公办学校 独立学院工作 博士 [独立学院办公室工作浅析]

　　［摘　要］　独立学院办公室既有高校办公室的共性，又有自身特点，独立学院办公室是学院的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心、指挥中心，要做好办公室工作，就必须树立五个意识：大局意识、责任意识、服务意识、参谋意识、协调意识。
　　［关键词］　独立学院；办公室工作；五个意识
　　［作者简介］　黄贵森，广西民族大学相思湖学院办公室主任，研究方向：行政管理，广西　南宁，530008
　　［中图分类号］ G47 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1007-7723（2012）05-0100-0003
　　独立学院是对我国高等教育的探索与创新，是按照新机制、新模式开展独立运作的教育机构，其既与普通高等学校有相通之处，同时又具有自身的特点。独立学院作为高等教育的有力补充，同样具有培养人才、科学研究、服务社会这些基础功能，但与普通高校机构设置不同，独立学院虽然职能齐全但机构精简，人员精干。因此，独立学院办公室作为整个学院的中枢机构，可以说比普通高校的办公室工作更为繁杂，责任更为重大。
　　一、独立学院办公室的职能
　　独立学院办公室作为学校的综合办事与服务机构，是沟通上下的桥梁，是协调左右的纽带，是联系各方的中枢。肩负着参与决策、管理事务、督查落实、协调左右的重要职能。具体负责文件处理、会议组织、协调督办、信息处理、机要保密、对外联络、组织重大活动、综合服务等工作。另外，根据下设机构的不同还兼有其他职能，比如下设人事科，则还要负责人事招聘、工资与福利管理、职称评定和聘用等人事方面的工作。
　　二、独立学院办公室的特点
　　都说独立学院办公室是“无管部”，就是无论什么工作，都要管，都可以管。现在全国绝大多少独立学院的办公室是党政联合办公，既要负责行政方面的文秘、政务等日常工作，又要负责党务方面的党建、组织、宣传、工会、计生等工作，甚至还挂靠着人事、档案、车队等独立开展的工作。除了基础部门，其他没有设立机构的工作在办公室都有一席之地，俗称“大办公”。因此，独立学院办公室的特点有：
　　（一）信息汇集，是学校信息中心
　　办公室工作繁杂，信息量大，上级传达各种政策、召开各类会议，领导对学院的发展规划、各类文件的上报下发，都会经过办公室，这些工作中蕴含了巨大的信息，可以说办公室是信息集散地，每天都有不同的信息汇集到办公室，经过办公室整理、领导审批，又有大量的信息从办公室发散出去。
　　（二）待人接物，是学校的服务中心
　　办公室作为综合办事部门，重要的职责之一就是做好服务工作。服务工作的内容包括为领导服务、为部门服务、为师生服务。为领导服务是指为领导的工作服务，当好领导工作的参谋、助手。为部门服务主要是指为各职能部门提供咨询、协调服务，做好部门间工作的协调、处理、督办。为师生服务主要是指为广大的老师和学生的工作和生活服务，做好师生的办事员、信访员。
　　（三）参与决策，是学校的参谋中心
　　办公室与其他部门的最大不同在于可以直接为领导决策提供参谋。办公室不仅要执行上级政策、文件和有关会议精神，还必须根据领导的指示，在制订学校中长期规划和党政工作要点、制订管理规章制度、打造良好的校园环境等方面提出可行建议。同时，推进管理的制度化、程序化和规范化，提高学校的整体管理水平。
　　（四）传达联动，是学校运转中心
　　办公室承担着协调内外、联系左右、沟通上下的任务。可以说办公室就像一个“水车”，不断把事情接收进来，又不断把经过处理的事情分发出去。对领导的指示和批示的文件，办公室必须及时落实负责部门和负责人，定期跟踪办理情况，并向领导汇报进程或者结果；对于各类公文如请示、报告，办公室要及时提交给领导，根据领导批示交由相关部门办理，并回复处理结果。
　　（五）引领指导，是学校的指挥中心
　　办公室的一个重要作用就是指挥和引导各部门，根据学校的长远规划和工作要点，指挥学院各部门某一段时间的走向和进程，就像人体的大脑，指挥整个身体各个器官的运转。
　　三、做好办公室的工作，应该树立五个意识
　　学院办公室不仅是学校各项工作的枢纽，也是学校工作的门面、窗口，办公室工作水平和效率的高低，直接影响到学院整体的运转。因此，办公室要起到参与政务、处理事务、搞好服务、管理内务的作用。笔者通过自身的经验，认为要做好独立学院办公室工作应该树立五个意识。
　　（一）全局意识
　　办公室的工作是政治性、政策性、全局性很强的工作，办公室的特殊性，决定了办公室人员在实际工作中，要从学校发展的全局去考虑问题，与学院领导的决策同心、与学校工作的总目标同向、与学校的各个阶段的中心工作同步。要具备大局意识，就必须做到始终保持清醒的政治头脑，增强讲政治的自觉性，保持思想与党中央一致，与学校的办学理念和指导思想一致；就必须站在学校事业发展的全局高度，胸中要有一盘棋，善于与校内各部门沟通、协调，从而形成共识，凝成合力；就必须处理好与校内机关各部门之间的关系，与学校的全局工作合拍，与学校每一阶段的总体部署合拍。
　　（二）责任意识
　　责任意识指的是一个人对自己、对他人、对社会所承担的道德责任。办公室无小事，办公室工作能否做好，关键在于办公室人员是否具有强烈的责任心。办公室工作的责任心体现在对工作负责任、对领导负责任，对自己负责任。因此，要做好办公室工作，首先要进一步增强工作责任心，发扬高度负责的精神，高标准、严要求，认真对待每一项工作。其次，要增强工作的预见性和创造性，为领导决策当好参谋。第三，要对自己工作勇于负责，敢于负责，有了问题要敢于正视，不推诿扯皮，有错就改。
　　（三）服务意识
　　服务功能是办公室一项极其重要的功能，服务工作做得好不好，能不能让领导满意、同事满意、师生满意，是衡量办公室工作好坏的根本标准。这就要求办公室求真务实，不断拓宽服务层面，提高服务水平。首先是做好助手，为领导服务。学校领导事务繁多，办公室作为领导工作的延伸，应当自觉充当“外脑和手脚”的作用，在日常工作中，要妥善安排领导的行程，减少工作时间；同时，主动收集领导工作所需要的材料，提出可行性方案，以便领导快速做出决策。另外，对领导批示和意见进行督办和反馈，使领导随时掌握工作的进展。其次是担当“管家”，为部门服务。办公室是一个单位的重要办事机构，或者说是服务机构。日常服务的对象除了领导外，主要就是前来办事的各个部门。办公室人员面对部门的同志首先要摆正心态，准确定位：办公室是服务部门，不是领导部门。因此，对待前来办事的同志要待人以诚，及时、高效处理事务，对不能处理的也要明确告知原因，提醒对方补缺补漏。三是以人为本，为师生服务。办公室人员要牢固树立“教师、学生利益无小事”的态度。把广大师生普遍关心、共同关注的问题作为工作的重点，把教师学生的呼声作为对办公室工作的鞭策，充分发挥办公室作为领导联系教师、学生的桥梁和纽带作用。
　　（四）参谋意识
　　作为学校的办事机构以及领导的参谋，办公室的同志都是“参谋长”，既然是参谋长就不能坐等指示，被动工作，应该积极发挥自身的积极性、能动性，围绕学校的中心工作，根据学校的发展思路，积极做好决策服务。努力做到领导未谋有所思，领导未闻有所知，领导未示有所行。要做好参谋工作，首先要具有超前意识，在领导进行决策前，要提前做好调研，结合实际工作提出可行性方案，供领导参考；在领导决策过程中，要关注社会动态，尽快将可能影响决策的信息反馈给领导，保证决策制定后客观可行；在领导决策后，根据已制定的目标层层分解，落实到人，注意收集决策执行过程中的信息，及时向领导反馈，为领导调整决策和制定新决策提供参考。做好参谋工作其次要敢于参谋，善于参谋。作为“参谋”就要敢为领导出谋划策，在工作中多请示、勤汇报，既充分尊重领导的意见，又敢于提出自己的看法，善于提出解决问题的办法和建议，但是要注意断谋分开，尽职不越位。
　　（五）协调意识
　　办公室既是综合办事机构，又是重要的协调部门。协调是办公室的基本职能之一，办公室要协调好办公室与各部门之间、各部门之间的关系，对工作科学分解，合理安排，力求使学校的各项工作有条不紊。同时，还要积极主动地发挥好办公室的组织协调功能，通过各种途径和方法，加强与各部门的情感交流，拉近距离，增进相互理解和支持，在按照规章制度办事的过程中，充分考虑各部门的实际和提出的意见，灵活处理，切实把上级和领导指示精神贯彻到位、落实到位，确保各项工作政通令达，让学院各种决议、指示和意见能及时、准确、高效地执行。
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