政府信息公开背景下档案信息检索的应对策略_四川大学 档案信息检索

　　摘要：政府信息公开工作是责任政府、服务政府建设的重要举措，是推进民主建设的必然趋势。档案馆既是政府信息保管的重要场所，也是政府服务民众的重要窗口。档案检索是政府信息公开的重要环节，本文根据当前档案管理信息化的开展情况，阐述了档案信息资源检索服务中存在的一些不足，并针对档案信息检索体系方面存在的问题提出了关于完善档案信息检索体系的策略。
　　关键词：信息公开 档案检索 检索策略
　　在经济全球化和信息化的时代，作为最重要的信息资源的政府信息既是公众了解政府行为的直接途径，也是公众监督政府行为的重要依据。政府信息公开的提出和实施在为档案工作带来重大机遇的同时也带来了新的挑战。政府信息公开以法律的形式保证了各级档案馆的地位，为档案工作的社会服务提供了更广阔的平台，提出了更严格的要求，使档案的信息化建设成为了必然和必要。
　　信息服务是档案网站的重要职责，提供档案检索是档案网站信息服务的主要渠道，在政府公开信息“井喷式”增长的时代，档案的查阅和利用显得有些力不从心，档案检索工作和档案信息化建设仍存在着有待改进之处。
　　一、当前档案检索存在的问题
　　1.档案信息化建设进程相对滞后
　　尽管当前各级政府部门十分重视档案信息化建设，并增加了大量投入，各级各类档案部门也积极努力，但是档案信息资源检索体系的软、硬件开发仍然落后于信息社会的发展需要。比如软件方面，现行的大部分档案管理系统基本采用最简单的数据库遍历搜索方式，使用户在检索过程中消耗时间过长、检索结果准确率较低；硬件方面，服务器无法同时服务大量用户等问题的制约，使得档案信息资源利用难以适应社会档案信息利用需求。
　　2.档案信息数据库规范和标准质量不高
　　现在档案的种类逐渐增多，特别是专业性档案的种类数量激增，每种档案需著录的项目又各不相同，但管理软件方面却缺乏相应的专题数据库。若按现行的统一格式进行管理，常导致在检索过程中无法快速地查找到所需要的档案信息或者检索出与内容不相关的“垃圾”信息。例如文书档案少了文号著录项，若按照主题检索，可能会导致检索过程消耗时间增加和检索结果准确率的降低。为了尽可能少地检索出“垃圾”信息，必须使档案信息数据库中信息的收录范围更全面，更切合相应学科或专业的需求，内容更加详细准确。
　　3.检索功能在档案网站中的地位不大
　　目前大多数档案馆网站定位于“宣传型”或“展示型”，在档案网站的首页，档案工作的动态、成果、大事、法规、标准等内容占了很大篇幅，以期通过此类宣传来展示、扩大档案工作的影响，增强社会的档案意识。相形之下，档案检索功能、服务功能并不突出，并不能是真正实现为社会公众提供档案资源，是档案网站成为社会公众生活、工作中必要的好帮手。
　　4.用户档案信息化检索能力不强
　　长期以来，我国有相当多的信息用户都把手工检索作为主要的档案检索方式。面对网络检索等新兴科技手段，许多信息用户的信息素质显得相对较低、适应性较差、运用能力不足，不能有效地把档案信息需求转化为获取档案信息的行为。例如，很多用户在进行检索时，由于对档案检索工具不了解或者对检索目的不明确，导致没有恰当地使用正确的检索方式，难免会出现误检或漏检，影响档案使用效益。
　　5.现行档案信息化数据安全较薄弱
　　应用计算机管理、检索档案信息既保证了案卷质量，提高了工作效率，又能快速、准确、及时、方便、全面地为档案用户提供档案信息资源，其速度和效率与手工检索相比有明显的飞跃。但是同时计算机系统的引入也为档案工作带来了新的挑战。从计算机数据管理的角度看，小到错误操作导致系统的破坏及丢失；大到硬件的损坏、存储介质的损坏，自然因素导致的火灾、地震、水灾等其他突发事件，都会使档案信息资源安全受到威胁。
　　二、完善档案信息检索体系、提高检索效率的应对策略
　　1.重视档案信息化规划，有针对性地选购软硬件。
　　各级领导部门要充分认识到档案工作网络化建设的重要性、紧迫性，把网络化建设作为一件大事来抓。高度重视档案部门建设与发展，将档案部门网络建设纳入到信息化建设的总体规划和预算之中，要通过多种渠道、多方位地筹集资金，使档案部门的各种设备得到不断的补充和改进，更好地满足档案事业发展和社会进步的需要。
　　在选择档案资料检索设备和软件时，要考察系统软件的数据管理能力、兼容性、运算速度、易用性、容错性、安全可靠性、数据结构的合理性以及数据资料的齐全完整性等，不仅要看现在的先进性和实用性，还要看它的可开发性、售后服务以及公司的综合技术实力等。只有这样，才能保证所建的档案检索系统的先进性和可靠性。
　　2.加强档案信息分析，完善档案数据结构
　　虽然目前档案计算机管理和电子化档案管理都已有国家标准，但由于档案业务涉及行业较广，在把档案信息录入数据库时，不同行业档案信息所需要著录的必要项目也可能存在差异。如果都按照统一规格进行录入，进行检索时就无法利用一些档案特殊信息来优化检索策略，提高检索速度。这就要求建库时要对档案信息进行充分的分析，不仅要考虑计算机发展的要求，还要符合国家和行业的有关标准，以适应档案事业的发展和对外交流的需要，避免人力、物力、财力的浪费，保证档案检索结果的快速、准确。
　　基于对档案信息的分析，逐步完善档案管理软件数据库的结构标准。可根据不同种类的档案的不同关键项，如文书档案的文号、财会档案的凭证号等建立相应项的索引，方便检索。也可制定不同种类的档案数据库，而每种档案数据库内对其基本的、主要的项目制定统一的字段名、字段宽度、字段类型、字段格式和字段顺序，对不重要的附加项目不作统一规定。以此减少数据库中大量的无内容著录的项目，降低档案检索时服务器的检索量，特别针对专业性较强的档案检索，提高检索效率。
　　3.改进档案信息标引质量，提高档案查全率和查准率。
　　标引是档案整理中的重要环节。通过标引，档案工作者赋予档案以检索标识，指明其内容特征的主题类属，配合专题信息编制出各种目录和索引，或存储于计算机内，以实现档案的检索。标引的质量对档案的检索效果有直接的决定性影响。衡量标引的质量的高低，一般采用两个客观上可比的指标，即：穷举度与一致性。标引穷举度，指标引时是否将档案信息收录的全部主题反映出来；标引一致性，指不同标引人员或同一标引人员在不同时期，对同一主题档案资源标引时，对其主题归属的一致程度。从档案检索的角度看，穷举度高，有利于提高查全率；一致性强，则有利于提高查准率。