基于供应商信息化的企业采购管理:采购管理制度及流程

　　［摘 要］目前,企业经营已经日趋国际化,对于供应商的管理显得尤为重要。供应商管理应该走信息化的道路,这不仅有利于优化供应渠道,同时有利于确保采购物资的质量以及供应时间,直接降低采购成本。供应商作为供应链不可或缺的组成部分,加强其管理,对于稳定整个供应链具有不可忽视的作用；同时有利于降低采购风险,对于提升企业的竞争力具有十分重要的现实意义。
　　［关键词］供应商；信息化；采购管理；供应链
　　［中图分类号］F252 ［文献标识码］A ［文章编号］1005-6432（2012）32-0062-02
　　随着经济全球化的日益深入,企业的经营日趋国际化,企业所面临的市场风险也随之加大,对于企业而言,要想扩大经营,必然离不开上游供应商的支持,而供应商的质量好与坏直接关系到企业的生产经营,因此加强供应商的管理对于企业而言具有十分重要的意义。企业与供应商的关系一般可以分为两种,一种是合作型的供应链关系,企业与供应商之间存在着合作关系,但是,彼此之间并不存在直接信息交流。另一种是信息共享型的供应链关系,企业与供应商存在直接的信息交流,并且随着交流程度的加深,合作关系也更为密切。企业与供应商之间,加强信息交流,是实现信息化管理的重要手段之一。企业与供应商之间应该形成一种伙伴关系,相互信任,相互帮助,信息公开,风险共担,这就意味着企业与供应商应该形成一个直接面向市场与客户的动态联盟。
　　1 供应商信息化管理的重要意义
　　企业与供应商之间应该实现信息共享,这是对供应商实现信息化管理的第一步,也是与供应商实现战略合作伙伴关系的重要步骤。企业与供应商之间应该就产品制造、设计以及新产品研发等方面达成共识,只有在信息共享的基础上,才能够形成信任,进而共同承担风险。同时,企业应该跳出传统的组织界限,实现与供应商的信息整合。采购与供应商之间的关系若想长久,必须具有足够的信任,而信任正是在信息共享的基础上实现的。企业与供应商之间并不存在竞争关系,在利益目标上两者是一致的,供应商的资料不应该对企业完全保密,企业也应该向供应商提供企业内部的财务资料。信息共享,有利于降低交易成本,同时增加供应商的合作信心,共同与企业进行新产品的研发。
　　行业信息通畅是跨企业流动,因此供应链系统应该具备信息实时传输的能力,支持远程数据访问,数据分布处理以及集中处理的能力,而建立这样一个互动的信息系统,需要企业与供应商相互配合。企业与供应商之间的战略合作伙伴关系始终处于不断地磨合状态,企业必须与供应商进行定期的信息交流,这是采购管理过程中十分重要的步骤,通过回顾合作过程,确定新的合作计划。企业应该建立专属的供应商数据库,将相关的供应商信息进行整合及统一管理。供应商数据库中不仅应该包括供应商的基本情况,还应该包括供应商的信用记录,例如历次发货情况、收款情况等,企业也可以根据需要增加其他信息,例如谈判记录以及采购品行业的基础性研究报告等。
　　2 供应商交货期的信息化管理
　　对于供应商交货期的管理是企业采购管理中一项十分重要的内容,交货期提前或是延迟,对于企业正常的生产经营都会造成影响。交货期太早,必然会增加企业的仓储成本及物资耗损；交货期延迟,必然会造成企业生产计划难以执行,产品质量不稳定,失去有利占据市场的时机,以及企业信誉的损失。假设某产品的月需求量是1万件,交货周期为1个月,那么企业的库存应该维持在1万件左右,如果交货期缩短为半个月,那么库存也应该相应地缩减到5000件。由此可见,库存比例应该与交货周期保持一致,其有利于降低企业的管理成本。交货周期越短,企业的管理成本也就越低,从而整个采购成本也会降低。因此,作为企业应该与供应商之间加强信息交流。不仅如此,随着市场逐渐趋向于买方市场,顾客的需求更为多样,缩短交货期,有利于迅速抢占市场,增强企业的竞争实力。对于供应商交货期的信息化管理,应该从以下几方面入手：首先，企业应该对自身的生产进度进行科学的计算,设定正常的延误值,并且将市场可能存在的变化因素计算到采购计划之中,这样计划交货时间与实际交货时间之间不会出现较为严重的误差。其次,在采购前应该对供应商的信誉以及供货能力进行全面的了解,重视对供应商来源的评选,在签订采购合同时,应该严格按照法定程序,明确交货期限、交货办法,以及违约责任。最后,建立完整的供应商信息档案。这样不仅有利于降低交易风险,同时也降低了交易成本。由此可见,交货期信息化管理是一种主动的管理模式,对于供应商企业是无法控制的,但是企业可以控制好自身的生产计划,对于可能出现的风险,应该有应对的能力,这就需要对交货期问题进行科学的分析,并且深入分析与时间有关的相关信息,找出其不稳定的根源。
　　3 供应商用户库存的信息化管理
　　供应商用户库存管理是一种新型管理模式,其对于解决供应链中企业库存容量缺乏整体性具有十分明显的作用。供应商用户库存管理是企业采购管理中不可或缺的组成部分。对于企业与供应商而言,加强用户库存管理有利于降低采购成本,实现效益的最大化。用户库存管理是企业与供应商之间的一种合作策略,在两者达成共识的情况下,由供应商对库存进行管理,企业将客户需求及时提供给供应商,由供应商及时保证供应。因此,实现用户库存信息的有效管理,企业起到的是市场信息传导作用。因此,必须将其纳入到企业采购管理之中。在这种合作模式下,供应商与企业的合作有利于减少供应链内部的不稳定性,供应商与企业之间共享一个用户库存,无疑降低了运作成本。同时,企业与供应商共同应对市场风险,从而实现整个供应链运行的最优化。
　　实现用户库存管理的信息化,首先应该选择适合的供应商,对用户库存管理有兴趣的供应商,才可能配合企业开展管理工作。同时,在合作的过程中,应该明确双方的权利与义务,在合作目标上达成明确的共识,在生产与库存管理上保持一致的策略。企业与供应商之间应该建立起高度信任的合作关系,企业应该将需求和生产计划信息在第一时间传递给供应商,供应商也应该在最快的时间内对其作出反应,只有这样企业与供应商才能够长期合作。此外,在用户库存管理的过程中,企业与供应商应该共同合作,建立一个共享的信息平台。同时建立一个自动化的决策支持系统,该系统应该具备自动发送订单,下达生产计划的功能。双方在信息和库存的控制参数问题上,应该及时交流。