如何做好血站业务档案管理_血站档案管理工作总结

　　1 正确把握血站业务档案的管理规律　　1.1 准确界定血站业务档案的归档原则。血站在实施业务档案归档时，必须遵循“归口管理、安全保密、公共服务”的原则。①归口管理，指合理确定血站和各科室业务档案的归档范围，实行档案的集中统一管理，并对业务档案提出统一的质量监控、收集整理和立卷归档要求，以确保业务档案的立卷规范，维护档案立卷的完整性、准确性、系统性和统一性；②安全保密，指在业务档案管理过程中，要建立严格的查阅和献（受）血者的隐私保密制度，调阅业务档案资料必须严格实行联签等审批手续，防止未经授权接触和对外泄露，保护献（受）血者个人信息的隐私权；③公共服务，指扩大业务档案利用效益，充分发挥电子业务档案的管理使用效益，实现档案信息有效利用和资源共享，使档案信息成为血站开展业务工作和领导决策的平台，尤其是血源紧缺或突发紧急事件时，血站业务档案能发挥其充分的作用。
　　1.2 科学规范血站业务归档流程。目前,血站的业务档案具有形成快、数量多的特点。就献血者个体而言，其所献的每一份血液都有一份完整的档案，包括血液采集、检验、成分分离、储存、发放、运输等多环节。每个环节所形成的原始记录及按规定进行的相关检测记录，都要真实、准确、完整地纳入档案管理。因此，准确把握血液中心（中心血站）业务档案归档流程，对于开展输血医学研究和处理因献血、输血引起的医疗纠纷具有十分重要的法律凭证力。
　　2 实行双套机制，是确保血站业务档案管理质量的重要保证
　　采供血机构业务档案记录量大，种类繁多，临床用血量大及成分血种类多，工作流程长，流动速度快，交接环节多，实行业务档案纸质与电脑双套管理机制，可提高血站的业务档案管理质量。
　　2.1 实行双套机制可以提高业务档案使用率。为防止传统档案管理工作中普遍存在的重保轻用、利用不足等现象，可实行纸质与电子档案并存管理来处理好管理与使用之间的矛盾。纸质档案应确立以件归档、以“天”或“科室”立卷的方式，突出并深化归档立卷工作，以确保案卷的保密工作，并方便使用者查阅、复制；电子业务档案应深化案卷检索和统计上报工作，将大批密级档案建立电子档案检索系统、区分密级等级和访问权限。
　　2.2 实行双套机制，保护采供血各方利益。档案室空间有限与纸质档案量不断增加的矛盾十分突出。根据《诉讼法》“医疗纠纷和法律诉讼举证倒置和诉讼官司十年有效”等规定，目前，通常在10年后，通过鉴定销毁部分过期或无价值的无偿献血档案来提高档案管理效率。除少数纸质档案如亲子鉴定、遗传信息检测、采供血统计报表（年）等必须永久存档外，其他档案均可通过电子版来延长使用年限。
　　3 血站业务档案管理需要完善的内容
　　3.1 应扩大业务档案的保存范围。虽然，《血站管理办法》要求保存10年以上的业务档案只有献血、检测和供血的原始记录，但从提供证据的角度来说，仅保存这三类记录是不够的。凡是能够证明血站工作合法性、规范性、合理性的业务档案都应长期保存。如采血过程、分离过程、包装过程、储存过程、发送过程及使用设备及耗材等各环节符合要求的记录，血液质量监控和工作人员相关资格的记录等均应归档长期保存。
　　3.2 建立健全档案形成过程和存档保管过程的日常监管机制。实行档案部门专人负责制，有专业档案管理人员对档案质量进行审核监督。各科室的档案定期整理归档送交档案管理部门，由档案管理部门进行综合审核，检查档案是否符合要求。档案销毁前必须组织鉴定，对超过保存期并确认无用的档案才可以按规定的程序和方法销毁。
　　（作者单位：河南省红十字血液中心 来稿日期：2012-02-06）