制度化的管理，最大限度地保证了档案实体和信息的安全集中。文档人员的集中配置，避免了重复建设，有利于节约成本，提高效率。
　　2　时间上的大档案：全周期档案化管理
　　文件是档案的前身，档案是文件的归宿。尽管不一定所有文件都能成为档案，但仍有学者认为，“大档案”就是将今后会转化成为档案的文件看成是档案的前身，对其进行档案化的文件管理。岭澳二期的档案管理工作，对“全周期文件档案化”这一理念进行了成功的实践。如上文所述，通过严密的程序体系和严格的编码程序，一份文件从产生之初就被赋予了一个唯一性标识。通过完善的编码系统，对文件进行全生命周期控制，对文档流转进行“事前、事中、事后”的“三期”介入。同时，岭澳二期项目还实现了档案分类与工程技术文件编码、合同号的无缝对接。一些数量庞大的专题性文档，从_产生就知道该划人何种档案类别。由于核电建设项目周期长，少则五年，多则十年以上，文件的全周期档案化管理非常有利于档案人员进行归档控制，保证了项目建设档案的完整性和系统性。
　　3　手段上的大档案：全方位指导和介入
　　岭澳二期项目合同接口关系复杂，通过合同，各利益相关方被约束成为一个整体。大到与岭东业主公司签订的工程总承包合同，小到一次办公用品采购合同，没有合同，工程建设就无法顺利开展。岭澳二期项目共签订各类合同、订单1000多个。由于承包商文件形成与向工程公司移交存在时间差，各承包商文档人员管理水平参差不齐，尤其是现场承包商保管情况不容乐观。为了保障这些尚未进入工程公司档案馆的档案能够得到妥善的保管和合理的分类，工程公司创新工作思路，将承包商文档管理纳入合同要求，定期对承包商的文档整理、库房管理等进行全方位监督和指导，每年组织培训、监查和评比，对于不合要求的承包商，限期整改。工程公司与承包商文档管理人员建立了良好的沟通协调关系，也为承包商提供了全方位的专业知识支持。
　　4　服务上的大档案：精细"Z--站式服务
　　在岭澳二期，档案管理部门的服务意识进一步增强。档案保管的主要目的，除了满足国家竣工验收的要求和满足今后生产运营的需要外，还要满足员工当下的利用需求。集约化的档案管理模式能为公司员工提供便利的一站式、一条龙档案服务，避免利用者来回奔波，四处查找。档案管理人员还逐步优化利用流程，根据文档产生单位和保密等级的不同，设置相应的审批节点，员工对不同类型档案的利用流程可以一目了然，提高了办事效率。对于已经移交给业主公司的岭澳二期档案，统一由档案管理部门与业主公司建立接口，便利员工对已移交档案的利用，有利于中广核集团内成员公司间的资源共享。中广核集团还以岭澳二期文档管理为基础，制定了《集团档案管理制度》、《核电文档管理元数据集》等集团级的制度与规范，促进了各成员公司档案分类体系的统一，有利于工程公司和业主公司以及业主委托的运营公司间的数据交换和资源共享，便利了相互之间提供利用服务。