【浅析当前基建档案管理存在的问题及对策】档案管理公司

　　中图分类号：G27 文献标识码：A　　摘　要：基建档案是单位进行整体规划和建设管理的重要组成部分，加强基建档案管理意义重大，不可忽视。由于客观条件、人为因素、决策能力等原因，当前基建档案建设工作中不同程度地存在着这样或那样的问题，对此进行仔细分析和综合探讨，从而得出改进这一现状的方法供大家分享，是本文写作的意义所在。此举，定将对服务地方经济和社会发展起到积极的推动作用。
　　关键词：基建档案；管理；问题；对策
　　
　　所谓“基建档案”，指的是“基本建设档案”。一般的解释为：整个单位建设项目从思考、酝酿、规划、决策到建成投产(使用)的全过程中，所形成的所有应该归档保存的文件（含文稿、图表、照片、录音录像、合同等）。而这些文件，将涉及到基建项目的提出背景、讨论、调研、可行性报告、综合评估、研究决定、重点勘测、方案设计、具体施工、竣工验收、试生产(使用)等工作中形成的相关（有载体）文件。基建档案是单位进行基本建设过程的真实历史记录，也是相关工程竣工验收、安全评估、责任倒查等重要物质依据；同时，它也是参与建设人员的劳动成果和智慧结晶，值得重视和谨慎保存。
　　一、基建档案在单位管理中的显著作用
　　前面谈到，基建档案是单位建设活动中所形成的第一手文件材料，这些档案的管理，对相关项目在今后的使用、改建、维修的过程，具有十分重要、不可替代的作用。因而说，不管领导决策、还是具体实施，都要将其摆到重要的位置上来。
　　1．做到“有法可依”。基建档案是以文字、图表、照片、音像等方式记载了单位基本建设的历史、过程和状态。在工作中，相关单位和个人要及时收集基建开工前到竣工交付使用后的各种规划图纸、修改意见、报批文件、施工合同、洽商变更、竣工验收等资料；同时，对交付使用过程中的改扩建、装饰装修、设备安装、试运行等过程进行全程记录、不留记录死角。值得注意的是，一个工程项目的档案资料收集整理是否齐备、是否科学合理，与承办人员的意识、素质、业务水平有很大的关系。笔者认为，必须将基建档案工作纳入日常管理，并给予相应的地位，只有这样，档案工作才能真正做到“有法可依、违法必究”。而这些，是保证基建档案工作程序化、制度化、规范化、标准化、常态化的前提。[1]
　　2．提供“使用依据”。基建档案看似不重要，只是一些文件资料的收集整理，但它涉及到工程的立项、规划、设计、施工、建设等相关单位，有些还包括建设单位的上级组织或其他相连的有关组织和部门，如果相关的单位或组织缺少（缺失）基建档案，对整个工程基建将缺少相应的技术参数，从而影响该建设实体的使用（运用）、改进、改造、装修装饰等。实践表明，基建档案既可以从静态上反映了该建设实体的客观存在，也体现了它的变化和发展进程。只有这样，我们谈基建的合理性、科学性，谈建设百年质量建筑实体才变得有可能。
　　3．服务“今天和明天”。基建档案，可以为单位规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对单位发展和促进地方经济建设发挥着不可忽视的作用。它的存在，为地上、地下交叉工程设计提供周围相互关系和相互要求的基本条件；为历史查证、产权查找、纠纷发生以及科学论证等提供重要依据和基本素材；纵观而言，它不仅服务于今天，更服务于未来。因而，加强基建管理，日益受到各级建设单位决策者、管理者、施工者的亲睐。很多工程建设，涉及到“百年大计”，直接影响子孙后代，因此加强基建档案管理工作意义深远。
　　二、当前单位基建档案管理存在的问题
　　1．资料不齐全。一般来说，基建档案涉及规划方、施工方、建设方、监理方、验收方等多个部门，施工范围广、时间跨度大、程序复杂，要全程跟进很难，这也是导致基建档案难以做到尽善尽美的主要原因。在具体施工中，各相关单位多半只重视工程进度、工程美观、工程交接、工程质量等指标，对“见证”和“说明”工程建设进度的相关文件资料不取证、不收集、不完善、不整理。举个例子说，建设单位在施工过程中，一不小心就会挖断地下相关管道、线路，这些后果的造成，不是技术人员业务不过硬，而是没有健全的基建档案资料可借鉴、可参考造成的。
　　2. 缺乏政策性指导 。近年来，我国经济发展迅速，社会主义市场经济体制的逐步建立，特别是“西部大开发”和我省实施“工业强省”以来，国家许多重点工程项目纷纷落地。大家只要仔细观察就会发现，这些工程在投资、规划、管理、建设、施工等方面有明显特征，那就是尽量避免出现重复施工、交叉建设，从而节省建设成本、节约施工时间、提升工作成效。在每次大型工程施工过程中，都给我们一次新的尝试、一次新的思考、一次新的学习，对我们今后的基建档案管理提供了很好的经验，对出现的新问题就迎刃而解了。
　　3．数据缺乏准确性。在施工过程中，突然出现设计或施工变更，但由于种种原因没有及时将这些变更的数据体现在相关资料中，就不能真实反映基建的全过程，就有可能造成竣工验收无法完成，或者数据出现缺失、误差，为工程的使用造成不利影响。要避免此情况发生，就要求档案管理人员除了熟识档案知识外，还要对工程项目建设技术知识有一定的了解，否则是“外行管理内行”，或者说“外行记录内行”，这些都是不可取的。
　　三、基建档案管理存在问题及对策建议
　　1．提供强有力制度保障。[2]在制定本单位或本部门的规划、规定、规范、实施细则等规章制度的同时，要将基建档案管理工作制度纳入目标考核之中。具体来说，在与相关单位签订施工合同时，要把项目基建档案工作要求附在合同中进行说明和重点标注，这样，可以使施工单位明确基建档案建设的重要性和如何操作，从而克服了管理工作的无章可循、无据可依的现象发生，使单位的基建档案实现规范化、日常化、常态化.。做好基建档案工作“三同步”管理“三同步”是国家对基建档案管理提出的基本要求，所以，在建工程一开始我们就要将基建档案工作及时跟进，重点收集、全面把握，并分门别类的进行积累、整理、审编。待到工程竣工验收时，方能提交一整套完整、规范、合格的基建档案配合验收。
　　2．加强人员业务培训。作为基建档案领导和具体管理部门，从上至下要充分认识到人才对于基建档案工作的重要意义。而这究竟如何去做呢？笔者认为，要加强对基建档案人员的业务培训，举办相关业务竞赛和评比，从政治素质、业务素质、文化素质、服务意识来进行综合考量，形成“创先争优”的良好氛围。从长远来看，必须从根本上培养基建档案人员的良好工作态度和作风，培养其对工作要有很高的使命感和责任心，只有这样，他们才能够找准工作定位、明确工作方向，才能真正成为一名现代化、复合型的基建档案管理人才。
　　从上面论述中我们知道，建设工程关系“百年大计”，关系到子孙后代，关系到国家的发展和社会的进步，加强基建档案资料的科学管理至关重要、马虎不得。与此同时，我们要随着时间的推移不断开拓创新、强化服务、提升效率、改进方法，主动参与到单位的基建档案的管理中来，将基建档案管理推上一个新台阶。
　　参考文献：
　　[1] 顾晔.基建档案工作探析.医院管理，2006；3:39-41.
　　[2] 傅毅.高校基建档案管理应与工程建设进程同步[J].经验交流, 2005(7):