[2002年～2011年大学毕业生档案传递信息数据计量分析] 毕业生档案如何传递

　　大学毕业生档案是大学生成长的原始记录，包括人事档案和组织档案两大部分内容，它的转移紧随毕业生就业岗位落实而运行，从一定程度上反映了大学毕业生就业的基本情况。大学毕业生档案传递直接的记录是《学生档案转移登记表》，该表一式三联，发档学校留存根联，收档单位留接收联。回执联由收档单位填写清楚接收情况后返回发档学校，整个流程设计形成一个完整严密的循环系统。
　　本文对2002年～2011年10年间河南师范大学积累的《学生档案转移登记表》相关信息数据进行统计分析，得出当前大学毕业生档案传递的特点，希望引起我们高度的关注。
　　1 资料与方法
　　《学生档案转移登记表》是大学毕业生档案传递最基础、原始的记录，是分析了解大学生就业状况的第一手资料。“各种分析都是以数据为基础的，分析的准确性取决于所收集数据的可靠性。”基于数据的可靠性，我们对我校档案馆存档的2002年～2011年10年间《学生档案转移登记表》进行统计，共计185本，其中，2002年10本，2003年13本，2004年、2005年、2006年、2007年、2008年各16本，2009年29本，2010年26本，2011年27本。每个登记本一般100页，部分登记本页数略有增减。每页登记发档数大部分为1份，少量为1份～5份，个别为批量份数，批量发档一般在5月～7月10日时间区间。按年区分，对每个登记本，以每本的页数为单位，从调档种类入手，划分派遣证、考研升本、工作调档函三类确定收档单位，个别转学、证明信调档分别归入考研升本、工作调档函两类，同时，对反馈回执、调档时间、档案自带等相关信息数据逐年统计汇总，并进行分析对比得出结论，以期能揭示当前大学毕业生档案传递的规律及特点。
　　2 数据统计与分析
　　2.1 调档时间工作量分布。根据普通高等学校工作性质、特点以及我国人事调配录用的一般情况，我们将调档时间划分为四个区间，1月～4月为第一区间，5月～7月10日为第二区间，7月中旬～8月为第三区间（暑假期间），9月～12月为第四区间。2002年～2011年，调档时间工作量分布情况具体如表1所示：
　　从表1可知，2002年～2011年调档时间工作量分布呈“马鞍”形，两端低，中间高。1月～4月第一区间，年平均量发档百分比8.2﹪，为最小，主要受寒假、春节、考研等国内重要活动影响；5月～7月10日第二区间，年平均量发档百分比54.8﹪，为最大，占全年发档量半数强，主要受录取研究生调档和政府、社会人事调配录用高峰左右；7月中旬～8月第三区间，尽管是高校处于暑假期间，年平均量发档百分比20﹪，仅次于峰值段，主要受制于录取研究生调档余波及政府、社会人事调配录用工作正常化；9月～12月第四区间，年平均量发档百分比17﹪，小幅回落，仍明显强于第一区间量，主要是政府、社会人事调配录用工作正常开展阶段。
　　2.2 调档种类分布。根据国家文件规定以及传统发档操作规程要求，享有独立人事管辖权的单位才具备接收大学毕业生档案资格，因此，就业报到证和考录研究生调档函是发档的传统种类，收档单位限于地市级以上政府机关人事部门、国家地方大中型二级以上企业的人事主管部门以及高校的研究生招收录取部门。2002年～2011年调档种类分布情况具体如表2所示：
　　从表2所示，2002年～2011年调档种类分布情况呈两个主要趋势，一是报到证和考研调档量百分比呈逐年下滑态势；二是工作调档函调档量百分比呈逐年上升势头，两者呈负相关的关系。前者收档单位是传统的部门，后者是新生代众多收档单位。如，县区政府人事主管部门、县区选聘高校毕业生到村任职工作小组、县区教育局委、人才交流服务中心、武装部、财政局、公安局、工商局、人民武装警察省消防总队、区县农村信用合作联社等部门，他们往往开具调档函提取毕业生档案。调档种类在明显增多，这预示着收档单位正在向多元化、分散化和小型化发展。而2005年是一个明显的分水岭，这与2005年大学生就业趋势发生的转变有异曲同工之妙，即就业方向由大中城市向小城市、县城分布，国有企业、学校和私营企业成为学生最主要选择。这与大学毕业生数量剧增、就业环境日趋严峻和人才需求社会化相吻合。
　　2.3 回执回收率情况。回执回收是大学毕业生档案转移的重要环节，它决定着档案发送质量高低，也标志着档案接收单位对档案转移工作的重视程度。2002年～2011年，回执回收率情况具体如表3所示：
　　
　　从表3可知，2002年～2011年回执回收率显示呈逐年剧烈下滑态势，十年间，由一半快速下降到2.9﹪，到了“名存实亡”的境地。这表明，学生档案转移循环系统的回路正在面临严峻的挑战，就是说，档案发出后，收档方是否收到、收到状况、收到时间，发出方未收到任何信息反馈，判断收档方的收档情况只能“跟着感觉走”，对方只要不再次索要，就应视为收到。
　　2.4 档案传递形式。根据国家文件规定以及传统发档操作规程要求，原则上，档案传递应通过收档单位来人、发档单位专人送达或通过机要交通寄送三种形式传递，不准自带。但是，随着大学生就业形势日趋严峻、社会招录人才效率提速以及机要交通形式自身迟缓现象等综合因素作用，进入21世纪后，档案传递形式发生了微妙变化，档案相对人逐渐介入档案传递工作。我们通过档案相对人自带率来反映传递形式的变化，2002年～2011年自带率情况具体如表4所示：
　　从表4可知，2002年～2011年自带率显示呈逐年强烈上升态势，这表明，学生档案转移不仅仅是依靠报到证、考研调档函通过机要交通的形式，毕业生个人即档案相对人通过调档函要求自带档案趋势明显走强。
　　3 结论与启示
　　首先，大学毕业生档案传递工作量在逐年增大，工作量在暑假前夕达到“峰顶”。高校学生档案管理部门要科学合理调剂分配工作人员，尤其在第二区间应该集中力量打“攻坚战”，保质保量完成调档任务。同时，暑假、寒假也要兼顾毕业生调档工作，调整好心态，合理分配调休，杜绝“空城”现象，完成特殊时间段的工作。
　　其次，调档种类在逐年丰富，收档单位在向多元化、分散化和小型化方向发展。针对这一发展趋势，毕业生手持调档函要求调档的越来越多，我们应从维护毕业生合法权益和保证顺利就业出发，分“轻重缓急”予以区别对待。经核实调档“十万火急”的，完善手续后，毕业生相对人允许自带，同时，告知毕业生自己抓紧办理就业报到证；不是十分紧急的，还是做好说服开导工作，让毕业生办好就业报到证后，通过机要交通邮寄。
　　再次，档案回执回收率逐年下降。发档部门不必大惊小怪，没有必要发催问单索取回执单，如果档案相对人反馈未收到，下查询单即可。解决回执回收率下降问题的根本出路还是需要从软件开发和网络技术革新等方面着手。
　　最后，档案相对人自带档案现象愈演愈烈。我们应该对此有个新的认识，自带是大学毕业生档案传递方式的有益补充，应该允许学生自带。为了做好此项工作，我们应该加以规范引导，减少自带有可能引发的弊端，即确保是学生本人，应有调档函，本人应保证自愿自带责任自负，满足这些条件后，毕业生自带是稳妥的。
　　上述种种现象，正在对既有的大学毕业生档案传递工作理念、体制、方式形成日趋严峻的挑战。这些变化应该引起我们足够的重视。
　　（作者单位：河南师范大学档案馆 来稿日期：2012-06-18）