客房预订的程序 [2-2 客房预订的渠道.方式及程序]

2-2 客房预订的渠道、方式及程序

一、客房预订的渠道

（一）直接渠道：客人不经过中介人而直接与饭店预订处联系，办理订房手续。

1、 客人本人或委托他人、接待单位直接向饭店订房。

2、 旅游团体或会议的组织者直接向饭店预订所需的客房。

3、 旅游中间商作为饭店的直接客户向饭店批量订房。

（二）间接渠道：订房人委托中介机构办理订房手续。

1、通过旅行社订房。

2、通过航空公司及其他交通运输公司订房。

3、通过专门的饭店订房代理商订房。

4、通过会议和展览组织机构订房。

二、客房预订的方式

1、 面谈

2、电话

3、传真

4、网络

三、客房预订的程序

（一）受理客人预订

1、明确定房要求，决定是否接受预订。

决定时考虑以下因素

①客人预计抵店日期

②所需客房类型

③所需客房数量

④停留住店天数

2、接受或婉拒预订。

3、确认预订

记录相关内容；

①客人姓名、性别、人数、国藉。

②预订人姓名、联系方法。

③预期抵店日、到达时间、交通工具、出发地点

④预期离店日、离店时间、交通工具、目的地

⑤所需客房种类、数量、价格

⑥付款方式、预订金

⑦特殊要求。如餐食标准。

确认的方式：

A 口头确认

B 书面确认：即给客人发出确认书。

4、及时发出预订确认书。

确认书包括以下5点内容：

① 客人的订房要求，包括住客姓名、人数、抵离店时间。

② 付款方式 。

③ 取消预订的规定。

④ 预订员或主管的签名、日期。

⑤ 对客人的选择表示感谢、对即将光临表示欢迎。

5、记录、存储订房资料，预订资料输入电脑。

记录存储订房资料的两种方式：

A、按客人预订抵达时间顺序储存

B、按客人姓氏字母顺序储存

理想作法：先按A，再按B。

（二）预订核对

第一次核对 ：客人到店前一个月，此情况接待对象多团体客人和VIP客人。核对的重点是抵达日期、预订天数、人数、房间数、种类。

第二次核对 ：客人抵达前一周、重点是抵达时间。

第三次核对：客人抵达前一天，进行最后一次核对，并将订房信息及时传到总台接待处。

（三）预订的变更与取消

1、预订的更改

2、 预订的取消

善后工作：

（1）及时通知有关部门变更或取消预订的情况；

（2）对“NO SHOW”预订而未到客人，应与客人取得联系，视情对房间予以保留或取消；

（3）有关团体订房变更，应按合同办理。

（二）预订准备