哈工大：精细化管理提高办学效益:精细化管理四要素

　　对精细化管理有一个形象的说法:当一项工程竣工后,一个螺栓都不能剩下。这就是说,让有限的资源得到最恰当的利用,经济效益才有可靠的保证 　　 　　哈尔滨工业大学从学校管理着手,以精细化管理推动内涵建设。目前,哈尔滨工业大学从国有资产管理到财务管理,从科学研究到后勤服务,无不在“精”“细”上下功夫,仅水电费一项一年就节省200万元。
　　近些年来,哈工大发展迅速,办学规模日益扩大,学科建设水平逐年提高。但发展的同时也对学校的管理提出了更高的要求。与这些年的大发展相比较,学校在管理方面存在着制度不完善、粗放型管理、浪费严重等问题。针对这些问题,哈尔滨工业大学校长王树国在今年年初提出,要以精细化管理加强内涵建设,以勤俭办学推动学校持续发展,通过加强管理,进一步提高学校的办学效益和办学质量。
　　
　　国资处:精打细算管好“家”
　　
　　国资处是代表学校对全校国有资产全面负责的职能部门,掌管着学校总价值达30亿元的国有资产,并负有保值增值的责任。
　　国资处的管理,重在建章立制,一切工作用规章制度说话。国资处制定了《国有资产管理条例》,实现了学校国有资产的有效管理,这是学校资产管理的“纲”。有“纲”还要有“目”,《无形资产管理条例》在哈工大历史上首次将学校无形资产管理起来,《公用房管理条例》给学校过去无序的公用房管理划上了句号,仪器设备、招投标、产权等,都各自形成了比较系统、完整的管理条例、办法和细则。这些看似繁琐实则牵动学校利益的规章制度，使国资处所涉及的各项工作都能有章可循、有“法”可依。
　　精细化管理最难的是土地与房产。哈工大国资处根据不同学科专业的特点、培养人数、教师资质等情况,通过不同的计算模型,建立起“公用房产管理系统”,提出公用房“定额分配,有偿使用”的管理原则。用房单位超出定额面积标准,应向学校缴纳“房产资源调节费”。国资处与全校14个院(系)签订了超面积用房收费协议,收缴房产资源调节费76.95万元;签订各类经营性用房协议36份,总金额达700余万元,全部收缴上交财务,从而也结束了后勤公用房产零租赁的历史。公用房的有偿使用,激活了闲置用房,解决了苦乐不均问题。
　　
　　哈工大现有仪器设备72381台/件,总价值达12亿元。如此庞大数量的设备如何管理?这些价格不菲的仪器的利用率又是多少?为了摸清底数、规范管理,更为了达到效益最大化，充分实现资源共享,国资处一改从前多个部门分散管理的做法,将所有仪器设备集中管理。过去是一个项目结束了,往往设备也闲置了,现在是一台设备买进来,其他学科也可以间接或直接使用,不仅利用率提高了,更在无形中增加了使用效益。
　　在集中管理的基础上,国资处对仪器设备又实施了分层次、分类别、分项目的管理办法。目前,“211”、“985工程”以及其它科研专项的设备都在逐步落实分项管理,这使得对设备利用率和使用效益的分析变得更加清晰明了。
　　过去,教学科研单位用自己的经费购置的仪器设备,使用起来比较随意。现在学校规定,只要超过800元,都要登记造册,丢失要赔偿。某实验室一次购入10个千元以上的计算机硬盘,学校检查时,发现丢失了两个,坚决按照新规定进行了赔偿。
　　
　　财务处:把钱用在刀刃上
　　
　　改变粗放式预算方式,促进学校战略性发展,一直是财务工作发展的重心。在预算管理上,财务处首先作出“可动用财务预算方案”,然后经过使用单位与管理部门之间上下几个回合的论证,由申报单位将经费使用计划在专家委员会上进行答辩,经专家评审后形成初步方案,再经学校党委常委会讨论,最后形成预算方案,从而保证了预算的公开、透明、科学、合理。
　　2007年,财务处把各部门预算交到各主管校长手中,资金由校长在所属部门内进行调剂,实现了预算的细化管理,减少了乱花费等支出。同时,校长办公室的经费细化到各个校长名下,控制办公室经费的支出。为规范核算管理,财务处还从制度上加强管理。
　　2007年,财务处颁布了《哈尔滨工业大学科研经费管理办法》、《哈尔滨工业大学差旅费管理办法》等文件,严格按照国家的要求进行规范的核算与支出。
　　哈工大在银行设立有几十个账户,一年资金运作量近几十个亿,进出上万笔资金。为保证资金安全,财务处制定了事后总稽核制,设立了相当于内部审计部门的事后总稽核,定期突击检查所有财务部门的税款,对于出现的错误及时纠正,从制度上规避了资金风险。财务处还建立了对账制度,对账制度独立于核算管理之外,对账人员直接对处长负责。财务处每年对账近6万笔,总额度达180亿元以上,保证了账面的资金与银行的资金相符合。这些做法对财务的安全运行起到了至关重要的作用,从1999年至今哈工大没有出现任何资金事故。
　　同时,财务处规范了专项经费管理,对专项经费从立项、计划、决算全过程跟踪管理,使资金链条十分清晰、明了,做到不挪用、不挤占、不超支,实现了财务的全程有效控制,为学校的专项经费安装了“防火墙”。
　　
　　科技处:工作细到“实”处
　　
　　科研工作是学校发展的重中之重。科技处管理着全校上千个科研项目,各类文档不计其数,为了规范研制项目的质量文件和质量记录,科技处不断加强出校产品各项文件和记录的审核范围和力度,仅2006年就完成审核项目196项,共形成建档文件240项,包括总装、科技部、国防科工委、国家基金等5方面的来源。同时,科技处还发放“科研项目文件材料积累袋”,项目在研制过程中逐步进行档案积累,在项目结题时,完整的项目档案已形成,确保项目归档在每一过程积累中完整生成。仅2006年就完成项目档案审核105项,包括立题阶段、论证阶段、合同签定阶段、研制设计阶段、结题阶段文件的审核。
　　围绕科研质量管理体系的建设和完善、重大标志性项目的质量控制和质量保证的具体落实,科技处积极推进科研质量管理工作向纵深方向进一步发展,使质量职责进一步细化。目前,在科研质量管理体系建设方面,哈工大已有6大类产品通过产品质量体系认证,又有5大类产品明确认证需求。为了强化质量管理知识,提高质量意识,科技处组织培训人数达332人,总计40学时,科技处包括处长在内有14人参加培训。其中,有52人取得了产品质量管理体系内部审核员的资格证书。
　　在国家重点实验室评审过程中,科技处指导编写的申报材料成为优秀范本;在全国高校科研中,科技处编写的《SCI投稿指南》、《EI投稿指南》成为备受关注的样板。科研质量工作注重前期的策划,加强各环节的过程控制和管理,成为哈工大科研工作精细化管理的目标。
　　管理出质量,管理出效益。哈工大把精细化管理的理念应用于学校建设的各方面,众多的师生们从中看到了效益,也看到了变化。校长王树国说,通过精细化的管理,不仅提高了学校的管理质量教学水平,促进了学校内涵建设,同时也形成了精益求精、勤俭节约的良好学风和校风。