修复城市记忆接续断裂文脉|中国文脉书评

　　1956年9月18日，在莫斯科苏联档案总局举行的中苏双方交接仪式上，苏联政府归还了1901年沙俄军队从齐齐哈尔运走的我国黑龙江、吉林两省各衙署1675-1900年的档案。那次归还的档案共有610箱17071卷，开创了我国境外档案征集工作的先河。时隔56年，2012年5月9日，首届全国境外档案征集工作会议在山东威海召开。
　　近十多年来，在国家档案局的倡导和推动下，许多地方档案部门围绕本地区中心工作、重点工作，紧密结合本地区历史，从本地馆藏资源实际出发，陆续开展了境外档案征集工作，并取得了积极成效。目前，已有近25个档案馆开展了境外档案征集工作。征集工作主体呈现出由沿海向内地、由边疆向内陆发展的良好态势。
　　征集工作面面观
　　一边是现实紧迫的征集需求，一边是不可再生的档案资源，整个征集过程像是和时间的一场无止境竞赛。为了赢得比赛，必须从每个环节都做足充分准备，前期准备尤为关键。这里不能涵盖前期准备工作的方方面面，只涉及几个具有普适性借鉴意义的问题。
　　1　选好题，立好项，是做好境外档案征集工作的关键。辽宁省档案局馆从全面性、系统性、地方性和稀缺性4个角度出发确定征集工作的定位，确保达到丰富馆藏内容、弥补系统缺失、彰显地域特色和征集旷世珍品的目标；在选题立项方面，则坚持为省委省政府中心工作，为学术研究，为社会各界人士提供利用及为优化馆藏结构、填补馆藏空白提供服务。
　　2　保证历史档案征集的系统与完整。大连市档案局馆每次赴境外征集，不仅要求征集组成员详熟大连近代史，熟悉馆藏沙俄侵占与日本殖民统治时期的每一份文件、每一张地图与图纸，充分进行历史知识储备，而且还主动到东北三省的档案馆、图书馆征集相关档案资料，摸清国内档藏情况，制定境外档案征集提纲，避免重复征集。
　　3　境外档案征集线索的挖掘和梳理。利用档案同行已有的联系方式直接沟通查找线索往往可以事半功倍，此外，通过邀请国外档案馆人员来访、出访考察、信函联络、国际互联网查询和访问国内外学者、聘请外籍档案之友等方式，也可以较为全面地掌握目标档案馆的馆藏情况。天津市档案局馆利用德国学者来馆查阅档案的机会与其建立联系，并通过他找到奥地利保存的天津档案。大连市档案局馆在中俄档案合作第6次工作会议期间，广泛联系参会的俄方人员，获取了很多有价值的建议和信息。
　　头绪多、经费少、时间紧、任务重，是从事境外档案征集工作的普遍直观感受。对于如何在短时间内优质、高效地完成任务，不妨来听听各地档案局馆的经验之谈。
　　1　档案的复制方式。除了自带设备进行拍摄或扫描，青岛市档案局馆还介绍了两种不错的办法可供参考。一是请当地的专业公司代为复制，其优点是易于将分散保存的档案按照统一的标准和方式集中复制回来，且质量高、进度快、节省时间，但是成本较高。二是交换复制件，他们曾主动提出与东亚历史文献中心互换馆藏资料，双方按照对等互惠的原则交换了200余册图书资料，不但大大节约了复制费用，而且实现了双赢的良好效果。
　　2　抢抓时间、提高效率。大连市档案局馆提倡科学分工，使计算机检索、手工检索、翻拍复制、调还档案及外联协调各个环节做到各司其职、环环相扣。同时，工作组在阅档基础上，根据其价值大小等情况决定是否复制，对部分已经扫描上网的档案图像与资料，则通过短信联络，现场跨国指挥在大连档案馆的工作人员立即确认下载，尽最大可能征集更多更有价值的档案。
　　3　开辟境外档案征集工作新途径。通过日常对外交往，广交海内外朋友，建立情感，发动民间积极参与，是做好境外档案征集工作的新途径、新方式、新渠道。扬州市江都区档案局馆积极筹建以特色名人为主题的“星云馆”，与台湾佛光山建立档案交流沟通渠道和档案合作关系，并数次将星云大师的档案资料征集进馆。威海市档案局馆通过海外华侨、国际友人、历史上与威海有关的外国人后裔开展征集工作，征集到的档案有效地解决了馆藏在细节化、个性化和大众化方面的不足。
　　聚焦境外征集一线问题
　　各地档案局馆开展境外档案征集工作已有十余个年头，积累的宝贵经验和成功做法良多，受困瓶颈和亟待解决的问题也有不少。直击来自征集一线的热点问题、吸纳合理化建议，也是本次会议取得的一部分成果。
　　1　出境、经费和在外停留时限问题。多数欧洲国家复印一张纸折合人民币3元左右，有的国家复制一张A4大小的档案，费用折合人民币大约10元，复制10分钟的电影胶片，打完折的费用为2000美金。高额的经费支出令人却步，档案征集效果也因费用而打折扣。另外，由于国际城市档案馆间联系较少，出访邀请函一般比较难办，到国际档案馆同行的部门征集档案，出访函往往因得不到同行的邀请而事出“旁门”，偶尔还会发生延签或拒签，使工作进度受到影响。
　　2　各国各类机构管理制度有差异。由于国情、馆情不尽相同，管理制度也体现出较大的差异性，在出访前详尽了解到访国的风土人情和目标征集机构的规章制度，不但有事半功倍的效果，而且可以最大限度规避纠纷。如在美国国家档案馆查阅档案有时会遇到档案塑封和用火漆封装的特殊情况，青岛市档案局馆建议不要自行其是，请该馆工作人员提出处置意见最为稳妥。又如德国外交部政治档案馆规定必须提前半个月提交利用档案目录、德国巴伐利亚图书馆不允许用照相机和扫描仪自行进行复制等，都对境外征集工作提出了额外的细节要求。
　　3　建设征集工作队伍与建立国际合作机制。辽宁省档案局馆认为档案征集工作具有较强的社会性，仅凭档案部门单打独斗还不够，需要广泛发起全社会的力量。招募信息员可以使档案部门更多地了解重要档案的形成和分布信息，为开展征集工作创造更为便利的条件；同时外部聘请专家形成智囊团，在保证征集质量的同时，还可以提高工作效率。大连市档案局馆提倡进一步加强与国外档案部门的交流与合作，积极探索建立与国外相关研究机构合作交流的长效机制，做到国内外优势互补；建立境外征集网络平台，做到国内外信息互动。
　　国家档案局拟统筹协调境外档案征集工作
　　记者在全国境外档案征集工作会议上获悉，国家档案局拟统筹协调境外档案征集工作。日前本刊就各地档案馆在征集工作中的热点问题和国家档案局对境外档案征集工作的规划，采访了国家档案局副局长、中央档案馆副馆长杨继波。
　　杨继波说，目前全国仍缺乏境外档案征集工作的统筹协调机制，为推动境外档案征集工作的开展，进一步推进国家档案资源建设，更好地为经济社会发展服务，国家档案局将为各地开展境外档案征集工作提供以下4项具体服务：
　　一是给予境外档案征集工作经费支持。国家档案局将继续在年度重点档案抢救经费中安排一定的额度用于境外档案征集工作，切实解决境外档案征集工作经费紧张问题。二是提供征集线索，拓宽信息网络。进一步加强与国外档案部门的交流与合作，积极尝试将支持境外档案征集工作列入合作框架，为开展境外档案征集工作提供便利。三是组织经验交流，提高征集能力。通过举办经验交流会、学术研讨会，有效挖掘，深层研讨，以沟通促发展，通过各部门之间的资源共享，促进各地境外档案征集工作协同发展。四是培养专业人才，建设征集队伍。开展境外档案征集工作既要懂外语，又要懂历史，还要懂档案。国家档案局将继续每年从档案部门选拔中青年同志到境外进行专业培训，与地方一起努力造就一支敢打硬仗、能打硬仗、会打硬仗的境外档案征集队伍。
　　同时，杨继波强调，征集档案的目的就是要开发利用这些历史档案资源，进行世情、国情、民情教育。历史是过去的现实，现实是将来的历史，历史与现实相结合，可以起到以史资政、以史襄政的作用。国家档案局为发挥征集档案的现实效用，拟推出以下4项措施：
　　一是整理编目，提供利用。每次征集档案回国后，各部门要及时对征集的档案、图片进行整理编目，提供利用。二是深度开发，举办展览。通过举办展览展示境外档案征集成果，开发馆藏档案信息资源，服务社会。三是媒体宣传，放大效应。通过制作历史电视片、新闻媒体报道、网络视频演播等多种形式进行媒体宣传，放大效应，引起领导重视、百姓关注及社会共鸣，不断扩大境外档案征集工作的影响力和感染力。四是编译出版专题材料，深度挖掘档案价值。通过对征集档案的编辑、翻译、出版工作，深入挖掘历史文化底蕴，服务中心工作和重点任务，打造地方特色、历史特色、文化特色和时代特色。