【新形势下行政办公室的管理实践】办公室一般有哪些岗位

　　摘要：办公室的行政管理工作是整个单位正常运行的有力保证。在新形势下，如何提高行政办公室效率、办公室管理实践，是行政部门重点解决的问题，本文就如何加强行政办公室的管理实践。进而提高行政管理办公室的工作效率提出一些建议性的措施和途径。
　　关键词：管理实践 工作效率 办公室 管理职能
　　办公室对于单位来说是一个综合的、负责面广的行政机构。国务院总理温家宝就在中央党校发表了关于办公室等行政改革的重要讲话：“深化行政管理体制改革，推进管理创新，是全面贯彻“三个代表”重要思想的根本要求，是完善社会主义市场经济体制、推进改革开放和现代化建设的重要环节，这是加快政府职能的根本性转变。”而办公室行政管理担负着对整个单位的领导、执行和服务等方面的职能，在单位里起到了承上启下的作用。换句话说就是作为单位的行政管理中枢。结合在办公室长期的日常接待、车辆管理工作，笔者就在新形势下行政办公室的管理实践提一些建议。
　　1 充分认识行政办公室工作的重要地位
　　办公室作为单位的行政中枢，在单位的地位和作用都是无可比拟的。作为办公室的管理人员，了解办公室的作用和所承担的责任是重中之重，特别是要认识在新形势下赋予办公室的新责任，而提高行政管理素质也就成了一种必须。而行政办公室工作的重要地位主要体现在两方面，一方面，办公室是综合性行政机构，掌管单位的日常行政文件、管理、接待等工作，尤其是办公室还承担着车辆管理等工作。大事和小事都是行政办公室的职责，使得办公室成为了单位正常运转的纽带。另一方面，尽管很多时候办公室管理的事务显得琐碎，但对于外来人来说，行政办公室更像是一个对外办公的窗口，而办公室的管理效率和服务态度代表着整个单位的形象。
　　2 正确把握行政办公室的管理职能，加强管理实践
　　从管理办公室的角度来看，办公室的工作人员主要面对的是单位人员、上级、下级和单位外的工作人员，这必须要起到协调各部门，联系上下级、团结单位外人员的重任，而对于办公室的行政管理的职能主要有以下几个作用：
　　2.1 作为上级助手的作用 在办公室里对上级所部属的任务必须要坚定不移地执行，并起到组织人员实施计划，再到与各部门的成员接洽通气的责任。再者也承担着维持正常工作的秩序以及保证任务完成的工作。
　　2.2 计划实施的参谋作用 对于方案的计划和实行都起到辅助作用。这表现在，深入工作的一线，了解各部门对计划的看法和意见再统筹计划向领导汇报以起到参谋的作用。再者，也会根据自己的经历和体会对方案提出建设性意见，这就是在管理行政办公中做好领导参谋作用的表现。
　　2.3 协调各部、维持全局的作用 办公室在管理工作的时候需要负责协同各部门统一，并且维持工作的正常秩序。包括向领导信息的传达以及传达领导的最新指示精神等等。这也是起到协调上下、联系内外、维持全局的中坚作用的。
　　2.4 后勤保障作用 办公室会在日常工作中做一些琐碎的事，这就是一种保障作用的体现。另外有效地协助主管部门的各项工作的按时完成、维护各部门的良好关系，并且促进员工的高昂斗志也是其保障后勤作用的标志体现。
　　3 提高办公室效率、重视管理中的实践的有效措施
　　3.1 行政组织得当是前提 在日常的办公室行政工作中，经常部门之间会出现一些互相推脱责任的现象，这个时候办公室行政人员需要迅速出面来解决矛盾，否则会造成职责部门的办公顺序就一片混乱的局面。特别对于本办公室的主要职能日常接待工作，不能因为组织问题而怠慢了来访者以致损单位的形象。
　　3.2 促进专业素质的提高，加强岗位专业化 在新形势下，知识经济社会的发展，就需要更加高素质的管理人才。所以提高办公室工作人员的办公素质是提高办公效率的有效途径，特别是在日常紧急处理和接待这方面的工作，如何协调各部门人员、接待客户、外来办事人员中都起到关键性作用。
　　3.3 在强化团队的概念的同时要注重建立良好的合作关系 特别对于办公室的接待人员和车辆管理人员来说这一点特别重要。这两项工作并不是独立存在的也需要管理人员的相互合作来完成。只有保证办公室的整体合力才能发挥办公室行政的最大效能。而日常接待工作就是与外来访问或有合作事务的人员建立良好关系的机会。这对于建立单位良好的形象也起到了关键作用。
　　3.4 要加强服务意识 在如今的大形势下，各种纠纷问题层出不穷，这就需要办公室行政人员时刻保持清醒的头脑。而对于车辆管理上也会存在一些矛盾，这就需要我们工作者保持为大众服务的态度，作矛盾的润滑油缓解出现的各种问题，要具有敢于吃苦、乐于奉献的精神。但是在具有服务意识的同时，不能丧失应有的一些原则，这是根本前提。
　　进入二十一世纪，人们总希望以利益的最大化为目标，行政管理也是这样。在政策的决策、实施、信息的传递以及辅助上，就目前而已，我们都还可以做得更好，而在新形势下，办公室的工作已经进入了一个讲究高效率以及实用的新时代，所以积极提高员工素质成为提高办公室效率的必然导向，所以要求员工需要不断学习、不断吸收新知识。可以预见，在新一轮的企事业单位改革中，办公室行政工作的改革会被推到改革浪潮的前沿。
　　参考文献：
　　[1]李晓丹.《大型企业办公室管理创新与实践》.《广东科技》.2011年20卷4期.
　　[2]左朋涛.《高校办公室工作绩效评价方法与实践研究》.《天津大学》.2005.
　　[3]邓华.《办公室研究述评》.《科技创业月刊》.2004年4期.
　　[4]刘蕴璞.《做好新时期办公室行政管理工作的思考》.《现代商贸工业》.2007年3期.
　　作者简介：李珂珂（1977-），女，山东省胶州市人，职称初级,研究方向为办公室行政管理。