小议HEC费用管理系统与企业管理_企业管理论文

　　中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1009-4202（2012）08-000-02　　对于企业而言，费用控制在企业的经营中起着至关重要的作用，尤其是随着企业外部环境的变化，市场竞争的日益激烈，加强费用控制已成为企业提高经济效益，增强竞争力的重要手段。于是，企业的管理者每天都在重复思考一件事：提高竞争力、满足客户、花最少的钱办最多的事！这就涉及到企业中非常敏感的话题：费用有效控制与企业管理。我公司已有六年的全面预算管理、费用控制管理的实施，我也由一个管理的初学者而到独立完成Hyperion System Planning系统与汉得公司的HEC费用管理系统、BI管理系统，在我公司全面开展费用控制，下面我简单谈一下我对费用控制的理解：
　　一、费用控制的重要意义
　　企业天生就是以盈利为目的组织形式，以追求利润最大化为目标的。市场竞争说到底是成本竞争，在市场经济激烈竞争的今天，控制费用已成为各个企业管理工作的重点，原因有二：
　　（一）通过费用控制，可以提高企业的经济效益
　　企业是以盈利为目的的经济组织，费用是抵减利润的一大主要因素，降低费用，可以增加利润，从而可以提高企业的经济效益。
　　（二）通过费用控制，强以提高企业的竞争力
　　一个产品的价格除了直接成本对其影响外，其期间费用也有着一定程度的影响，因为企业的营业利润是产品的价格与产品的销量所形成的收入，扣掉直接成本，再扣掉期间费用所形成，由此可以看出，费用对企业有着至关重要的影响，如果费用少，价格可以适当降低，企业可以凭着价格的优势在市场中占领一定的地位，如果费用控制的不好，费用过高，就会产生一是价格将要定高，这样在市场中就没有市场地位，或者企业利润将很少，企业经济效益不好，在市场中同样也没有竞争力。
　　二、费用管理面临的困惑
　　1、业务部门参与度。
　　为费用管理是财务人员的“天职”，业务部门未能全程参与费用预算管控
　　2、费用预算跟踪滞后。
　　费用“先使用后报销”，费用超支已成事实，无法挽回。费用管理后置
　　3、费用政策不统一。
　　机构间费用开支政策不统一，费用标准不一致，管理难度大
　　4、费用审批流程不统一。
　　机构间费用开支流程迥异，上级对下级的管理依靠手工管理
　　三、HEC在费用控制与企业管理中所起到的作用
　　通过HEC系统平台建立标准化的费用管控体系，实现各个机构的费用预算以及过程管控。做到对所有费用支出的预算控制和政策控制，并将可控费用实现以预算目标为基础的流程管控，降低费用管控风险
　　1、费用的管理范围从传统的费用报销扩展到对企业全面的费用和资本化支出的控制。
　　2、提升整个集团的财务管理标准化。
　　3、加强公司费用管控的力度。
　　四、HEC费控管理系统在企业中所占的优势
　　1、全流程管理。
　　预算编制、费用控制、财务核算、网上银行等系统无缝集成，能对年初预算编制、费用预算申请保留、费用实际发生以及支付进行全流程管理。
　　2、完整预算编制体系。
　　搭建从保险业务收支计划到财务预算报表的全面预算体系，预算不在仅仅是财务部门的工作。
　　3、 全面费用控制。
　　通过费控系统，可以灵活管理资产类采购、服务类采购、个人费用报销、公司费用报销等各种费用报销业务，并可根据各种预算控制规则进行预算执行控制。
　　4、 灵活审批。
　　通过中央审批平台，可以灵活定义各种审批方式（串签、会签、签字授权转移等），并大大减少了审批链维护工作量。
　　5、简化核算。
　　企业Oracle等财务系统只需要进行帐务处理，不需要再记录预算等管理所需要的信息。真正做到“瘦”总帐，让财务人员有更多的精力用于财务分析。
　　6、全面数据分析。
　　数据分析更全面、口径更统一、时效更高：预算分析系统可以获取预算、保留、实际执行等各种管理分析数据，支持预算执行过程预警等实时分析需求
　　五、HEC费控系统以下特征保障了系统对企业费用综合控制的可行性：
　　1、费控重点从传统的员工个人费用转到了包括企业营运过程支出，从而实现控制效益最大化。
　　2、通过灵活的政策性控制和预算控制相结合的方式，在满足企业管控目标的同时保障了政策快速响应市场变化的灵活性。
　　3、通过集中化的政策和流程制定，结合资金集中管理IT平台，达到集中管控的目标。
　　4、费用业务管控和财务核算从流程以及管理理念上分开，保障业务管理角度的内控可行性。
　　5、通过和办公自动化系统、条码系统、PDA应用的集成，提高流程操作上的可行性。
　　6、通过集成SAP,Oracle Hyperion,Oracle Siebel, Oracle EBS等主流的企业应用产品，让汉得费控系统成为企业整体业务流程的一部分。
　　六、HEC费用按理系统在企业费用控制中的优点
　　1、对费用的借款、申请、报销进行全过程管理，在过程中的任何的一环节都全灵活进行控制。
　　2、让业务部门领导直接参与费用控制，对费用的发生进行全过程跟踪。并能实时查看分管部门的预算执行情况。
　　3、对费用发生时占用的预算、使用的发票种类、核算科目分别进行差异化管理，能实时出具用于税务筹划分析、及对账所需要的“预算项与核算科目对比报表”。
　　4、借款、申请采用了全电子流程，员工和审批人在周末也能处理业务。借款、申请已经没有了工作日的概念。
　　5、费控系统的申请采用全电子流程，直接在系统中存档备份，并能为后续的报销单直接引用。相对以前的处理方式来说，节约了纸张，并向无纸化办公迈进了一步。
　　6、费控中的待办事项，能够在大家常用的OA系统中进行提醒，以便让审批人关注自己还有多少费控中的待办事项。
　　7、费控系统采用了安全性较高的隔离策略，从密码保护，到个人单据的保护，从公司间、岗位间政策标准的彼此间屏蔽，到公司间、部门间预算执行情况的彼此屏蔽，处处体现了费控系统在安全性方面的突出优点 。