[项目档案整理执行标准之间的差异探讨]档案跟工资条有差异

　　齐全、完整的工程项目档案是工程项目的无形资产，在建设过程中起依据作用，项目交付使用后起凭证作用。及时有效地为项目建设和管理提供利用，是项目档案整理的最基本属性。国家从保证建设项目质量的实际需要和保持项目档案的存在价值出发，对项目档案的形成、积累、整理、归档工作越来越重视。除了发文要求各级政府重视项目档案工作外，还制定了一系列标准规范，严格项目档案的形成过程和归档整理要求，以保证项目档案的齐全、完整。
　　国家颁发的项目档案整理标准有《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）（以下简称“50328”），本规范是在《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822-2000）（以下简称“11822”）基础上，对建设工程文件的形成、收集、整理进行规范，建设工程文件除了具有科学技术文件材料的基本属性外，还具有建设工程文件所特有的本质属性。2002年，国家档案局颁发了《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）（以下简称“T28”），对重点建设项目档案的整理提出了具体要求。这一规范是对前两个标准由一般到个别，由整体到局部的深化。为了适应国家对工程建设科技文件材料形成、积累、收集、整理、归档工作的整体要求，保证石油化工建设项目达到质量上的要求和建设项目档案的齐全、完整，石油化工集团公司制定了《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》，该规定重点对项目建设过程中文件的形成提出了要求。以上几个规范和标准，形成了对建设项目文件材料形成、积累、收集、整理、归档进行整体控制的标准体系，是工程建设，特别是重点工程建设，乃至石油化工项目建设进行档案整理的依据。后来，根据形势的要求和对项目档案整理工作的新认识，以及科学技术的发展，国家对几个标准进行了修订，使这些规范和标准可操作性更强，成了项目档案工作人员进行档案整理得力的有效工具。
　　项目档案整理的一系列规范、标准的制定，提高了项目档案整理的标准化、规范化程度。从整体上看，几个规范标准所要达到的目标是一致的，中心思想也是统一的。但就个别内容上，有提法不一的现象，有的条目量化标准上还出现差别（见下表），这就给标准的执行上带来一些困难，现把它列出来，与同行商榷，也请标准制定部门引起注意并能协调解决。
　　上表中，尽管列举11822的内容是2008版，先于后两个标准，但实际内容上，11822的2008版与2000版只有在按件管理上有所变化外，其他内容变化不大。
　　从以上表中可以看出，三个标准之间的差别。归纳起来，基本上可分三个类型。
　　一种类型是，对有关的条文叙述上尽管有差别，但基本内容是一致的。如，表序号中的1、2、5。表中的第一条内容是档案号的编制问题，项目档案号主要由三部分组成，分类号、项目代号和案卷号。11822中，比其他两个标准多了一个全宗号，全宗号的设置对于上级部门来说，也是必要的，所以，档案号的编制上，三个标准的表述基本上是一致的；表中的第2条是“案卷题名”，三个标准对案卷题名的表述尽管详简不一，但最基本的一点是“简明、准确地揭示卷内科技文件的内容”。这一条，在执行上也不会存在大的问题；表中，第5条是“目录与页码”的编制问题。三个标准的基本思想是“成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号”。其基本思想是，既保证案卷整洁、规范，又减少不必要的重复劳动。
　　另一种类型是，对有关条目表述差别比较大，在可操作性方面，相对就比较差。如，表中的第3、4、6、7、10、11、12条。第3条讲的是案卷“装订”问题，三个标准所讲的都不尽相同。尤其是50328，后边内容把前面的内容否定了，也就是说，本条的内容本身也不一致。其中，一句“既有文字材料又有图纸的案卷应装订”表述，更难操作，哪有纯图纸的案卷？封面、目录、说明几乎每卷中都有，这样一来，也就是说，所有的案卷都要装订了。11822对这个问题开始的表述是：成册、成套的科技文件宜保持其原有形态。这就是说，成册的应该是装订的；成套的，就不一定了，在实际工作中，成套的设计文件装订得就很少。既然保持原有形态，也就是说，允许不装订了。T28对此问题的表述(见表)就比较好，对问题直接表述，是什么就是什么，就是说，文字材料不论是整卷或是单件都要装订，图纸可不装订。如果按T28执行，前两个标准作用就消失了，而且，前两个标准是国标，后一个标准是行业标准，这样一来，国标对行业标准的指导意义也消失了。
　　第4条讲的盖档号章的位置问题，11822讲的是在每件文件的空白处，T28讲的是在右上角；第6条讲的是盖竣工图章，50328的章与T28中竣工图章样式如下：
　　从两个竣工图章可以看出，从章的式样，到章的内容，从章的尺寸到签署都有较大的差别。由于标准出现的差别，给竣工图的编制造成了困难，也就是说，用哪一个标准制作的竣工图章都是对的，这样一来，标准化、规范化又怎么贯彻呢？
　　第7条是讲档案盒厚度的问题，其差别在表中一目了然。尤其不能让人理解的是50328，前面说案卷厚度不宜超过40mm,而卷盒可以做到50mm，没有那么厚的案卷，要做那么厚的盒子就没有意义了。
　　第8条讲的是立卷单位，在这个问题上，由于几个标准在概念上没有说清楚，具体操作者在理解上差别就比较大。文件材料从收集、积累到组卷，再形成案卷，有了封面、目录和备考表，最后，才有档案号。立卷过程应该包括文件材料的形成到编制档案号的全过程，这个过程可分为：形成积累、组卷、立档几个阶段，所以，这个过程往往不是一个单位完成的。这样，对一个案卷的立卷单位，就不好确定。T28中用“项目负责部门”概括性还强些，相对好操作一些。一般来说，形成积累和组卷的过程是由施工单位完成的，案卷的封面、目录、备考表以及编制档号是档案馆（室）完成的。施工单位负的是文件材料编制的责任，在案卷目录中已经体现了，档案保管部门要对案卷最后的著录项负责，也就是要对案卷最后成卷负责任。这里，不仅是一个立卷单位的问题，还牵涉备考表立卷人的问题，本文认为，备考表中立卷人改为立档人为好，即要有人对案卷的最后成卷负责任。
　　第12条是讲的卷内目录中页数与页号的问题，几个标准中的表述也不一致。“11822=2008”中是编制页数，“50328”和“T28”中是页号。本文认为，对于一个档案馆来说，文件材料的组成各式各样，但不外乎卷内文件材料“一套一卷”和“多件一卷”两种形式。“一套一卷”使用页号就比较方便，“多件一卷”的，用页数就比较好。使用单一的形式，对另外一种形式的编制都不好处理。
　　第三种类型是有些问题在一个标准有规定，在另外两个标准未提及，这种问题在实际工作中又会常遇到，如，表中第9条，编制单位问题。编制单位可以称之为“责任者”，责任者在三个标准中也都有表述，也表现出了三个标准叫法不统一的问题。叫法不统一，也给实际操作造成“莫衷一是”的感觉。
　　表中还列举了其他方面标准表述不一致的，本文不一一赘述了，只是对标准制定提几点建议。
　　一、11822是国标，应该是各类科技文件材料整理的基础，其他类别的文件材料整理就应该以11822为基础，如果再制定整理标准，只能是对11822的细化，而不能相左。
　　二、本文认为，几个标准的关系是：11822派生出50328，50328派生出T28，一旦在执行过程中出现异议的话，应该用11822去解释，不能造成具体操作者无所适从的现象。
　　三、其他行业标准应以上三个标准为基础，制定适应本行业科技文件的整理标准。11822对一些行业某些特殊问题顾及不到的，本行业可以根据本行业科技文件材料的特点进行充实，但要征得主管部门同意并备案，防止出现“相左”的现象发生。11822标准中十分明确的内容，其他行业就不应该出现相左的表述。
　　四、建设单位档案部门在对项目档案进行整理的实际工作中，如果要很好地执行三个标准，使整理工作顺利进行，本文认为，应该把三个标准融合在一起，编制出适合本单位的整理细则，既符合了三个标准的要求，又提高了可操作性，无疑是对项目档案整理标准化、规范化的一个贡献。
　　（作者单位：中原油田档案馆 来稿日期：2012-06-11）