浅谈基层档案室安全保管工作_档案室的钥匙法人可以保管吗

　　【摘 要】档案的安全是档案工作的重中之重,档案安全得不到保障,其它工作就无从谈起,如何更有效地保证档案的安全,严防各种事故的发生。笔者通过本文阐述基层档案室安全保管措施工作。
　　【关键词】安全管理工作；档案人员；档案工作；档案安全
　　档案安全保管工作是档案管理工作中最为重要的日常工作之一，它对于保护档案、延长档案的自然寿命和保护档案安全有着重要的意义。近几年来，通过档案管理目标考评和等级认定工作，基层档案室在档案的收集、整理、编目和提供利用等方面大有改观。但是，在档案安全保管工作中还存在一些不容忽视的问题，现就较为普遍的几个问题谈点粗浅的认识。
　　一、充分认识档案安全保管工作的重要性
　　档案工作自古以来一直强调档案的安全保管。从周代的天府、宋代的架阁库到明代的皇史宬，无不追求库房建筑的坚固耐久、防水防潮。在长期的历史积淀中，发展出一系列先进、实用的纸质档案保护技术，如档案用纸要求、虫害防治技术、装裱修复工艺、晾晒防潮方法、分库保护体系、库房构建技术等。这些档案保护思想和保护技术无不体现古代档案人对档案安全的重视。
　　新中国成立以后，特别是改革开放以来，国家对档案安全保管非常重视，在档案法规、地方规章中都有明确的规定。《档案法》将“有效地保护和利用档案作为立法目标”（第一条）；明确规定“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务”（第三条）；并将“维护档案完整与安全作为档案工作的原则要求”（第五条）；在《档案法》的25条实则中，涉及档案保护与安全的条款就多达13条。近十年内，国家档案局针对档案安全专门颁发的通知、文令就有近20条之多，内容涉及汛期档案安全、灾后档案保护、档案防火、档案数据安全管理、重点档案抢救等方面。2010年，国家档案局在2008年提出“两个体系”建设的主导思想的基础上，又进一步提出了“确保档案安全保密的档案安全体系建设”的新任务，档案安全体系建设由此上升到关于社会稳定、经济安全、档案事业可持续发展的国家战略，建设完善、坚固、高效的档案安全体系，无疑是档案事业发展中要着力完成的紧迫任务。
　　基层档案室是最基层的组织机构和集中保管档案的重要基地，是国家档案事业的基础。档案室虽然不是档案的最终归宿地，但档案在移交进档案馆之前一般要在各单位档案室保存10-20年，这段时间如果保管不当，将会直接影响进馆档案的保管寿命，加重档案馆的防治任务。因此，做好档案室的安全保管工作，对于维护档案的完整与安全，延长档案的使用寿命具有十分重要的意义。
　　二、正视档案安全保管现状及原因
　　从近几年各地档案安全事故看，许多档案室还存在大大小小、这方面或那方面的安全漏洞。例如：有的门窗不防盗、灭火器年久失效、库房漏水、档案库房被挤占，装具不足，不能统一保管档案；有的档案生虫、发霉、破损档案未得到及时修复，对档案安全造成威胁；有的档案原件在利用中被利用者窃取，有的档案遗失或者被乱放，造成档案下落不明；有的档案长期被管理者借出库房，放在自已的办公室，脱离管理和监督；有的档案虽然有了各种复制件，但仍以原件提供利用，加剧档案损坏。
　　分析上述存在的问题，我认为主要原因有：
　　１.安全保管意识不强。导致很多基层单位普遍存在档案工作不能与其他工作同步规划同步发展，影响安全保管工作的开展；部分单位档案人员对做好档案安全保管工作的重要性认识不足，存在偏见。认为档案室的工作只要能及时把档案收集、整理好，利用时能及时查出就行了；认为档案在档案室的保存时间短，不会损坏，没有必要专门搞档案安全保管工作。
　　２.领导重视、支持不够。导致安全保管工作中必需的资金、设备、库房没有解决，档案人员心有余而力不足；有的单位档案室没有配备档案人员，或人员配套少，而且很不固定，变动频繁，接任的档案人员不了解档案安全保管工作，有的刚刚熟悉了档案安全保管工作又被调走，给档案安全保管工作造成很大困难。
　　３.管理制度落不到位。在档案工作目标考评中，各单位都建立了一整套档案管理制度，包括档案安全管理制度。但在档案工作实践中，很多单位都没有严格执行。如对温湿度的控制调节，能坚持天天观察、记录、控制或调节温湿度的很少，有的只是在高温高湿季节才采取措施，有的是在目标考评前突击记录，还有的干脆不做。在调节档案库房温湿度时，有的利用空调降温或去湿机去湿时，不是发现问题随时开机，温湿度适应立即停机，而是盲目地几天才开一次机，而一开就是几小时，使库房内的温湿度急剧变化，不利于档案寿命的延长；还有的在进行自然通风时，不是认真分析库房内外温湿度情况，按照四条原则来判断能否进行通风，而是单凭管理人员感觉办事；有的单位没有按时投放杀虫去霉药物；有的单位档案库房内存有其它物品，成为杂物室，库房环境卫生差，长时间没有打扫卫生，灰尘多，库房不清洁，直接影响了档案的安全。
　　三、改善档案安全保管的措施
　　要想解决目前存在的问题，切实把档案安全保管工作做好，必须做好以下三个方面的工作。
　　１.加强档案库房安全保管。要把档案安全要求贯穿于档案保管工作。首先是取得单位领导的重视和支持。做好档案安全保管工作离不了人、财、物的投入，档案室不可能象综合档案馆那样取得国家和地方财政的支持，档案安全保管的全部经费均来自于单位内部的预算开支，因此，档案室要做好档案安全保管工作，其前提和关键就在于取得单位领导的重视和支持。只有领导对档案工作的认识提高了，意识到档案安全保管的重要性和紧迫性，档案安全保管所需的人、财、物自然就有了保障。其次是强化档案库房的环境控制，创造良好的保存环境，延长档案的自然寿命。要按照国家制定的各种保护技术标准和档案安全保管的具体要求，始终保证库房的温湿度符合国家标准，保证库房洁净无尘，使用符合要求的光源，特殊库房的电磁辐射要控制在安全标准以下等。
　　２.确保档案利用安全。《政府信息公开条例》的颁布实施，激发了公众查阅档案信息的意识和热情。但档案信息不同于一般的信息，其中有相当部分包含着政治、经济、科技、军事等方面的敏感内容，可能涉及国家机密，这些档案信息一旦泄密或被非法窃取，将威胁到国家安全，后果不勘设想。因此，必须严格鉴定，分类划控，在法律和政策的框架下限制性开放。未经审核审批或经审核审批不符合要求的档案，特别是有损国家安全和利益以及民族团结、公民权益的档案一律不对外公开。一时不能确定是否适宜公开的档案，应暂缓公开。要按照“科学管理、规范程序、严格审批”的原则，规范档案查阅程序，严格档案查阅管理。要按照有关规定对查阅场所进行全程监控，及时发现、制止擅自复印、翻拍、损坏甚至盗窃档案的行为，查阅者归还档案时应逐卷认真清点，确保档案完好无损。
　　３.强化监督管理。要完善档案的定期清点和检查。档案人员变动时，要办理交接手续，对室存档案进行清点交接。档案室要定期组织人员对档案保管状况进行全面检查，并作纪录，发现问题时，如档案霉变、虫蛀等现象、档案的调出和归还没有履行手续、有长期使用未归还的案卷等，要及时向领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。要把档案安全保管工作作为一项重要工作去检查、督促、指导。档案行政管理部门对基层档案室的考评验收及平时检查指导工作时，工作要细，不仅要听取汇报，还要深入档案库房逐项进行查看核实，发现问题及时提出解决办法或建议。要定期开展档案人员持证上岗培训，严格档案人员持证上岗制度；要不定期举办一些水平较高的、带有一定研究性和前沿性的关于档案安全保管的继续教育培训班、研讨班，以不断更新档案人员知识、提高档案人员安全保管的业务能力。
　　总之，基层档案室的安全保管工作是一项细致而又艰巨的任务，档案人员应加强责任心，并因地制宜，采取一切可以使用并行之有效的办法，使档案得到安全保管。正如国家档案局杨冬权局长在全国档案安全体系建设工作会议讲话中指出的“档案安全，始终是档案工作的生命线和底线，是档案部门的基本任务和第一要务。确保档案安全，是党和人民对档案工作者的基本要求，是档案工作者的基本职责和天大责任。对档案部门、档案工作者来说，安全永远第一，安全重于泰山，安全高于一切；确保档案安全是本职、是天职、是称职，不抓档案安全是失职、是渎职、是不尽责，抓不好档案安全是不称职，要负全责，要免职、撤职。”