档案管理制度【浅谈网络背境下如何进行档案管理】

　　摘 要:随着科技技术的发展,传统的档案管理已经不能满足社会的需要,网络档案管理已经越来越受到重视,介绍了实现网络档案管理的对策,为档案管理网络化进行了研究。　　关键词:网络　档案　管理
　　中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2012)05(c)-0233-01
　　档案也要随着网络的发展信息化,是指在国家档案行政管理部门的组织管理下,在这一活动中全方位的利用现代技术,特指网络技术,对档案进行科学化的管理,合理开发和提供利用服务的一个过程。用另一句话来说,档案信息技术化是指档案管理的模式从传统的以面向档案的实物的管理与保存为重点,向以档案的电子化、信息化这种保管形式为全社会进行提借方便为重点进行转变的全过程。在当今,我们国家级的档案信息化建设也有最主要的目的与任务,那就是:所管理的档案在全国档案行政管理部门的一致指挥下,在不同层次的档案部门广泛地使用现代信息技术与网络技术,积极挖掘档案的信息资源,把档案全部上网,以提高档案管理工作效率,最大限度地提高档案信息的利用速度。
　　1 为什么档案工作还处于被动的地位
　　(1)档案数量多,信息又形式各种各样、所跨的年代也大、所包括的内容较多,要想把握好是很困难的。另外,档案工作在人们看来是清闲的活动,所以从事这项工作的人也少,而且还赚别的工作,不是专业人才,他们不了解所藏档案价值是多少,没有潜心地研究,根本就无法为社会开发超前的服务,所以利用率也较底。
　　(2)来翻看档案者是些繁杂的人员,各种各样的需求都有。档案的管理人员把据握来者所翻看的档案有什么用处,所以,也就很难为他找到对口的资料给他们,只是按来者的要求来要什么就找什么,有时候真正有用的东西却被搁置在一边,管理人员没有主动性,把查阅手段简单话了,比较老化,这种老方法已经不能满足现代化的需要,与计算机网络那样快捷、准确、高效化的查阅相比已经远远落后了。
　　(3)档案是有一定的价值的,而过分的强调档案的保密,就会让一些档案封闭起来再也无法实现他的价值。直到现今,档案都有了它的用武之地,慢慢的成来商品开发起来,只有这样,才能体现它的价值,档案有一定的价值,这一点是不用怀疑的,因为,在现今的信息化时代,已经证明了这一点。但是由于人们没有重视它们,所以,对档案发展没有很大的投入,这是客观的制约档案发展工作的重要原因。
　　2 网络档案管理的意义
　　大家知道,在网络环境的档案管理应该是多样化的,而不是像以前那样死板,表现在在管理方法上,趋于智能化,所能顾及的管理范围也进一步扩大,档案管理与知识管理、信息管理更为紧密地融合在一起,体现出相互提高的作用。在以前的档案管理上,侧重于对档案文献特征的描述,但是网络管理则不同,更加重视要档案中所包含的知识单元和信息单元。这样,网络环境下的档案管理就需要一个全新的档案管理人才,需要不断的学习新方法才可以具备这样的条件。那些以信息文献特征为主的档案管理方法是与有着紧密的联系,也是建立在以档案载体的物理联系基础之上。而以网络信息为主要传播方式的档案管理也要与档案信息内容有着密的联系,这种互联网为传播方式的档案管理也可以借鉴其他信息的管理方式,例如:第一种自由文本管理方式,就要有序组织非结构化的档案全文信息,档案全文数据库需要有序的组合与加工处理。第二种主页管理方式,这种管理方式类似于档案全宗的组织方式,将与之相关一个机构或者个人的不同信息集中组织起来,就组成了全宗理论在网络背境下的全新的发展。第三种是超媒体方式,它是节点为最基本的单位,通过链路,把所要管理的档案信息形成一个网状的结构,这样一来就可以从多个视角度浏览和查询很多种媒体所载的全部信息。最后,档案馆的书目数据还可以通过互联网进行即时的交换与传递,这磁做就可以实现了档案在网络上进行联机编目。
　　3 档案信息的网络化实现的途径
　　3.1 及时建立起数字档案馆,把档案管理实现信息化
　　在当今高速发展的时代,要求建立数字档案馆,提高档案的利用率,这是高新技术支持下的数字档案系统,是最新的档案信息组织形式。主要包括以下几点:第一,使用模拟整合技术数字化馆藏的档案;第二,网络接收文件的档案数据,进行自动化地管理;第三,建立大型的数据库,进行字处理,用网络这一电子技术连接不同的档案馆的数字;第四,进行有效的访问数据,做到有效的运用与智能检索;第五,要对这一系统不断的安全维护,做到万无一失。这种把以往老方式的档案管理向数字化的发展,形成数字化档案馆,真正做到了资源共享扩大化,档案的信息化建设对当今有着非常重要的意义,在局域网内实现办公的数字化、自动化,实现真正意义上的档案管理;第六,还要以本地的电子政务建设为主要工程依托,加强电子文件归档管理,要求所有的档案都要无条件的进行数字化管理,把档案的目录信息进行进一步建立,用这种方式来积极地推进档案全文数据库建设,一步一步地实现全文数据的查询,在到资源共建;第七,在广域网内,特别建立档案网站,把各地的馆与馆联系在一起,来达到资源的共享,进一步推进资源共享,真正实现档案信息化数字档案馆。
　　3.2 档案管理部门的网上办公电脑与网络等设备的配置要过硬
　　很多人认为档案管理是可有可无的,用的机率也不是很大,没有必要对所施用网络等配置高档化,认为花了大量的资金也是浪费。有了这样的思想,所以,现阶段档案部门设备比一直处于较为落后的现象,直接影响了其现代化程度的提高。所以,作来档案管理的人员要加强宣传,从思想上认识到档案管理的重要性,从领导与入手,取得社会的支持,从而真正对档案事业的投入力度加强起来。另一种方法就是把档案事业推向市场,让档案这一重要的媒体体现出它的经济价值,把档案信息当作是一种特殊商品进行经营,来提高档案的社会效益和经济效益,无论采取什么样的方式,都是要采取各种各样的方式,来解决档案资金投入不足问题,以便档案界配置先进的管理设备。
　　综上所述,随着信息技术的飞速发展,人们对档案信息有了越来越高的要求,这也对档案工作者提出了更高的要求,要不断探索与学习,在实践中不断完善,才能实现档案信息化,才能有效发挥档案的作用,适应新世纪的挑战。
　　参考文献
　　[1] 黄依莉.谈县级机关档案管理中心的建立[J].中国档案,2006(8).
　　[2] 李海军,王瑾,吴先年.美国档案管理体制及信息化工程建设[J].兰台世界, 2007(18).
　　[3] 徐莹.我国新时期档案管理体制的演进[J].开封大学学报,2005(3).
　　[4] 高永青.中国档案管理体制批判及重构[J].档案管理,2005(6).
　　[5] 肖文建.我国档案管理体制改革的重点、难点探析[J].档案学通讯,2004(2).