【完善企业档案资源归档管理机制的实践与思考】 归档日志机制

　　摘要：随着网络技术及办公自动化的飞速发展，企业档案资源形成主体多元化、来源分散化、种类和形式多样化，给档案归档管理提出更高要求，越来越受到人们关注。近年来，笔者所在企业尽管已加强对档案资源体系的建设和管理，建立档案评价体系，但在新形势下，企业档案工作如何适应当前现代化管理需要，如何完善档案资源归档管理机制是企业档案管理的研究方向。本文结合工作实践，就企业的档案资源归档管理机制进行简要分析和探讨。
　　关键词：企业；档案资源；机制
　　随着科技社会的进步和网络技术的发展，现代企业已实现无纸化办公。企业网络平台的各个业务操作系统无疑成了无纸化办公的重要支撑。在这些业务操作系统里会产生大量的档案资源，如何将这些种类繁多、形式多样的档案资源进行收集、整理、归档？运用何种手段进行整合？是每一位企业档案工作者所要思考的问题。档案是社会精神及物质文明建设的重要依据，是人类工作和研究的珍贵资料，是人类智慧的结晶。因此，建立并完善适应企业档案资源管理的归档机制显得非常重要。
　　一、企业档案资源的种类和形成规律
　　企业档案资源是随企业的发展而不断变化的，其种类也是在企业生产经营过程中所产生的，目前，企业档案资源的种类主要包括：文书档案、合同档案、职工档案、工程项目档案、人事档案、财会档案、声像档案、实物档案以及与其相对应的电子档案。档案资源的形成有它特有的规律性，我们可以从它的来源、结构和范围来了解。
　　首先看档案资源的来源。在企业的经营管理过程中，在机关不同的部门由不同的岗位工作人员之间会形成各种资料，有益于保存的也就是我们常说的档案资料，我们平时通过接收、征集、复制等方法来整理。档案的来源随着社会发展变化也在不断变化着，它的变化主要表现在两个地方：一者，档案的来源随着科技进步和网络技术的发达，不再仅仅是以往的单纯的接收，现今还可以通过征集和复制等形式实现；二者，档案的来源从单一手段演变成多种手段，我们要用动态的、全面的的方法去对待档案的不同来源，要采取多样的手段，尽量运用规律去处理这些来源经常变动，具有不稳定性、零散性的档案资料。
　　其次看档案资源结构。档案在构成过程其资源种类的分布情况称之为结构。从古代的甲骨档案到以纸张为载体的纸质档案，再到而今纸质与电子并存的档案，这是档案的形成过程，同时也是档案结构的发展历程，它标志着档案的发展是从简单迈向复杂、从单一迈向丰富，这样的结果演变和发展规律，对档案工作者也提出了新的要求，要求档案员不仅要顺应规律的做好档案工作，还要与时俱进的掌握好各种方式、方法和手段了解和熟悉新的档案管理业务。
　　再则看档案的范围，从横向来说，档案的范围将随着社会的不断发展，物质和精神生活的丰富，社会分工的细化而变得越来越宽泛。从纵向来说，虽然各类档案都有各自不同的档案保管机构和相关的责任部门，但是却随着新的分支出现以及社会分工的细化而不断互相渗透和交叉。这横向和纵向的变化导致档案范围也开始不断扩张和深入，随着新技术的出现，附着在了不同的载体之上。
　　二、现行档案资源管理归档机制存在的主要问题
　　在企业生产与经营管理及项目建设当中，档案资源的重要性日渐突出，档案资源管理归档机制在一定程度上决定着企业档案管理水平。但是，在平常工作实践中，档案资源管理归档机制依然有不少问题，主要呈现在以下三个方面：
　　（一）档案资源归档管理机制相对滞后
　　档案资源归档管理机制滞后造成档案资源的归集不全，利用价值不大。档案对于任何企业都是一笔丰富而又有价值的财富，其重要程度也是不言而喻。企业的档案资源来源于OA办公自动化系统，来源于各部门日常经营管理中产生的文件资料和基建工程项目活动中产生的文件、电子、声像等资料数据。其涉及面宽而广，稍有不慎则造成档案资源的缺失和归集不全。就拿OA办公自动化系统来讲，文件经过主办人办理环节需要将办理件最终上报相关资料数据以附件的方式上传至OA办公自动化系统中去，这是档案资源采集的方式之一，但在实际操作和运用当中，企业员工即文件主办人就忽视这一点，往往不挂入附件就直接返回部门负责人作办结处理，给档案人员归档工作带来了很大不便，最终造成归档数据资料的不完整，参考价值不大的问题。一系列的联锁反应归根结底在于档案资源管理机制滞后，给企业员工带来误识，认为电子化的数据都不是档案，并且是自己形成的资料只要自己知晓就行了，没有必要上传到OA办公平台共享给大家看。这就要求档案工作者要有档案资源归档机制创新理念。
　　（二）档案资源管理归档制度不健全
　　档案资源管理归档制度不健全，归档范围责任主体不明确造成企业档案管理水平落后。近两年，笔者参与了上级单位组织的档案工作评价服务检查，发现档案管理水平落后的单位均存在档案资源管理归档制度不全，归档范围责任主体不明等问题。其档案管理制度和归档范围均是早5年前甚至10年前制订的，早已不适应当前档案管理归档需要。究其原因，均属观念性不强所为。档案人员普遍认为，档案制度、整理规则和归档范围一旦发生变化则造成单位档案全宗及其档号规则的无连续性，由于上级单位没有硬性要求整改，则保持原来的编制规则为好。反之，如果一发生变动，则给档案人员增加很大的工作量和整改压力，同时也带来了不少的麻烦，又因近些年精减编制和人员等因素，造成企业屈指可数的档案人员力不从心。
　　（三）档案资源整合不力和档案系统网络化运用面不广
　　档案资源整合不力和档案系统网络化运用面不广造成档案资源管理归档形式的单一化。当今迅猛发展的科技信息时代，企业自动化、数字化、网络化办公已渗透入企业生产经营管理的各个环节。目前，笔者企业各业务板块的应用系统有：OA系统、ERP系统、零售便利店系统、零售电子账表系统、IC卡零售管理系统、业务公开系统、人事培训TS系统 、合同管理系统、BW系统、档案管理系统等，如何把各个业务系统的档案资源整合并入档案管理系统，建立无缝链接加以整理、保存和利用，是摆在我们面前的一大难题。另外，档案系统网络化运用面狭小，限制了归档形式的单一性。