建筑工程项目工程质量监督档案化管理研究分析:国家建筑工程质量监督检验中心

　　摘要：对建设工程质量的监督管理业务活动过程开展“档案化”管理，既可以保证该过程的质量和提高监督管理业务工作水平，希望能够给质量监督管理人员提供一些借鉴。　　关键词：工程质量监督，档案化管理，具体策略
　　建设工程质量监督档案是对建设工程质量实施监督管理的原始记录，也是工程质量监督机构依法维护国家法律和强制性标准的主要依据。与此同时，它也直接体现了工程质量监督机构的综合管理水平。然而，从实践情况看，其质量或完整程度并不能尽如人意。究其原因，其症结并不全在归档环节，而是与建设工程质量监督文件的形成、处理过程不甚规范有关，为此有必要改变观念，推行使该过程“档案化”的活动，从而提高整个建设工程质量的监督管理水平和档案管理水平。
　　1工程质量监督“档案化”管理的必要性
　　1.1质量监督文件定义
　　建设工程质量监督文件是工程质量监督人员在对建设工程实施安全和环境质量监督检查过程中形成的，它们是质量监督事业发展的历史记录，是一种不可再生的资源，也是质量终身责任制中极其重要的全过程真实记录，是工程质量优劣与建设、施工、监理单位在建设、施工、监理过程和质量监督中间检查、质量评定、工程缺陷责任期及竣工验收的重要佐证。
　　1.2质监人员认识不足
　　然而由于认识不足，尤其是质监人员自认其主要职责是质量监督，并没有意识到与此同时形成相关的登记或记录文件也是其重要任务，导致在监督过程中并未同时对监督情况进行全面登记，没有及时形成相关的文字记录或影像记录，或者虽有记录，但记录的内容在各地区、各单位不统一，没有突出重点。在有些单位，其监督工作自身就缺乏针对性，往往“眉毛胡子一把抓”，反映在监督登记文件和档案中也就内容杂乱无章，未将监督工作内容突出显示出来。
　　1.3质量监督记录文件不规范
　　严重的问题还在于监督记录文件本身不规范或文件制作有缺陷、不到位。监督抽查记录未反映工程存在的问题、工程质量状况及各参建责任主体的行为，书写时采用易退色耐久性不强的材料、字迹潦草，监督抽查记录和质量整改通知书签发时也不规范，甚至互相混用，还有不少单位对工程质量监督档案管理没有设立专职或兼职的档案员，工程质量监督档案散落在质监人员手中，以致有的记录形成后乱放、乱拿，造成人员变动后工程质量监督档案未能及时移交，造成档案的缺失，甚至散落而不知去向。
　　1.4原因分析
　　究其原因，主要因为上述文件材料仅仅是工程质量监督人员对工程进行监督检查活动的副产品，之所以会形成、处理这些文件，完全是为了完成特定的监督检查任务。也就是说，他们关注的重点是工程质量监督自身，而忽略了相关文件的制作与管理。在这种情况下，如果没有严格的规定，没有适当的培训，没有专门的制度和人员来监督指导质监文件材料的形成过程，或者说如果不使此种过程“档案化”，忽视文件和文件管理质量的现象就会时有发生，就不可能有完整、准确、系统的档案最终得到归档。
　　2质量监督文件档案化具体策略
　　实现档案化的关键，首先在于思想认识的提高，自觉遵循全程管理和前端控制原则并在此基础上制定相应的规章制度。
　　2.1领导重视
　　对建设工程质量监督活动而言，就会直接影响监督的质量，以致将来整个工程的整体质量，从而危及百年大计。正因为如此，我站领导非常重视档案管理工
　　作，将工程质监档案管理列入议事日程，并制定了《建设工程质量监督档案管理办法》，把工程质监档案纳入管理制度和质监人员职责范围。办法明确了收集归档的范围与归档的时间，并由站专职档案人员负责监督、定期检查工程质监档案的管理工作。
　　2.2应该改进管理模式和程序
　　重点在于事先制订监督计划并组织实施。然后在建设工程进行过程中，对工程实体质量、工程质量责任主体和质量检测等单位的工程质量行为进行抽查、监督。后期则应监督工程竣工验收，重点对验收的组织形式、程序等是否符合有关规定进行监督。最后形成工程质量监督报告并在此基础上建立工程质量监督档案。
　　2.3“事前”控制
　　我站在办理质量监督注册登记后，便对该项工程质量监督档案的内容、收集、归档的时间安排以及具体的质量要求进行规定。具体做法是：由办公室按照国家有关规定收集有关的资料，经审查齐全后，办理质量监督注册登记，连同《工程质监档案移交清单》一并移交给工程质监人员，《工程质监档案移交清单》里面明确规定了工程质监过程中应该产生的具体文件档案及有关表格，如要求质监人员在工程开工前要编制工程质量监督计划，主要内容有工程概况、工程监督工作的依据，监督工作执行的技术、质量标准，监督工作范围，监督工作的内容（重点），工程参与各方的权利义务，监督职责和监督组织，并进行监督交底，将监督计划以书面形式下发给工程建设参与各方，并要求项目经理、监理单位总监参加并签字。这样做既可以保证工程质量监督计划的真实性和有效性，同时也保证了档案文件的规范性。
　　2.4“事中”同步控制
　　本站利用信息技术，对工程质量监督的全过程进行实时网上控制，即从工程注册开始至工程结束，所有相关数据资料都必须网上登录，如监理申报核验，先要求监理员对本站需要进行抽查的重点部位先在网上申报，经质监人员核验通过后方可进入下一道工序，而在网上对申报核验的内容、时间及质监人员进行核验的结果等相关资料都一一得到保存，事后只要打印出来便可归档。
　　质监人员更在工程质量监督过程中对工程质量文件、资料和工程实体质量等随机进行抽样检查，凡涉及到影响使用功能和质量影响较大的工序部位等，必须要求施工单位提交各种试验报告或现场试验记录。如质量检查记录、整改记录等相关表格，都需要相关人员签字确认后方可作为档案文件归档。
　　2.5“事后”控制
　　工程竣工后，质监人员如不及时收集齐全相关的资料并移交，时间一长，便会发生缺失的问题，因此本站规定，工程竣工验收后十五日内，质监人员必须向档案员移交《工程质监档案移交清单》所规定的质监档案相关资料。这样既保证了工程质监质量，也保证了档案收集的及时、齐全、规范。档案人员对接收质监档案材料及时科学系统地分类、编目，加工整理。案卷应做到统一、整齐、牢固、符合相关规范标准的要求、便于保管与查阅。
　　3档案化应用案例分析
　　铁岭县某安置小区工程位于铁岭县新台子镇东孤家子村，该工程由1～9#楼及一层地下室组成，地上11～18层，建筑高度32.8～54.9m。总建筑面积为75625.8㎡，其中地上建筑面积54894.3㎡，地下建筑面积为18875.5㎡。
　　由于该项目工期要求紧，本站的质监人员从一开始就改变传统的思想和传统模式，对其实施档案化管理，严格自觉遵循全程管理和前端控制原则。我们针对每一道工序，每一个重点监控点，严格规划应该产生哪些文件资料并为此作了明确的规定，更身体力行、一丝不苟。如此一来，在整个建设项目质监过程中不仅确保了工程质量，而且各种文件资料都能及时、准确、真实地得以归档。不仅如此，我们还将档案化的概念及做法引伸入建设、施工、监理各方，使其在工程建设、施工、监理过程中都达到了预期的目标。目前该工程已接近尾声，在省市质量建筑监督站、行业协会等各种质量检查中，不论是实体质量，还是质监、施工、监理等文件资料都符合规范要求。
　　4展望及建议
　　综上所述，通过工程质量监督工作“档案化”，利用信息技术对工程质量监督和工程质量监督档案进行全程管理，不但可以使工程质量监督档案的收集、整理、归档做到及时、统一、规范，而且也可以进一步提高工程质量监督管理水平，有助于强化工程质量。
　　参考文献
　　[1]王元江、袁香.建筑工程质量监督管理综述[J]，中国新技术新品，2010（18）:23-25。
　　[2]黄绍波.建设工程质量监督管理的创新与发展[J]，广西质量监督导报，2010（7）:12-15。