【公文处理办法(一)】 公文

公文处理办法

1 目的

使公司公文处理做到规范化、标准化、制度化、科学化、信息化。

2 范围

公司范围内的公文管理。

3 职责

3.1 公司综合管理部是公文处理归口管理部门，负责公司公文处理工作。

3.2 各部门负责管理范围内各种类型文件的起草,编制工作。

4 管理内容与方法

4.1 公文种类

——决定 适用于对重大事项或重大行动作出安排，提出具体管理措施； ——规定、办法 适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求；

——通知 适用于发布规章、章程、条例、规则；批转所属单位的公文，转

发上级和不相隶属单位的公文；要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项；任免和聘用干部；

——通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况；

——报告 适用于向上级单位汇报工作，反馈情况，提出意见或建议，答复

上级单位的询问。

——请示 适用于向上级单位请求批示、批准；

——批复 适用于答复所属单位请示事项；

——函 适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、

询问和答复问题，向其它业务主管部门请示批准等。办理例行公事与应急公务等，用“便函”；

——会议纪要 适用于记载和传达会议情况和一定事项；

——意见 适用于对某些工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求某

项工作的意见；

——签报、工作联系单 适用于公司内部部门之间协调联系工作以及部门向

公司领导汇报请示工作。

4.2 公文格式

4.2.1 公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、印章、附件、成文时间、主题词、抄送单位等部分组成。

——发文单位应写单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位应排列在前

并编主办单位发文号；

——有保密要求的公文，应根据保密程度，在公文首页右上角标明“绝密”、

“机密”、“秘密”；

——紧急公文，应根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”，

紧急电报应标明“特急”、“加急”、“平急”；

——发文字号一般包括：代字、年号、序号；联合行文只标明主办单位发文

字号。公文的发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；函件的发文字号标注在横线下方右侧；

——上报的公文，应在横线上方左侧注字号，右侧注明签发人，如有会签单

位，应标明会签人姓名；

——公文标题应准确。简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，

标题中一般不用标点符号。转发文件的标题，除转发的文种为“通知”时可省略外，其它公文均可保留一级文种。如“转发××的通知”； ——公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件的名称；

——公文除以会议纪要文头纸印刷的会议纪要外，一律加盖印章。联合发文

时，各单位都应加盖印章，盖印顺序应与文头单位排列相同；

——成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导

人的签发日期为准。电报以发出为准。会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期；

——公司发文应标注主题词；上报的公文，应在上级单位颁发的主题词表中

选择合适的主题词；标注主题词应在规范的主题词表中进行选择，不允许生造和随意标注；主题词一般不超过五个词组。

4.2.2 公文文字从左到右横写、横排，用纸应按国际标准A4型，左侧装订，公文版头格式统一由发文单位全程加“文件”二字（如“国电常州发电有限公司文件”、“中共国电常州发电有限公司委员会文件”），文件印制应采用公司统一编制的公文模块。

4.3 行文规则

4.3.1 行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定：

——公司在职权范围内，可以对所属单位行文，可以向中国国电集团公司、

国电集团华东分公司、省、市政府及所属部门行文，并根据业务需要向无隶属关系的单位行文；

——公司各部门之间一般不行文，也不得以部门名义对外行文，公司内部有

关工作可采用工作联系单或签报；

——公司领导讲话一般印发《内部情况通报》，不再行文。

4.3.2 一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应在寄发该文件时同时抄报被越级的单位。向下级单位的重要行文，应同时抄送其直接上级单位。

4.3.3 同级单位、合作伙伴可以联合行文。公司和分公司不得联合行文。

4.3.4 请示的公文应一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其它单位，应采用抄送形式，但不得同时抄送下级单位；业务性、时效性较强的公文，在报请上级或业务部门审批的同时，可抄送有关单位。

4.3.5 报告中不得夹带请示事项。除领导交办的事项外，请示类公文不得直接送领导者个人。

4.4 公文办理

4.4.1 收文办理

收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

4.4.1.1 拟办

——凡需办理的收文，按行政和党务类别，分别由综合管理部提出拟办意见，

根据轻重缓急和专业分工，送公司领导阅批，或直接送有关部门办理；涉及几个部门共同办理的文件，拟办时确定主办部门，由主办部门商有关部门会办；

——对不属于本单位职权范围、不适宜由本部门办理的，应迅速退回综合管

理部重新拟办并说明理由；

——各部门通过会议或其它渠道收到的主送公司的各类公文，都应按党政类

别先交综合管理部收文，由综合管理部按公文办理程序进行流转；

——凡属公司领导和各部门传阅的文件，行政文件由综合管理部组织传阅，

党委文件由党委有关部门组织传阅，部门之间不得横传。

4.4.1.2 办理

——承办部门应在规定的时间（14天）内抓紧办理文件，急件随时办理。特

殊情况下在时限内办理确有困难的，应当及时向综合管理部或党委有关部门说明。部门主要负责人和文书人员因公外出，应授权其他领导和人员办理文件，不得由此造成文件积压、拖延；

——上级部门、地方党委和政府要求公司办理并报告办理结果的批示件和征

求意见稿，应作为急件办理，由综合管理部或党委有关部门送公司领导批转有关部门在规定时限内提出书面意见，经综合管理部或党委有关部门核稿并报公司领导批准后正式向外报送。

4.4.1.3 催办

对需要办理的重要和有时限要求的文件，按党政类别分别由综合管理部和党委有关部门负责催办，各部室应积极配合。对公文的办理情况，纳入本部门考核。

4.4.2 发文办理

4.4.2.1 拟稿

——符合国家的法律、法规和方针、政策，符合电力工业的实际情况，符合

公司的有关规定；

——情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，书写工整，标点准确，篇

幅力求简短；

——人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年月日。引用公文应引

标题，后引发文字号，并加括号。使用简称时，一般先用全称，并注明简称。使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写；

——结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，

第四层为“（1）”；

——必须使用国家法定的计量单位；

——公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组惯用语、缩

略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

4.4.2.2 会签

——公司发文内容凡涉及到其他部门业务的，主办部门应事先商有关部门会

签。每个部门会签时间不得超过2天；

——会签部门对会办事项如有不同意见，主办部门应负责协调解决，如无法

协调一致，主办部门应向公司领导如实反映各方面意见，必要时提请公司经理会议研究决定；

——各职能部门拟发规章、条例、规则等法规性文件时，均应有法律依据。

4.4.2.3 审核及核稿

各部门领导要负责对本部门草拟文稿进行审核把关，对不符合要求的文件稿应及时退经办人修改或重新拟稿。公司发文在送领导签发之前，必须按党政类别经综合管理部或党委有关部门进行核稿。

核稿的重点是：

——是否需要行文；

——有关部门是否已协商、会签；

——提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行，并符合党的方针政

策、法律法规和有关规定；

——公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规

定。

4.4.2.4 签发

——凡需要公司法人签字的公文，必须由公司法人（董事长）签字或由公司

法人授权委托人签字；

——般发文按分工原则分送党委书记、总经理或公司分管领导签发；发文内

容涉及两个以上分管领导的，签发前应送有关领导会签；

——公文急需签发而党委书记、总经理和分管领导外出时，应由综合管理部

协调，送授权主持工作的公司领导审批签发。重要的请示、报告应先送主管领导审核，再送党委书记、总经理签发；

——综合管理部主任经总经理授权，可代签发下列公文：

公司便函；贺电；唁电；内部情况通报；会议通知；公司信息；总经理会议纪要。

4.4.3 翻印

上级单位标有密级的公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经本单位负责人或公文管理部门负责人批准，可以翻印，翻印件同正式文件一样管理。翻印时，要注明翻印机关、时间、份数和印发范围。

4.4.4 电报收发和处理

——明码、密码电报由综合管理部签收，集中分办、管理，注明“亲收”和

“绝密”指人译电报，必须由收电人或收电人指定的人亲自启封；发电由公司领导（或部门领导）签发后，统一登记发出；

——属于需要办复的电报，应及时送公司领导或主办部门阅办，急电随到随

办，不得积压；

——草拟发电稿，坚持一事一电、密来密复、明来明复、不得明密混用的原

则，电文应简明扼要，文字清楚，说明问题；

——密码电报是经密码隐蔽过的公文。凡属秘密、紧急和重要的事项，应按

规定采用密码加密译发；

——密码电报要严格管理，不准擅自抄录、翻印、复制，不得在不利保密的

场合存放、交接密码电报。不得携带密码电报到公文场所或作为出差、办事的证明。

4.5 公文归档

4.5.1 公文办理完毕，应由各部门专业人员根据《中华人民共和国档案法》、《国家电力公司机关档案立卷归档制度》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料（包括音像）整理好，在本部门立卷后送档案部门归档。

——公文归档要根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证归档

文件的齐全、完整，能准确反映本部门主要工作情况，以便于保管和利用；

——联合办理的公文，定稿由主办单位立卷；

——具有长期或永久保存价值的电子文件，在目前情况下，如没有纸质等拷

贝件的，必须制成纸质文件。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件一并归档；

——整理好的案卷，应当按照有关归定定期向档案部门移交。个人不得保管

应归档公文；

——没有归档和查存价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，按有关规定销

毁。销毁秘密公文，要进行登记，由两人监销，保证不丢失、不漏销。

4.6 签报、工作联系单

4.6.1 签报

——公司本部门向公司领导请示报告事项用签报。但应由公司党委会议、总

经理会议以及其他专业会议研究决定的重要事项，不得通过签报办理； ——综合管理部为签报管理部门；

——对涉及两个及以上部门的事项，应由主办部门主动会同有关部门会签。

部门之间意见有分歧应在签报中注明；

——签报请示事项办理完毕后，由承办部门留存，并在下一年度由档案部门

统一组织归档。

4.6.2 工作联系单

——公司内部部门之间沟通情况、联系协调工作用工作联系单； ——公司机密事项及不宜公开的情况不得使用工作联系单传递办理。

4.7 附则

4.7.1 外事等有特殊要求的公文处理，可按照有关部门的规定办理。

4.7.2 公文的发文代字和字样规定见附录A和附录B。

4.7.3 本办法由公司综合管理部负责解释，自发布之日起执行。 5 相关文件

《文件控制程序》

《档案管理规定》

附 录 A（规范性附录）

公司及各职能部门规范简称及发文代字

附 录 B（规范性附录）

普通公文字样规定

主标题：二号宋体(加粗)

分标题：三号黑体

正 文：三号仿宋GB2312