环境创设资源整合利用 [网络环境下档案信息资源整合探究]

　　摘 要：文章探讨了网络环境下档案信息资源整合的内容（包括档案实体及其管理、档案信息及其数据、档案信息技术及其标准、档案信息系统及其运行、档案信息人才及其服务的整合）与模式（在“实体整合”基础上开展“虚拟整合”），并对整合中存在的问题（整合主体问题、法规约束问题、技术选择问题、标准统一问题）及相应对策（创新管理机制、完善档案立法、选用先进技术、构建标准体系）进行了探究。
　　关键词：网络环境；档案信息资源整合；内容与模式；问题与对策
　　20世纪50年代起，国外已有学者敏锐地洞察到，以开发和利用信息资源为根本目的的信息活动必将成为人类一项主要社会活动，并对档案信息资源整合的理论基础、整合方法和技术进行了探索研究。
　　新世纪以来，信息技术条件下档案信息资源整合问题逐渐成为我国档案学界津津乐道的热点话题，各地也积极行动起来，整合实践取得了一定成效。
　　1 网络环境下档案信息资源整合的内容与模式
　　1.1 内容。网络环境下档案信息资源整合，是一项在“统一领导，分级管理”档案事业管理体制下，以现代信息技术和相关法律法规为依托，将相对分散的档案实体、档案信息及其相关技术、人员、设备等资源进行融合、类聚、重组，最终实现档案信息资源结构合理、配置优化、功能完善、保障到位、社会共享等目标的系统工程。[1]涵盖了以下几方面内容：
　　1.1.1 档案实体及其管理的整合。实体档案信息资源是网络环境下档案信息资源整合的最根本来源。然而，档案形成于不同的机关、团体、企事业单位，它们都是独立的法人组织和立档单位，彼此在档案实体管理上并不构成权利义务关系。为此，必须对分散的档案实体实施全方位的采集、组织、加工、管理，从而把握档案信息资源的整体布局。而完成这一系列工作，又需要一个高效协调的管理机制。只有实现档案实体及其管理的有效性，才能保证档案信息资源整合结果的“完整性”。
　　1.1.2 档案信息及其数据的整合。信息是档案信息资源整合的最基本元素，这些档案信息的初始状态表现为档案异构数据。如何整合分散数据、修复数据质量、减少数据延迟、理清数据归属、提供数据的可视性和透明度，都是必须考虑的。在整合过程中，务必突出档案信息及其数据之间的高度“联结性”，即档案信息必须彼此关联、互为凭证，从而实现整合后档案信息资源在内容上的“多维性”，因此，在网络环境下，档案信息资源整合应坚持“有秩序、有效用、有价值”等基本原则，[2]使档案信息从混沌到有序、零乱到整齐，成为有规可循、效用持久的有机整体。
　　1.1.3 档案信息技术及其标准的整合。随着档案信息资源内容的日益海量化、形式更趋多样化、服务讲究现代化，网络和信息技术成为档案信息资源整合的关键性因素。可见，网络环境下档案信息整合非常强调“技术模式”的改变。在档案信息资源整合过程中，涉及信息数据组织、转换、存储、压缩技术，信息分类、检索技术，用户界面与系统集成技术等。[3]当然，档案信息资源整合仅仅拥有技术还不够，标准化才是有效整合档案信息资源的真正前提。没有统一的信息技术标准，系统间信息的互通互联就无从谈起。
　　1.1.4 档案信息系统及其运行的整合。网络环境下档案信息资源整合，就是希图借助网络高效跨库、无缝连接的服务，在现有配置与管理状况下，建立统一的信息交换与共享平台。这是一个基于计算机网络环境并且实现了资源数字化、管理一体化、服务网络化的档案信息资源管理系统。在此系统中，各个实体信息机构在网络上结成“同盟”，彼此分工合作，共建共管。
　　1.1.5 档案信息人才及其服务的整合。网络环境下档案信息资源的整合，需要强有力的人才队伍保障。针对档案队伍技术人才紧缺的现状，除了完善人才引进体系，更要注意培育现有在岗人员。既可派员赴高校、科研院所学习深造，也可请专家、学者来单位进行现场指导。档案部门工作人员务必更新工作理念，树立科学发展观，创先争优，改善服务。
　　通过上述全方位的整合，必将带来非同一般的“协同共振”与“整体优化”，这种效果，是“非网络环境”档案信息资源整合所无法比拟的。
　　1.2 模式。档案信息资源整合的模式，主要有两种：一是“实体”档案信息资源的整合，二是“虚拟”档案信息资源的整合。网络环境下，档案信息资源整合主要采用“虚拟整合”模式。
　　档案“实体”整合模式，是相对独立的个体层面的整合。网络环境下“虚拟整合”模式，却是错综复杂的群体层面的整合，是一种强调逻辑关系、追求资源共享的“虚拟整合”模式。
　　“虚拟整合”模式，可实施“三步走”战略：
　　第一步，各档案馆采取虚拟机、主机托管、联通专线等技术方案，按照一定的“入网程序”，对馆藏信息资源实施整合。现今，已有大量档案馆迈出了可喜的第一步。
　　第二步，在各馆档案信息资源整合与集成的基础上，加强区域文献信息机构协作，[4]实施档案信息资源的整体化组织与建设，形成“一站式”信息检索和利用格局。目前，部分省市已在这方面做了有益的尝试，但在信息内容整合的广度和面向用户构建信息呈现形式等方面，仍存在不尽如人意之处。
　　第三步，在“一站式”服务基础上，开展档案信息资源的深层次开发，重视知识挖掘，促进档案信息资源整合从形式组织、内容组织向知识组织转变。知识组织是信息资源管理的高级形式，“升级”之后，有利于更充分地展示档案的知识内涵。
　　采用“虚拟整合”模式构筑而成的档案信息资源，都将被置于统一的技术层面框架下，最终，纳入“档案信息资源管理系统”。换言之，这个具有技术先进性、服务开放性、广泛兼容性等特点的档案信息资源管理系统就是档案信息资源整合的实现形式。
　　整合而成的档案信息资源管理系统，可区分为“档案馆档案信息资源管理系统”、“区域档案信息资源管理系统”、“国家档案信息资源管理系统”三个不同层级。这三个不同层级的信息资源管理系统，其实质，是三个不同层级的信息资源整合而成的网络平台，相当于三个不同层级的虚拟信息体系。建设规模由小到大，服务内涵逐渐拓展、延伸，最高层级的平台必须真正实现档案信息资源整合“横向到边，纵向到底”，成为一个综合性信息资源开发管理平台。