【企业档案管理措施及创新之我见】思修课教学创新之我见

　　[关键词]企业档案；管理；创新　　企业要建立现代企业制度，对档案工作是一种挑战，也是一种机遇。企业档案工作者都要抓住机遇，勇敢地面对挑战，积极寻找为企业服务的新途径、新方法，不断发展企业档案管理工作，为企业的经济发展发挥应有的作用。
　　一、要深刻认识加强企业档案管理的意义与现状
　　企业档案是企业的宝贵财富，它的重要性主要体现在以下三个方面：一是维护企业经济利益和合法权益。因档案真实记录着企业各项活动，在处理是非和各种纠纷中，档案是最有说服力的证据。二是维护企业历史真实面貌。档案是在企业发展中积累和形成的，是企业历史的真实记录，它见证了企业的昨天和今天，是后人了解过去的最重要途径。三是提高企业管理水平。企业领导在作出某项决策前，都要查阅大量的资料，从中找出决策的依据；企业总结工作、制订计划；处理问题时，也需要了解情况和熟悉政策；正确指挥生产经营，更要靠有关的经济法规、统计数字和市场信息。而这些文件和资料很多都保存在档案里。它是企业各级管理干部加强企业管理的重要参谋。
　　当前企业档案管理存在着不少不尽如人意的地方。首先是企业领导不重视，档案管理投入不足，如档案室往往是企业里办公环境最差的位置；专(兼)职档案管理干部由于人员流动频繁，业务不熟悉；档案管理手段和工具跟不上时代需要，档案的开发利用尚待大力发掘；档案管理制度执行力度差等问题。这与企业发展的需要和档案管理的现代化总体要求形成较大差距。
　　二、加强企业档案管理的措施，不断促进档案管理升级
　　1.加强档案室硬件建设。从长远目标考虑，宜建立具有一定承压能力的专业化档案室，配备专业性强、自动化程度高的档案柜组。应将现有档案室里的档案和文印分墙隔开，清除非档案物品，做到档案室专用；购买必要的书柜书架，专存图书，实行档案、图书一体化管理；购买一批档案柜、照片档案盒、卷皮、全引目录皮表、案卷目录皮表、案卷题名皮表，为整理档案提供方便；还要购买必要的防暑、防湿、防鼠、防盗设备，确保档案安全。
　　2.明确归档制度。企业的档案属于企业所有，企业工作人员都有建立档案、保护档案的义务，不得裁留档案。行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度一年归档一次，要在次年的第一季度前归档。产品开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后15日内归档。会计核算类文件由财会部门整理归档，保管一年后向档案室移交。企业人员因公外出学习、考察、开会获得的文件材料，要在会议结束后10天内向档案室移交。对制度的执行情况，档案员要跟踪督办，相关部门和人员要积极配合。
　　3．不断丰富档案内容。在规范行政档案、人事档案、财务档案的基础上，要不断丰富新的档案内容，逐步建立起经营客户档案、科研技术档案、知识产权档案等涉及企业生存和发展的核心信息资源，使档案工作范围不断拓宽。
　　4．增强档案的利用功能。档案的目的在于利用。要充分利用档案的资源优势，及时为企业生产、经营、管理、技改、研发以及改革、对外交往提供直接参考服务；要因地制宜利用资料编辑一些资料册、图片展，宣传企业文化，方便业务操作。
　　5．稳定档案工作队伍。档案管理是一门专业性强的业务，是一门科学，做好档案管理，主要在于档案专业人才。要从企业长远发展出发，有意识地培养一批档案专兼职人才，逐步提高档案专业人才的待遇，使专业人才能长期扎根，为企业服务。要教育和引导档案人才热爱档案工作，为档案工作献青春。
　　三、积极探索企业档案管理工作的创新方法和理念
　　1.管理的创新。信息化时代，计算机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等各种因素，都会造成计算机系统的破坏，导致存储数据被破坏或完全丢失。因此，在信息时代文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要内容。信息安全管理主要通过对信息本身与信息工作人员实施管理两个方面来理解。
　　⑴信息管理。在信息时代，文件信息管理除文件内容之外，更多的是梳理、提炼出机构文件处理流程，将文件处理过程的具体工作环节、内容，纳入工作流程，并对产生的文件信息实施统一管理。
　　⑵信息工作人员管理。信息时代，文件与档案工作人员接触到的信息更加频繁和密集，其中包括企业的核心数据信息。因此，加强对信息工作人员的管理，是非常现实和必要的。具体做法主要有：建立并提供管理政策，明确职责，各尽其责；策划并提供应急措施、保护方案，定期进行信息安全检查，提高人员对安全事故的应急反应；经常对相关人员进行安全教育和宣传；经常开展业务培训，提高人员综合素质，尽量避免误操作等安全隐患；建立严格的权限管理机制；规范信息数据的转移、加工程序，提出数据校验模型，加强人员的管理。
　　2．制度的创新。如何保证信息系统在应用过程中，能适应不同阶段、不同性质用户的需求，以发挥其最大效能；如何规范地应用、开发信息系统，以获得最好的效果，靠的是企业提供的良好管理政策。在信息化时代，文件与档案管理制度的建设与办公业务管理、信息化管理是密不可分的。从保证信息系统的规范应用、合理开发、信息安全等方面综合考虑，企业需要在行政规章、业务规范、技术规则等几个层面，组织信息部门、业务部门，共同建立起企业级信息管理的标准规范体系。
　　3．服务的创新。信息化时代，档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。创新之首，即树立信息服务的理念。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此，档案工作人员首先要树立信息服务的理念。
　　在信息服务方式上，有必要为用户建立专门的信息利用平台，将信息过滤掉一些档案管理属性，使用户能简约、快速地获取所需信息。使用户在共享信息的同时，体会到档案服务工作人性化、主动性的宗旨，缩短了用户与档案工作的距离；还可以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务。
　　企业的档案管理是企业管理的一个重要组成部分，是企业管理必不可少的基础管理下作。要科学管理就必须以企业的各种档案材料为基础，制订出适应本企业发展需要的管理制度、工作标准。因此，重视加强和创新企业档案管理工作已经成为衡量企业管理水平的重要一环和必然趋势。□
　　（编辑/穆杨）