医院综合档案室信息化建设初探_学校信息化建设方案

　　摘 要：医院综合档案室是管理医院档案的重要部门，它承担着医院档案收集、储存、开发、利用等重任。加快综合档案室信息化建设是医院管理的必然趋势，实施关键是档案管理全过程的现代化，实施路径是档案从业人员、档案基础条件等保障措施的现代化，本文结合作者综合档案室信息化工作实际，为医院综合档案室信息化建设提供借鉴。
　　关键词：综合档案室 信息化 路径
　　随着科技的快速发展，档案载体已由过去的纸质档案发展为照片、声像等电子档案，档案收集、整理、利用、保管、开发等各环节的技术更新必须同步跟进，档案管理手段也必须由传统的手工管理向信息化管理手段迈进，其中，综合档案室作为综合性档案保管机构、档案业务管理部门，在推动医院档案信息化发展中责无旁贷。
　　但不容忽视的一个现状是，医院综合档案室在信息化建设方面还存在诸多问题。如重视纸质档案，轻视电子档案，综合档案室声像、电子文件等电子档案归档量小；档案收集手段落后，还用手工收集；基础设施陈旧，计算机配置486，仍然使用针式打印机，没有扫描仪；综合档案室工作人员档案与计算机基本知识欠缺等。诸如此类问题都严重影响综合档案室功能发挥，必须加快综合档案室信息化建设步伐。
　　综合档案室信息化是指档案管理从以档案实体保管为重点，向以档案内容的数字化管理，并以数字化信息为主要形式向服务对象提供利用服务的转变过程。体现在档案管理收集、整理、利用、开发等过程中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。
　　1、档案收集信息化。
　　档案收集手段的更新是实现档案事业创新发展的重要因素之一。利用技术手段收集档案是提高档案工作效率、确保档案服务工作质量的重要条件。它规避传统档案收集手段，尽量减少人工收集、上门收送等做法，着眼于通过数字化将分散于不同科室、不同部门的信息资料以数字化形式存储，以网络化方式相互连接，从而实现资源共享，最大发挥档案作用。目前，医院都建有计算机信息网络中心，OA等办公系统、电子政务系统也得到广泛应用，档案收集可实现计算机网络管理，与办公自动化、人事管理系统无缝对接、融为一体，实现文件形成、报送、接收、编目、整理、数据著录、提供利用等，积极构建综合档案室数据库、档案目录库；收集档案可以直接通过网络传输系统将档案资料传送到综合档案室，经综合档案室和档案交送部门电子印证，完成收集过程。
　　同时，档案收集要放开眼光，由封闭式管理走向开放式管理，宜尽早进入网络信息系统，扩大信息来源，使一切可以向全体员工开放的档案信息资料都录入计算机网络，这样，也可以从某种程度上解放档案编研人员，提高档案信息资源的开发利用效率，从而更有效地为社会服务。
　　2、档案整理信息化。
　　通过计算机管理,将档案内容按党群工作、行政管理、医疗管理、科研教学、总务基建、仪器设备、财会等分门别类输入计算机,这具有检索快捷、方便、高效等优点,使查档案省时省力。改变过去人工登记、人工整理的弊端，在档案整理中充分利用扫描仪、照相机等设备对照片、视频、录音等进行数字化加工。档案整理过程中，要努力争取，积极按照专题档案内容进行整理，如在院庆、医院搬迁等医院大型活动中形成的档案，更要努力利用计算机形成专题化。借助医院的局域网，采用虚拟主机或主机托管的方式运行，逐步将室藏的档案资料，包括文档、图书、图片、声像等各类信息资料上网，实现医院系统的档案信息资源共享。
　　3、档案保管信息化。
　　用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，计算机储存量丰富而广泛，由计算机编印出文件分类、主题等目录，配备一整套安全可靠的检索系统，无论是对医院本身查找资料，还是对其他查阅档案的人都会快捷而准确。经过整理现代化，形成了档案目录数字化和档案内容数字化。目录要进行多次校验，档案内容归类要正确，形成档案管理网络化后，要注意做好备份，实现档案保管信息化。
　　4、档案利用信息化。
　　利用计算机建立档案目录数据库，采用扫描录入等方式进行现行文件和档案管理一体化，可大大方便全院职工查找利用；综合档案室工作人员要积极主动与信息科沟通，多渠道、多途径地开发档案信息资源，使档案为医院各项工作，特别是为医院、教学、科研服务。编制多种检索工具，提高管理水平和开发利用档案信息效率。开展编研工作为临床、科研、领导决策提供主动服务，收集利用反馈信息，提高档案利用率。另外，医院档案要适应新时代的要求，逐渐适应服务对象档案需求，努力拓开发服务领域，彻底摆脱单纯的业务观点，为医院人员、患者及社会公众服务。如将档案查询系统公开化，设置查询机放在医院内，满足服务对象查找档案需要；还可以将档案定期有选择的公开，利用展览等公开宣展形式，向服务对象开放，引发共鸣。
　　二、保障措施
　　我院综合档案室在迈向信息化进程中走出了坚实的一步。为提高综合档案室的信息化水平，医院专门从相关科室抽调业务熟练的员工充实档案室队伍，负责电子档案的收集、整理、开发；从有限资金里，配备了高端电脑、打印机、扫描仪等设备使医院档案管理信息化、更加规范化。在活动中深刻体会到：
　　1、人力资源是关键。
　　人才队伍建设，是综合档案室信息化建设之本，要严格按照《档案法》规定的档案工作人员的素质条件配备档案从业人员，人员引进时，尽可能从高等院校引入掌握档案学、计算机、图书管理学等多学科知识背景的复合型人才。在专业技能要求、掌握新技术方面，综合档案室工作人员要主动学习并掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络操作等基本技能，使每一个工作人员都能独立完成从收集档案资料、进行鉴别选择、提炼加工，做出目录、上网传输，以及制作电子刊物、数据文件等可视资料。加大对档案人员的培训力度，学习电子文档的管理知识，提高电子文件保密管理意识，使档案工作有人力保障。
　　2、基础设施是条件。
　　综合档案室信息化建设要利用到数据库技术、数据压缩技术、多媒体技术、高速扫描技术，档案信息化基础设施建设必须不断更新。须配备相应设施，如配备内存大、分辨率高等高配置的计算机，配备像素高的照相机、录像机，配备保存时间长、性能好的激光打印机，配置高配备整套档案扫描系统,改革单纯由人工录入资料的相对落后的做法，软件方面，引入多种档案检索系统、保存系统，推动信息化进程,提高档案管理的质量和档案管理工作的效率。
　　3、标准系统是手段。
　　综合档案室信息化建设要符合档案的各项标准化内容、分类、编号、及案卷目录，各个项目都要求标准化，符合各标准的规定。信息化医院档案管理必须有章可循、有法可依，在档案管理的各个环节、各个步骤，从初步收集、整理到最后归档、存入微机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案完整，避免漏失档案的记载内容，系统而正确无误地记录、存档。
　　4、安全是保障。
　　电子档案利用便利，但难于永久保存，且电子文件利用的安全和保密工作更加难以控制，数据容易丢失，病毒侵害等不安全隐患存在，必须加强档案信息的保障，确保数据安全，档案数字化包含两方面，既包括硬件的安全管理也包括软件的安全管理，硬件方面应该严把信息存储载体质量关，提高电子文件载体的保存寿命，确保电子档案不会因为温度、湿度等一些人为灾害导致文件丢失。软件方面就是要通过多级权限和密码管理，通过加密或者防火墙等安全防控措施，保证系统的保密性，使系统以及系统内部数据不被非法访问、修改和破坏。继续遵守《保密法》《档案法》等规定，档案内网和外网要物理隔离，医院内涉及保密档案不上互联网，定期组织检查等。
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