【商务信函写作中的语境化策略】商务英语写作范文

　　摘 要： 语境一直是语用学中的一个研究热点，在写作中语境对确定词汇和句子乃至整个文章的篇章都有很大的影响，本文根据语用学中语境的一些基本原理，结合商务英语的词法和句法及其特征，对商务英语写作语境化问题进行了探讨，旨在帮助学生或者从事商务工作的人员在商务信函写作过程中实现准确化和标准化。
　　关键词： 语境 商务信函写作 语境化策略
　　在商务英语写作教学中老师常常遇到这样的情况：一些较为容易的片段并不含任何生词，学生却总是用词不准，语句也写得不够通顺流畅。有的老师在商务英语教学中采取语法分析和释义的教学方法，但收效甚微。笔者根据语用学中关于语境的一些基本原理，探讨一种新的商务英语写作策略：商务英语写作语境化，就是把要写文章的片段放到学生熟悉的语境中，这种方法可以有效地帮助学生解决商务英语写作中的疑难，提高在写作过程中用词的准确度，增强写作能力。
　　一、语境的基本理论及其与商务信函写作的关系
　　语境学说是20世纪60年代伦敦功能学派代表人物弗斯（J.R.Firth）在采用人类学家马林诺夫斯基（Malinowski）的研究成果的基础上发展起来的。（刘明东，2001）Brown &.Yule（1983）将语境定义为“语言使用的环境”。通俗地讲，使话语产生含意的情况就是语境。语境（context）作为语用学中的一个重大理论，在语用学中对意义的认知起着极为重要的作用，因为语言总是在一定的交际环境中使用的，因此，分析语言现象，必须把它和它所依赖的语境联系起来，离开一定的语境，把一个语言片段孤立起来分析，就难以确定这个语言片段的结构和意义。例如，商务英语中常常出现的reference在不同的语言环境中其意义也就不同，它究竟是什么意思则必须借助其所处的语境（本文主要指上下文的关联）。下面我们来看几个例子：（1）We named your bank as a reference for our credit investigation.（2）Our new designs will be sent to you for reference.（3）With reference to your enquiry of 6th January，I am glad to inform you that ...（4）Reference is made to our letter dated 8th March ，19...（5）We thank you for your letter of September 5，reference No.5678.（甘鸿2004）以上每个句子中都有一个reference，但由于该词处于不同的语境，其意义就完全不同了，例（1）的意思是“证明人”，例（2）的意思是“参考”，例（3）为“关于”，例（4）为“实例的引用”，而例（5）是“编号”。由此可见英语单词置于不同的语境中，其意义会发生质的变化。在这里语境的界定就是：一个生词或短语在毗邻单词、短语、句子或者段落经常可以用来规定目标语词或短语的意思（陆巧玲，2001）。语境在语言交际过程中起着对形式意义的依托和作用，也就是说语言形式所表达的意义必须依赖于它所使用的语境才能得以确定，语境反过来限制了对所要表达的意义的语言形式的选择。商务英语的文体结构及一些词由来已久，其结构和词是从事商务和外贸的人在长期的实践中约定俗成的，在商务英语写作过程中，这些结构和词仍然发挥着独特的作用，因此，对于商务英语结构和词与句子的语境处理，是商务英语学习者必须解决的一大难题。
　　二、商务英语写作的语境化问题
　　在写作过程中如何把握好语境仍然是值得探讨的问题，就商务英语写作语境化问题而言，首先必须了解为什么学生在商务英语写作中知道单词和词组而又无法写好一个句子和文章的原因，问题的答案就是学生不理解由句子和语境之间的关系所决定的话语含义，他们常常采取语法分析和释义的办法，去死套商务英语的句子结构，这种方法没有抓住问题的症结，他们不知道怎样把句子与“情景语境”（context of situation.halliday，1978）联系起来，仅用掌握的语法知识行文。商务英语因其内容涉及经济、贸易、法律等各个方面，专业性很强，所涉及的词汇也很特别，有古语词、外来词、专业术语词等，在写作过程中如果不了解商务方面的基本知识及商务环境（语境）是不能写出符合标准的句子或者文章出来的。所以，在商务英语写作过程中将文字和材料置于语境中，对行文的成功与否是十分重要的，下面我们用例子说明。
　　例1；Thank you for your inquiry of Nov.10th.We are pleased to quote you as follows:
　　100 men’s cotton shirts medium @US ＄10
　　100 men’s cotton shirts small @ US ＄8.50
　　Net CIF San Francisco
　　Terms：by L/C at sight
　　Shipment：Within one month of receiving the L/C
　　This quotation is subject to our final confirmation we look forward to your immediate order.
　　以上是一封简洁而又清晰的英语报价信，全文的语境中心点是报价，在这种特殊的语境中，有关与报价的词汇、数据和短语就成了这篇文章的关键，因此，针对该文的写作，学生只要掌握inquiry，quoto，cotton shirts，medium，small及词组be subject to和final conformation就可行文了，在这一特定的语境中，把握好语境中的关键词，就不会出现写作错误。有时语境的时间段对商务信函的写作是否明朗也起着十分重要的作用，我们再来看一个例子。例2：We have received your letter and have been informed of what you stated.Now our quotations are on the attached sheet and we wish that you should make your decision as soon as possible.这是一封回信的开头，显然是买卖双方交际的持续，作者以为对方了解交谈的主题，因而省略了“have been informed”的内容，这样，文章客观上为对方设置了交际障碍，使对方处于一种模糊的语境中。在外贸交际过程中，从事外贸业务的人们每天都要处理大量各种文件和信函，对每一次交际内容无法显现，有时需要查档案加以确定。为了给对方提供方便，提高工作效率，也为了达到交际所需的详细程度，在行文中应该告知对方来信的日期、主题，因此，在商务英语写作中，常常出现“贵方几月几号的来信”或者“贵方几月几号编号为XX的来信”，以便对方查阅，这就是美国人所说的“You attitude”（站在对方的立场），那么，就例2而言，文章可以修改为：We have received your letter of Jan 5th and known that you wanted to purchase 100 dozen women’s woolen sweaters.You will find out attached quotation for women’s woolen sweaters reasonable and we look forward to your early order.从以上的例子可以看出，语境对商务英语写作起着十分重要的作用，要写好一篇好的商务信函，确立语境的中心十分必要。目前学生不能写好一篇好的商务信函，除了没有扎实的商务基础知识外，不能对商务写作语境的确立也是一个重要原因。