【图书馆业务外包探析】 业务外包合同

　　【摘 要】图书馆业务外包已经成为了业界的新热点，它在给图书馆工作和服务带来便利的同时，也同样出现了不少的问题，导致行业内部对于图书馆这一特殊行业的业务外包产生了争议。我们对图书馆业务外包方面不能盲目地推崇，必须理性地看待业务外包，从而有针对性地调整策略，充分发挥业务外包的优势，规避其所带来的风险。本文将分析图书馆业务外包的意义，阐述其外包的主要内容，同时比较其优势和弊端所在，并提出加强业务外包的控制措施。
　　【关键词】图书馆；业务外包；利敝；控制
　　1.图书馆业务外包的概念
　　1.1 业务外包，它是企业对外部优秀的专业化资源，与本单位内部资源进行整合、利用，从而达到节约成本、提高效率、增强核心竞争力的一种经营管理模式。
　　1.2 图书馆业务外包，主要是由于图书馆在人力资源、资金以及采编渠道方面并不占优优势，为了最大程度实现图书馆的服务功能，而将自身非优势业务转交给专业单位来运作，利用其独特的资源来提高图书馆工作的效率，降低成本，并节省精力时间以专注于核心业务，提高服务水平。
　　2.图书馆业务外包的原因
　　2.1 人力资源不足，难以应付日常工作。例如：在珠三角地区图书馆业务外包调查数据中显示，22个有业务外包实践的图书馆中，因为人力不足，无法正常或者顺利开展业务而实行业务外包的有15家。占受访单位的68%，是进行业务外包的最主要原因。
　　2.2 降低工作成本。在目前图书馆界，特别是公共图书馆，资金投入有限，又无赢利手段，如何节约、降低工作成本也是一项重要的课题。通过业务外包，将耗费资源、非核心的（比如：物业管理等）业务交给专业的公司运作，无疑对降低工作成本大有裨益。
　　2.3 相关的专业技术人员缺乏、设备不足。现实工作中，先进技术设备维护、过刊装订等工作专业技术人员相对缺乏、设备不足，也是促使其相关业务进行外包的原因。
　　2.4 加快工作周期、提高工作效率。图书的采购、分编一直是图书馆业务工作的重要部分，新书采购、分编、上架的周期，直接影响到读者的阅读需求。目前，大多数图书馆，特别是中小型图书馆，采编部工作人员严重不足，而随着国家对图书馆事业的重视，采购经费投入逐步增加，这样的矛盾日益突显。通过业务外包，大大缓解了采编人员的工作压力，缩短了工作周期，保证了读者的阅读需求。
　　2.5 提高工作质量、突然增加工作量较大的临时性工作，也是促进部分业务外包的原因。图书馆开展的各种活动的仪式、庆典等要求质量较高的工作，可以通过外包给专业公司执行，即可获得较好的效果。
　　3.图书馆业务外包的范围
　　3.1 采访、编目数据外包。这是在目前图书馆界中应用最多、最具成效的业务外包形式。采编人员按本单位的采购方针提出采购需求或具体书目，由图书商根据需求进行配书，由书商或数据加工商对图书进行贴条码、磁条、书标、盖馆藏章等物理加工和编目数据加工，最后交付图书馆验收。
　　3.2 图书馆物业管理外包。图书馆是一个公共场所，人员较为密集，且流动性较大，场馆内外部的物业管理较为复杂，其后勤物业管理包括消防安全、公共卫生消毒、绿化环境维护建设、空调、机电设备维修、场馆设施维护等等，图书馆将这些繁复的工作交由专门的后勤物业部门去做，将会解放图书馆管理人员，让其更加集中精力投入到图书馆管理工作之中。
　　3.3 典藏流通工作外包。就是将图书馆的书库的上架等专业技术要求不高的整理工作，外包给图书商、图书服务公司、临时工或者可以聘请部分高层次志愿者，以减少馆员的事务性劳动，增加深层次的读者服务。
　　3.4 信息服务外包。由于图书馆工作人员专业素质的局限，一部分依靠自身力量没办法提供的信息服务可以向数据库服务商以及其他专业信息服务机构协议外包。
　　3.5 图书馆网站及相关技术外包。将图书馆网站的建设、维护、更新及部分现代化机器设备外包委托给专业公司代为管理，可以减少对计算机专业技术人员的需要，在人力资源方面，可以释放出更多的图书馆专业技术岗位。
　　4.图书馆业务外包优势
　　4.1 业务外包可以降低成本，提高质量与工作效率。图书馆业务外包大多是通过招标的形式进行，往往是采用性价比较高的承包商，因此，它可以大大降低图书馆的经营成本，节省大量的建设服务费用。并且承包商都具有较为专业的知识及宽广的渠道，其专业化程度较高，可以大大缩短工作周期，比如一个采编部3-5人，年要完成5万种图书的采购、数据加工直至上架流通，大约需要10个月左右的时间，而如果外包给优秀的承包商，依靠它的资源优势可能在1个月之后就全部完成。
　　4.2 节约人力资源，弥补专业人才不足的缺陷。图书馆业务外包，将其部分较为繁复或者专业的业务交由承包商来做，服务商在专业知识方面较为专业，具有丰富的经验，可以为图书馆节约大量的人力和物力。同时可以减轻，图书馆聘请、培养专业技术人才的压力，减少人力资源费用，彻底摆脱人力资源及专业人员不足的瓶颈，促进图书馆的快速发展。
　　4.3 可以减少组织人员冗杂情况，精简工作流程。图书馆将业务进行外包，将对其本身的组织结构及工作流程产生较大影响，尤其是组织机构的调整，可以将资源进行合理利用，减少冗余人员，将合适的人才，送到合适的部门，充分调动图书馆工作人员的工作积极性，简化图书馆工作流程，从而提高工作的效率。
　　4.4 可以使社会资源得到有效地开发。图书馆业务外包将催生一大批具有专业知识的下游企业，而社会中也存在大批可以利用的“闲置”资源，业务外包则将这些资源有效利用起来，并开发新的可利用资源，使社会资源得到合理利用，带动社会经济的不断发展。
　　5.图书馆业务外包的弊端
　　任何的决策都具有两面性，图书馆业务外包也一样，它虽然带来了一定的成效，但是仍然存在一些潜在的问题，对此，我们应该理性看待。
　　5.1 质量控制问题。图书馆部分业务外包专业性较强，对委托方要求较高，尤其是对于一些专业性书籍采购、编目、软件系统、网站设计等，必须要求有专业知识的承包商来完成，而对于其完成质量以及工作质量的检查就成了图书馆方面的重要工作，并且也是经常出现错误的地方。仅就编目数据而言，由于数据制作单位的赢利性质导致其追求加工速度而不可能过分强调数据的准确性，这是其一；另一方面，由于图书采购招标等因素的影响，数据制作单位可能会经常的更换，那么数据制作标准的连贯性就会大打折扣，影响到数据的统一性。