[探研当前形势下我国人事档案管理的发展]2018年中国周边安全形势研析

　　【摘 要】人事档案是与我们每个人关系最为密切的专门档案之一，于每一位社会公民都有着重要联系。本文从当前形势分析了我国人事档案管理存在的问题并指出其发展方向。　　【关键词】人事档案；管理；人事档案信息；信息化
　　随着我国市场经济的不断深入发展,流动人员的大量增加和人事档案管理人员素质不高,传统的人事档案管理工作中出现了一些问题同时,在当前的信息化时代,对人事档案信息的开发利用程度也不够,种种现象说明,当前的人事档案管理已经跟不上时代的要求,迫切需要与时俱进,进行创新与变革,实现人事档案管理的现代化。
　　一、始终制约我国人事档案工作发展的问题
　　1.1人事档案内容缺乏实用性和真实性,管理分散多头
　　首先涉及收集工作。有些基层单位档案意识淡薄,档案材料收集不齐,不能做到及时补充新材料,导致部分档案材料内容的不完整,不能跟上个人经历的变化,给工作带来诸多不便，而且传统的人事档案采集越来越不适应形势的发展,现存的档案内存放的还是十几年不变的内容，千人一面,根本无法反映具体一个人到底有什么样的能力,素质如何以及综合信用等情况,而这些恰是用人单位最需要了解的；其次,是鉴定工作的问题。由于目前不少单位的人事档案挂靠劳动人事部门管理,大都没有专职人员分管人事档案工作,人事档案长期无人整理,没有经过严格鉴定,材料是否真实无人监督,造成人事档案中假货泛滥成灾，根本做不到归档齐全完整、鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐的要求，严重存在零乱无序和丢失部分档案内容的问题；另外，近几年造假的现象严重影响了人事档案的真实性和严肃性,给组织人事工作带来了很多麻烦。
　　1.2人事档案管理条件整体比较落后
　　人事档案管理投入低目前仍有许多人事档案保管机构,尤其是在相对贫穷落后的地区,保管条件比较差,人事档案装具不合规格,柜架配备不到位,库房条件简陋,没有温湿度控制设备。对人事档案管理设施的投入,但是传统人事档案管理的投入历来都比较低,管理手段落后，在设备配备上,大多采取因陋就简、因地制宜的原则,既无铁门也无铁窗等基本设施,业务其他硬件设备设施,放火、防潮、防盗等手段只是停留在较低的水平上。档案检索基本处于传统的手工半手工操作阶段,缩微技术在人事档案工作中应用尚不普遍,全国范围内能实现人事档案计算机信息读取的较少,在网络环境下管理人事档案的单位则更是少之又少。
　　1.3人事档案信息资源开发利用程度低,未能发挥应有作用
　　人事档案信息资源的开发利用仍然是滞后的、被动的。历来人事档案工作就被认为是保密性很强的工作,人事档案作为国家档案的重要组成部分,是党和国家的机密,这给人事档案披上了神秘的面纱，还有就是现单位人事档案利用工作大多是被动服务,只是等待领导及有关人员来查阅,缺乏主动精神,而且利用材料主要是党团材料,落实材料和工资调资方面的,真正用于人才选拔,培养开发及预算等方面的较少,没有发挥人事档案应有的作用。另外,人事档案检索工具单一,查找方式落后,案卷质量不高,严重限制了其信息服务和交流作用的发挥，相对于历史档案、文书档案的宣传活动较少,使人事档案信息资源开发利用的广度和深度受到极大的制约。
　　二、今后我国人事档案管理的发展方向
　　2.1实现我国人事档案管理的社会化
　　随着社会经济的发展,社会劳动保障体系逐步形成,人事档案管理工作的范围逐渐扩大,改革管理体制,使单一管理体制向多种管理体制转变,在我国人事档案社会化管理的过程中,应始终坚持集中统一和分级负责的管理体制。县级机构的人事档案可以由该县档案馆统一管理,不必分散在县直各机关,这样既可以节省人力物力,又可以防止互相推诱现象的发生。随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立,各单位用人制度的改革随之深入,而且社会流动人口越来越多,人员调动越来越频繁,过去由用人单位管理人事档案的办法便不能继续满足现实需要建立全国行业联网(Intranet)的人事档案社会化管理机构。
　　人事档案社会化管理机构的设立是建立人事档案社会化开放式管理模式的重要组成部分,不仅有助于推动各个单位人事改革,推动聘用制,而且十分适合目前流动人员大幅度增加的现状，人事档案社会化管理机构除了传统的人事档案管理部应承担的职责外,还肩负着新的职责。
　　2.2 进行人事档案的现代化建设
　　当前社会是一个效率型社会,也是一个节约型社会，人事档案管理作为社会主义建设事业的重要组成部分,其管理的目标和层次也要达到效率型和节约型,这就要求人事档案管理成本的最小化和人事档案管理水平质量的最优化,必须通过现代化的科技支撑和管理思维来实现这一目标。实现人事档案管理的现代化是人事档案服务于人事工作和人事制度改革和发展的需要。
　　人事档案现代化管理的模式,必然需要面对档案异地集中后数量大,材料来源散,内容更新快,利用范围广,查询频率高,传输距离远等情况。对组织系统信息化工作,中央组织部明确提出了建设三网三库一平台的目标要求。就目前而言,解决上述问题的有效途径就是最大限度地使传统的人事档案手工管理向数字化、多媒体化、网络化等现代化模式转变"。计算机、多媒体及网络技术以其存储数量大,占用面积小,检索速度快,交互式传输、异地查阅、资源共享等优势当仁不让地成为实现人事档案社会化管理的现代化手段。
　　2.3强化我国人事档案的内容改革
　　我国的人事档案管理工作是在战争时期人事档案管理的基础上建立和发展起来的,所以人事档案的作用在很大程度上表现为管理人和控制人。这种历史遗留下来的特点很突出地反映在了人事档案的内容上，传统的人事档案往往重政治历史问题,轻工作实绩;重家庭关系,轻现实表现;重思想品德,轻才能成就;重错误问题,轻发展变化。在每份档案的语言表述上,也存在格式化和公式化的问题,空洞无物,千人一面，这样的人事档案只能片面地反映一个人的历史面貌,无法全面完整地将个人的特点和才能表现出来,在当今竞争愈加激烈的社会中,这样的档案内容明显不符合时代潮流,现实性差,无法在人事工作中发挥重大作用。所以，今后要在档案内容上加大改革力度，采取归档个性内容、审核内容层次、收集补充新内容等手段。
　　2.4加强人事档案的信息服务功能
　　信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势,受网络信息技术的影响,人事档案利用信息的要求提高,因此,加快档案信息化建设成了创新企业档案工作的重要内容。展望未来人事档案管理工作的景象,将看不到包罗万象的档案袋,代之以各种编码、数据库等电脑数据资料。用人单位如果需要养老保险、医疗保险、失业保险等方面内容,或各种考试机构提供的资格证书和考试资料等,都可凭一定手续被授权上网查找,这样得到的信息既准确,又快捷，这种灵活方便的新办法更适应新形势,是未来不可阻挡的潮流。更多的构想还需要进一步探索,如可以尝试IC卡形式,用IC卡储存个人的基本资料,由个人持有,但数据库中的修改权限只有人事部拥有。