【浅析远程办公及其管理】 远程办公软件

　　摘 要：随着通信技术和互联网的迅猛发展以及社会的不断进步，不受时间和空间限制的远程办公逐渐走进了人们的视线。与传统办公相比，远程办公显出颇多优势，已成为信息时代的职场新趋势。远程办公同时也存在一些管理上的困境，对此我们可采取建立相应绩效考核制度、发挥领导者个人威信的作用、增加多种沟通方式等策略予以解决。
　　关键词：远程办公；管理困境；管理措施
　　广义的远程办公：目前企业中比较流行的通过虚拟专用网（VPN），在公用网络（通常是因特网）中建立一个临时的、安全的连接，形成一条穿过混乱的公用网络的安全、稳定的隧道，帮助远程用户、公司分支机构、商业伙伴及供应商同企业的内部网建立可信的安全连接，并保证数据的安全传输。
　　狭义的远程办公：通过远程控制技术，或远程控制软件，对远程电脑进行操作办公，实现非本地办公：在家办公、异地办公、移动办公等远程办公模式。这种技术的关键在于：穿透内网和远程控制的安全性。在这两方面做得比较好的远程监控软件有：国产免费软件网络人（Netman)，国外收费软件TeamViewer、PcAnywhere、Radmin等。
　　一、远程办公的优势分析
　　（一）降低办公成本
　　合理的建立远程办公模式，不但可以降低运营成本，而且可以大幅提高工作效率。远程办公可以不要租赁写字楼或办公地点，也不需要购买办公设备，更不需要支付因办公而产生的设施设备的维修费用和日常开销。远程办公可以节约办公用品费用、电话费、邮费、差旅费、水电费、设备及维护费、房租和物业费等许多费用。
　　（二）提高工作效率
　　远程办公是一种近于理想化的工作方式，不用乘车往返上下班，工作时间灵活，穿着随意，不受或几乎不受同事打扰。传统的上班工作是日复一日、年复一年重复不间断的劳动，每天机械化的朝九晚五上班下班，由于上班高峰期，还要早起挤公交，很多时间浪费在了不必要的地方。例如，联想集团利用远程办公模式，通过在中国、美国、日本等处在不同时区的国家建立生产和研发基地，实现了24小时不间断的研发创新，使公司开发新产品的速度倍增，让公司在激烈竞争的IT行业中建立竞争优势。
　　（三）虚拟办公室，宽松的工作环境，有助于吸引和保留有价值的员工
　　远程办公的灵活性对于员工是一个值得拥有的额外赏赐。Robert Half 的国际金融聘用指数的一项调查显示，1400名由公司招聘的首席财务执行官有13%的人认为远程工作对于会计职业是最好的招聘激励。早期的调查显示，33%的人认为远程办公是最好的招聘激励，50%的人它是第二好的方法。远程办公还可以为雇主吸引和保留最有潜力的员工。知识型员工通常比普通员工更加注重工作自主性和愉悦感，传统中主管的监督和工作方式的束缚会降低他们对工作的控制程度，成为他们从工作中获取愉悦感的障碍。同时也有利于一些特殊社会群体就业。这种办公模式不仅可以帮助企业更好地履行社会责任，同时也为残障人士提供了便利的办公方式。远程办公为这特殊人群提供了一条很好的工作途径，而企业不必特殊地为这些员工改造设备以美国残疾人的要求，这样企业可以节省一部分成本。尤其是对小企业的雇主来说，是个好办法。
　　而且在远程办公模式下，员工的出勤率亦有相当的改善。这主要是由于在传统办公模式下，员工将日常疾病、突发事件、私人约会等作为旷工的理由。远程办公还能够避免上下班路途中遭遇工伤，在此意义上也是组织降低医疗保健成本的途径之一，甚至可以减少办公场所的盗窃行为。
　　（四）节约能源，保护环境
　　员工上班会产生大量的能源消耗，如汽车，公共汽车，电动车等。如果远程办公的推广，将有效减少该设备的使用频率，从而，更少的能源将被要求进行生产，也将减少维护和修理设备所需的能源，以及建筑和修复公路和维修需要大量消耗的能源也将会有所减少，能源消耗的减少，对环境的改善有很重要的作用。远程办公也被看成是一个可以缓解开车上下班所造成的交通堵塞。美国人凯特?李斯(Kate Lister) 和汤姆?哈尼斯(Tom Harnish)在2008年的研究表明，三千三百万美国人掌握着可以在家办公的工作。如果他们这么做，美国会大量降低对石油的依赖。他们发现远程办公可以减少美国24%到48%的波斯湾石油进口，减少温室气体高达6700万吨一年，并且每年节约75 亿加仑汽油。这些新的远程工作者可以避免1540亿英里的驾驶和250亿美元的燃料费。更重要的是，他们的研究表明，沒有了上下班的通勤，这些新的远程工作人员相当于多享受每年5周的休息时间。
　　二、远程办公的管理困境
　　无论哪种形式的远程办公，随之而来的变化不仅仅局限于单个员工办公地点和办公方式上的变化，还会相应地产生管理上的新问题。
　　（一）增加了管理难度
　　实施远程管理，首当其冲的是上级无法对下属的执行力进行直接的监督，因为分隔两地，上级领导对员工的工作表现等各个方面情况都无法直接掌握。公司对员工业绩的考核，更要突出成果和业绩的考核，对公司的绩效考核和薪酬管理提出了新的要求。
　　（二）影响员工情感
　　一些对社交需要较强的员工会找不到归属感，产生孤立感甚至是焦虑感，影响心理健康，随之失去了工作激情，而影响工作效率。减少了下属接受上级指导和参加培训的机会，还有可能被上级忽视而失去晋升机会。由于团队成员间难得见面甚至不见面，可能会导致信任危机，增强离散力。另外，通信设备故障会影响工作以及感情交流。
　　（三）增加个人成本
　　如果员工把办公地点选择在家中则增加了个人成本。如个人电脑、打印机、传真机的购买费用以及电话费、电费、水费、宽带费等。
　　（四）信息安全问题
　　远程办公的信息安全问题。这些毫无疑问地成为了欲引入远程办公模式的企业必须认真思考和解决的难题。许多电脑安全专家说，很多远程办公带来了员工在办公室以外的地方丢失数据和知识产权等安全问题。
　　三、远程办公的管理策略
　　具体说来，可尝试以下几个措施：