档案管理员资格证_浅谈信息公开条件下的高校档案管理

　　 [摘要] 高校档案馆保存着高校师生的人事档案、招生、教学、科研、交流与建设管理的一系列资料,是高校信息的主要管理机构。在《高等学校信息公开实施办法》的规定下,高校档案馆面临着工作方法上巨大的变革,同时也带来了良好的发展机遇。如何改变高校档案馆现存的问题,保证信息公开条件下的高校档案管理的顺利进行是本文着重阐述的问题。
　　[关键词]高校 档案管理 信息公开
　　
　　一、高校档案馆在高校信息公开中的意义和作用
　　1.意义
　　高校属于教育公共事业单位,是政府信息公开的重要主体,高校信息公开是学校推行民主管理的有力举措,确保了校内外师生和公众的知情权,在方便师生和社会公众对信息需求的同时,有助于师生和公众理解高校制定的各项措施,了解高校的办学方向和使命;通过知情权的落实能进一步促进参与权、监督权和表达权,对于提高高校的管理水平能发挥重要作用。
　　2.作用
　　高校档案馆保存着高校师生、教育教学、科研、管理和建设等活动的历史记录,是高校信息资源的收集保管地和主要管理机构。在高校信息公开的政策下,担当着高校信息公开的重要任务。高校档案馆能为信息公开提供丰富的历史资料。我国很多高校档案部门就利用自身的优势和特点,开展了高校信息公开工作。近几年来,通过各高校教学水平评估和人对档案馆信息的查阅、复印等,我们越来越认识到高校档案馆不仅是高校信息公开的主要场所,而且在高校信息公开中更发挥着不可替代的作用。高校档案馆是高校信息公开的主要场所,这是由高校档案馆的功能、作用决定的。档案馆是高校的科学文化事业机构,是永久保管档案的基地,是科学研究和各方工作利用档案史料的中心,是高校信息的主要集中地。
　　二、当前高校档案管理不利于信息公开的问题
　　1.归档管理不力,材料收集不全面
　　档案材料是信息公开的前提和基础,档案资料收集的是否齐全直接关系着信息公开的效果。当前,高校的部分院系和部门对工作中产生的信息资料不能及时归档,文档资料多数积压在各业务部门,造成丢失以致档案材料不齐。在信息公开的条件下,无法满足用户的查询需要。档案管理者归档意识和管理工作力度不够,没有严格按照归档制度进行归档管理的也是造成材料不齐全的另一原因。
　　2.档案管理人员的专业水平和素质有待提高
　　高校档案管理工作是一项专业性和技能性较强的工作,但是目前的管理人员多是档案或历史专业毕业,学科知识过于单一,而高校的学科档案资料往往具有较强的学术性,这是阻碍档案管理人员工作效率提高的主要原因。高校档案馆多半被认为是高校的二级管理部门,无法为青年人才提供施展才华的机会,馆员年龄偏大,缺乏主动服务的意识和信息化管理的能力,接受信息的能力有限,更新管理理念的能力不高。在高校信息公开的要求下,档案管理人员既要具备档案管理的专业知识,还要掌握档案管理软件的操作及电子文件管理方法。
　　3.资金和设备投入不足
　　在高校信息公开的条件下,档案利用的主体由高校的管理者、院系部门扩大到高校师生、财务审计、税务、工商管理等。校内外师生以及社会公众对档案资料的利用率明显增加,高校档案的利用方式也从一般性查阅向复杂性查阅发展。档案利用方式也从传统的纸质文书档案、人事档案发展到电子化的教学档案、财会档案、基建档案、科研档案等。需归档的档案信息资料越来越庞大,档案管理的技术含量也越来越高。但是,多数高校还未对这一问题引起重视,因此,资金、设备的投入远未达到信息公开的管理需求。
　　三、信息公开条件下的高校档案管理改进策略
　　1.提高信息公开意识,正确处理公开和保密的关系
　　自《高等学校信息公开内容基本要求》颁布开始,高校档案馆就已经开始逐渐开放共享信息了。随着信息化高校档案管理形式的逐步建立,越来越多的信息资源能够为高校师生和社会公众所共享,其利用的空间和利用的范围也就逐渐扩大,这反映着档案信息公开的总趋势,也反映了社会公众对档案信息公开的总要求,这些信息知识时代的发展变化都要求高校档案馆管理人员要提高信息公开意识。高校档案信息具有着开放性的同时,一部分资料和信息也具有着机密性。部分涉及学校活动和师生个人隐私的历史资料是不能够共享和公开的。高校信息开放应在法律允许范围内的公开,是一个兼开放与控制为一体的管理系统。档案信息公开工作要求档案管理更有序、更科学、更适应信息时代高校和师生发展的需求。因此需制定政策,对现行档案进行分类、鉴别。高校档案馆既要坚持信息的开放和利用,又要坚持保存、保密的原则。随时对档案信息开放进行动态的调整。保证公开的信息不涉及受法律保护的机秘、个人隐私以及其他需保密的内容。
　　2.加强档案材料的收集管理工作
　　高校信息公开的实施要求高校档案材料齐全、完整,档案材料缺乏,高校信息公开工作就无法顺利开展。为了做到档案材料的齐全与完整,档案管理人员要强化服务意识,使档案工作服从和服务于高校的中心工作。档案部门要加强与高校各部门的密切联系,不失时机地注视学校每个阶段的中心工作,做到学校工作转移到哪里,档案工作就延伸到哪里。要围绕提高教学质量和科研能力、培养合格人才、提高办学知名度、扩大学校影响、积极开展档案的收集工作。档案管理部门还应依据档案管理的有关规定和规范,对文件形成部门进行业务指导,以保证高校档案材料收集齐全、整理规范。只有做好了高校档案材料的收集、归档工作,才能为高校信息公开工作的开展奠定坚实基础。否则,材料不齐全,整理不规范,高校信息公开工作就很难开展。
　　3.加强高素质、专业化档案管理队伍建设
　　高校档案管理队伍专职化是高校信息开放的必然要求。高校档案部门领导应根据高校档案工作的发展需要,强化档案管理人员业务陪训制度。定期通过各种形式对工作人员进行有目标、有计划、有步骤的继续教育,补充档案学科、信息技术、外语及法律等方面的新知识、新技术。通过培训使他们掌握档案管理、档案修复技能,使其熟知高校的运作机制,提高信息公开条件下服务意识。以熟练的技能、温和的态度为师生和公众提供高效、便捷的信息服务。
　　4.增加投入,建立电子化档案信息管理
　　在信息化时代,实现高校信息公开就必须对高校信息和档案进行集成化、数字化的管理,开发和应用档案管理软件,为师生提供档案信息的检索服务,满足高校信息公开的需要。为达到这一目标,就要改变现有档案管理设备落后的局面,增加资金和设备的投入,通过高校门户网站积极推进数字档案馆建设和档案网络化建设。方便无纸化时代的电子文件的交流。对大量电子文档进行及时的归档管理,实现文档管理一体化。
　　四、结语
　　高校档案馆作为高校信息公开的门户,需尽快解决当前不足。加大资金和设备的投入,实现高校档案的信息化、集成化管理,提高管理人员的归档意识、专业化素质和服务意识,使高校档案馆更好地为高校信息公开服务。
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