中高职一体化 [信息时代高职档案、图书、情报一体化建设管见]

　　【摘要】就高职院校图书、情报、档案工作一体化建设的可行性和必然趋势进行了论证，并就一体化建设中存在的障碍进行了分析,同时提出了个人的建议和意见。 　　【关键词】高职 档案 图书 情报 一体化建设
　　【中图分类号】G20【文献标识码】A
　　1档案、图书和情报的内在联系和区别
　　1.1档案、图书、情报一体化是信息时代的必然趋势
　　钱学森曾经说过：“情报资料、图书、文献和档案都是一种信息。”联合国教科文组织（UNESCO）于1967年将原图书馆组和书目情报工作及科学名词委员会重组为“情报工作、图书馆和档案部门”，次年，该组织又将处理文献和信息的有关的图书馆、文献馆和档案馆合并为综合情报处，全面、统一负责情报系统相关的专业文献、图书馆和档案馆方面的工作。1985年,原国家教委和国家档案局在《关于发展和改革档案学教育的几点意见》中指出，档案工作和档案学研究中面临着档案、图书、情报一体化的前景。
　　1.2档案、图书、情报的共同特征和区别
　　档案、图书和情报从其工作性质和目的、工作内容和方法、载体和记录手段、技术规范等诸多方面基本相同或相似。档案是指国家机构，社会组织或个人在社会活动中形成各种形式的历史记录和材料，是最原始的人类实践活动中具有保护价值的直接记录。当档案记录的这段历史、文件和材料，通过人的综合和不同层次的广泛整理加工，便成为书籍和资料，出版发行成为图书。图书是更完整的系统知识处理的集成，起到传递知识，信息的作用。情报为情报需求的原型主体为核心，以及相关的信息源之间的通过信息技术在系统内化，熔铸，并显示出结果。
　　当然，图书，档案和情报的各系统有着自身的独特性，每个系统都有一个相对固定的系统边界。内部因素的辩证系统和发展跨系统的开发，并不能模糊他们之间的本质区别。
　　由于档案、图书、情报具有功能方面的同一和互补特性，档案、图书、情报以及其功能的一体化，将形成信息传递的全面整体的优势是不言而喻的，在人类社会发展到知识时代的今天，一体化建设将对各学科的快速发展有着积极的意义。
　　2高职院校档案、图书和情报一体化存在的主要问题
　　2.1思想认识不到位。在高职院校中，对于档案、图书、情报一体化建议，不少人以“图书、情报、档案一体化”的理论提出缺乏现实实践的基础，认为问题的提出者只根据他们看到的文献，并与三者大体一致工作流程出发，没有看到图书馆、情报和文献档案工作的差异。他们强调自己工作的特殊性，没有去发现在历史进程中可能形成的一体化。其次，一些不同意一体化的人担心，一体化过程可能会带来不稳定和混乱，最后导致各自系统内部结构的混乱、瘫痪。再则，由于图书的管理和档案的管理一直隶属不同的部门和分管领导，使图书、情报、档案的整合的重要性，在各自系统的工作人员中缺乏必要的共同认识，看不到一体化是发展的必然趋势。
　　2.2管理体制的阻碍。目前，高职院校的图书馆、档案室（馆）和情报服务，在管理上通常隶属不同的主管部门和领导，目前的工作是分开的。在《大学档案管理办法》的第五条明确规定：建立处级的档案馆，由学校（院）直接领导，科级综合档案室（馆）从属学校（院）办公室的领导。这是因为档案系统由业务和行政两个功能所决定的，而图书、情报机构不具备行政管理权限。这不仅导致它们之间缺乏协作联系，而且由此派生各自的工作体系，没有统一的行业标准、不能整体协调，资源分配无法统一，导致了人为的巨大浪费和重复资源建设。
　　2.3没有必要的规章制度。虽然原国家教委和国家档案局在档案、图书、情报一体化方面有重要的意见。然而，相应的法律法规尚未推出。档案部门的行政职能是《中华人民共和国档案法》赋予的，在《中华人民共和国的档案法》中明确机关，团体，企业，机构和其他组织的档案机构有责任“对下属单位的档案工作实行监督和指导。”大学档案管理办法“第二章第七条”和1994年1月1日以来实施档案规范，也有对学校档案工作的法规，监督，指导和检查的条款规定。不过，教育部颁布的《普通高等学校图书馆规程（修订）》的有关规定却没有这样的要求。
　　3高职院校档案、图书和情报工作一体化建设的意见
　　3.1建立合乎信息时代档案、图书馆、情报一体化的法规制度。要解决档案、图书馆、情报一体化的关键问题是要制定相应的法律和法规。
　　3.2进行相关的管理体制改革。此外，解决学院的领导体制和行政职能权力，应给出新的一体化管理机构新的功能，同时必须赋予新的机构以适当的行政职能，新机构不仅仅是管理信息资源，而且也应该对违反有关法律，法规的行为进行监督、指导和检查。当然，这需要从国家层面上考虑，新的工作机构需要具有的法律地位，能够独立行使的职权，进行一个常设的跨系统的监管机构计划、管理和监控的整体建设。
　　3.3培养跨专业的复合型人才。在瞬息万变的信息时代，档案、图书、情报管理人员必须不断地提高管理的综合能力。不仅要了解档案、图书、情报的管理知识，精通档案、图书、情报业务，还需要掌握网络技术、通信技术、分析和合成的各类情报信息，成为通用人才或一专多能人才，以促进一体化工作的发展。
　　3.4积极进行现代信息技术改造和建设。为了图书、情报、档案的更好使用，应充分利用现代化的设备和技术，建立一个共同的计算机网络管理系统，利用学校图书馆、档案馆（室）丰富的馆藏资源整合开发，采取积极主动地为学校的教学，研究和其他工作提供情报信息服务。
　　档案、图书、情报从产生、发展已经通过合———分———合的过程。俗话说，合久必分，分久必合，这是世界上的许多事物的普遍发展规律，档案、图书、情报的发展也逃不出这个自然法则。社会的发展不可避免的造成各个行业的自身发展，档案、图书、情报的一体化是人类文明发展到一定历史阶段的产物。
　　可以预见，档案，图书，情报的一体化是大势所趋，档案，图书，情报的独特性将有一个更具华丽魅力的文献资源的整合。档案、图书、情报的集成和发展，将为客户提供多维度、全面、综合的信息服务，更适应现代化社会建设的需要。
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　　作者简介：邹毅（1978—）男，馆员。