[一个简单实用的政府网上办公系统的设计与应用] 政府办公系统实验报告

　　摘要:近年来,为提高政府部门的办公效率,增加工作透明度,各地各级政府部门建设了多种基于网络和计算机技术的办公自动化系统,由于对电子政务的认识不同,办公自动化系统的设计和应用水平也各不相同。通过对安徽省发展改革委办公系统设计与应用的研究,提供一套政府部门办公自动化系统的建设方法和经验。
　　关键词:办公系统 设计 应用 政府 建设经验
　　中图分类号: 文献标识码:A文章编号:1007-9416(2010)05-0000-00
　　
　　A simple and practical governmental OA system of design and application
　　――Anhui development and reform commission OA system
　　Sunming
　　(Anhui economic and information center, Hefei Anhui 230001,China)
　　
　　Abstract: In recent years, to enhance government office efficiency and increase the transparency of the work of the various government departments at all levels of development based on the network and computer technology OA systems, Owing to an understanding of different e-government, OA system design and application of standards also vary. To Anhui development and reform commission OA system design and application of research, provide a set of government OA systems development methodology and experience.
　　Key words: office automation system; design; application; government; build experience
　　
　　引 言
　　2008年1月1日,安徽省发展改革委网上办公系统(以下简称“网上办公系统”)正式运行,为安徽省发展改革委进一步搞好政务公开、增加工作透明度、提高行政办公效能、降低办公成本提供了有力手段,标志着安徽省发展改革委的信息化建设逐步进入“快车道”。目前,系统已安全无事故运行两年多,办理来文一万多件,发文七千多件。
　　
　　1 系统建设目标和内容
　　1.1 系统建设目标
　　根据省发展改革委工作要求,网上办公系统建立在全省电子政务外网之上,与互联网逻辑隔离,为省发展改革内部办公提供信息化手段和辅助决策服务,促进政务公开,提高办公效率,增强宏观经济管理服务水平和能力。
　　1.2 系统实现功能和建设内容
　　围绕网上办公系统建设目标,网上办公系统主要建设文件管理、事务管理、资料管理、个人事务管理和应用支撑平台五个功能模块,主要实现以下四项功能:
　　一是在线实时办公功能。通过网上办公系统能够实现在线实时接收、办理、发送文件,管理通知和邮件等,实现手机短信和系统消息两种提醒服务,帮助用户快速获知工作内容。
　　二是信息交流与资源共享功能。系统设置资料共享栏目,在各部门间共享单位收到的各类来文、单位发文、内参信息、会议纪要、统计数据和经济信息等资料。系统可以设置部门资料库,实现部门间资料共享问题。另外,系统还设置个人资料库,方便用户管理自己的资料。
　　三是省市县协同办公功能。系统设计省、市、县三级管理模式,第一步实现省发展改革委内部、以及与委属单位之间文件管理与共享功能;第二步实现省、市发展改革信息共享与文件传输功能;第三步实现省、市、县三级发展改革委信息共享与文件传输功能。
　　四是辅助决策功能。根据发改委工作需求,系统开发建设工作计划、交办督办、通讯录、车辆管理、财务管理、请假管理、经验交流、个人秘书和工作代理等事务管理模块,建立与省发展改革委门户网站和省政府电子邮局间的无缝连接,方便用户网上办公。
　　
　　2 系统采用的技术路线
　　系统基于MVC模式设计,主要采用J2EE、RESIN、Hibernate、AJAX和CA认证等技术设计开发,详细如下:
　　(1)MVC设计模式:MVC(Model-View-Controller),意为"模型-视图-控制器",其核心思想是将整个程序分成相对独立而又能协同工作的三个组成部分。模型(Model),业务逻辑层,完成业务流程/状态的处理以及业务规则的制定。视图(View),表示层,与用户交互界面,实现数据输入和输出功能。控制(Controller),控制层,实现Model和View部分的协同工作,控制整个业务流程,共同完成用户的请求。
　　(2)J2EE技术:J2EE (Java 2 Platform Enterprise Edition)是一种利用Java 2平台来简化企业解决方案的开发、部署和管理相关的复杂问题的体系结构。J2EE技术具有"编写一次、随处运行"、方便存取数据库的JDBC API技术、以及能够在Internet应用中保护数据的安全模式等,同时还提供了对 EJB(Enterprise JavaBeans)、Java Servlets API、JSP(Java Server Pages)以及XML技术的全面支持。
　　(3)AJAX技术:Ajax(Asynchronous JavaScript and XML),即异步JavaScript 和 XML技术,是Web2.0系列技术中一种非常重要的技术。Ajax技术的应用实现了浏览器客户端和服务器之间的异步交互,即相当于在Web应用中实现了C/S(Client/Server)结构的交互效果,提高了Web应用的交互性和参与性。
　　(4)RESIN技术:Resin是CAUCHO公司的产品,一个非常流行的支持servlets 和jsp的引擎。Resin提供了最快的jsp/servlets运行平台,在java和javascript的支持下,Resin可以为任务灵活选用合适的开发语言。Resin的一种先进的语言XSL(XML stylesheet language)可以使得形式和内容相分离。Resin3 之后已经不在是一个简单的jsp容器,支持ejb,jta等企业功能。目前推出的resin4性能更加优秀。
　　(5)Hibernate技术:Hibernate是一个开放源代码的对象关系映射框架,它对JDBC进行了非常轻量级的对象封装,使得Java程序员可以随心所欲的使用对象编程方法来操纵数据库。 Hibernate可以应用在任何使用JDBC的场合,既可以在Java的客户端程序使用,也可以在Servlet/JSP的Web应用中使用。最具革命意义的是,Hibernate可以在应用EJB的J2EE架构中取代CMP,完成数据持久化的重任。Hibernate的核心接口包括Session、SessionFactory、Transaction、Query和Configuration,通过这些接口,不仅可以对持久化对象进行存取,还能够进行事务控制功能。
　　(6)CA认证技术:CA(Certificate Authority),电子认证授权机构,负责发放和管理数字证书的权威机构,并作为电子交易中受信任的第三方,承担公钥体系中公钥的合法性检验的责任。目前在电子政务系统应用中非常广泛,具有保密性、认证性、完整性和不可抵赖性等特点。
　　
　　3 系统安全措施
　　根据省发展改革委业务需求,系统建立在电子政务外网,为保障系统应用安全,系统采用以下安全保障措施:一是在系统外架设防火墙,将系统与省电子政务外网逻辑隔离。为保障系统安全,首先在系统外架设防火墙,防止非法访问系统。二是采用CA认证技术,确认用户身份、加密信息。CA证书是经国家安全部门认证的数字安全认证系统,将CA嵌入到系统,通过客户端和服务器端双重验证,确保用户身份的合法性。通过CA认证网关加密信息,保障数据在传输过程中的安全。三是系统设计资源管理体系,灵活分配资源管理权限。系统设计资源管理体系,管理系统各类资源,根据用户不同分配相应的资源管理权限。每个用户进入系统后只能进行自己职权范围内文件和资料的维护工作。四是建设灾难备份与恢复系统,确保系统数据安全。灾难备份与恢复系统,是系统安全的最后一道防线。根据省发展改革委对系统实时性要求高的特点,采用完整备份和增量备份两种模式,确保数据安全。
　　
　　4 系统主要特色
　　一是系统采用文件流程自定义模式,文件流转兼顾传统办文和网上办文两者的优点。文件流转方式的选择是网上办公系统的核心。在传统的办文过程中,人是文件流转的核心,文件流转由人来控制。使用网上办公系统后,网上办文流由计算机控制,文件流转的效率虽提高了,但缺乏灵活性,有些流程设计复杂,维护难度大。综合传统和网上办文两者的优点,采用文件流程自定义模式,设置流程的管理权限和各步骤之间的关系,由用户控制文件流转步骤,既能够利用计算机技术提高文件办理效率,又能够利用人在文件流转中的灵活性,特别是在文件办理过程中,需要分管负责人签批时,如果分管负责人不在,可以跳过分管负责人找主要负责人签字,也可以找其他分管负责人签字。文件办理不在受限于某个固定的步骤或领导。
　　二是创新的职位管理模式,解决单位内部人员频繁流动问题。一般办公系统往往是以公司的运行模式设计开发,公司职员内部调动不多,用户和业务捆绑在一起,业务随人走。在一般情况下,这种设计方式不影响系统的正常使用,但却不适合政府部门办公需求。政府部门内部人员流动大,业务与人不能捆绑到一起,人员流动不能影响本部门的工作。我们设计职位管理模式,将部门业务和职位建立关联,职位和用户建立关联,用户的工作与职位有关系,而与用户本身的账号无关,工作流动不影响各部门的业务工作。如用户调离本部门后,业务不会随用户转移,其他用户调到本部门后,设置与本职位的关系后,即可以接着上一用户继续办理文件,不改变文件原来的办理属性。系统职位管理模式充分体现了政府部门办公特点。
　　三是系统使用先进的第三方组件,提高系统性能。目前系统集成三类第三方组件,一是在收文模块集成了ITDOC扫描识别组件。此组件能够快速的将纸质文件转化为电子文档,生成双层PDF文件,以方便用户查阅、引用;二是在发文模块采用IWEBOFFICE组件。此组件能够调用客户端office软件并嵌入到系统,利用office软件的排版和痕迹保留等优秀功能;三是集成手机短信发送系统,方便用户及时办理文件。通过集成以上组建,解决了以往办公系统文件入库、编辑和流转困难等问题,有效提高了系统性能和办公效率。
　　
　　5 系统建设成功经验
　　安徽省发展改革委网上办公系统的成功运行,离不开领导的大力支持和贴身的技术服务。网上办公系统是基于网络和计算机技术的电子政务产品,虽不是新鲜事物,但要求工作人员拥有一定的计算机基础知识。并且,使用网上办公系统也在一定程度上改变了工作人员传统办公习惯和工作方法,在应用之初,由于应用习惯和经验不足,用户会犯一些小错误,影响使用系统的积极性,如发错了接收对象、发送后又想修改,甚至是修改后没保存等,感觉没有纸质的使用直观、安全等。在以往的部署经验中,系统不是不够先进适用,而是由于一小部分人的抵触,造成功亏一篑,又回到纸质形式上来。有的虽采用纸质和电子文件双轨运行的变通方法,但由于双轨运行时间较长,给具体承办人员带来了双倍的工作量。
　　针对系统应用之初遇到的一些问题,解决方法包括集中培训、及时应用、缩短双轨运行时间等,为用户在应用过程中提供贴身的技术支持,及时解决系统应用中的各类问题。在系统应用初期,单位一把手、分管领导和项目具体负责同志除了要制定系统应用的各种规章制度,协调解决各类问题,还要以身作则、身体力行,不然就很难在一个上百人的单位顺利实施的。