【简论如何在高校行政管理中推行电子校务】 行政管理专业就业方向

　　 [摘要] 随着网络和信息技术的高速发展,信息化建设已经成为高校行政管理建设的重要组成部分。在学校管理中,电子校务的大力推行是一所大学国际化、现代化和信息化的重要标志。高校管理部门必须就此加大其管理和技术上的更新,使电子校务充分发挥作用。本文分析了电子校务对于高校行政管理的重大作用,探讨了如何在高校行政管理中有效推行电子校务。
　　[关键词] 高等学校 行政管理 电子校务
　　
　　高校作为一个特殊的社会组织,其行政管理工作涉及大量的专业性管理工作,比如教学、科研、人事,甚至物资、总务等部门不仅承担着指导、组织、协调工作,也担负着对教育教学质量、科研成果等的评价和认定工作,其重要性不容忽视。可以说,高校的竞争力与行政管理的好坏是密切相关的。近年来,我国高校引进网络技术,大力推广电子校务,解决了很多行政管理方面的问题。但同时,新方法的运用也产生了一些新问题,需要管理者进一步的思考和解决。
　　一、电子校务的内涵和作用
　　1.电子校务的内涵
　　自20世纪90年代起,现代信息技术迅速发展,广泛运用于高校教学活动中,深入渗透到高校生活的方方面面。在这种背景下,电子校务应运而生。
　　电子校务是电子政务在学校的具体化,是指学校通过现代化的管理理论与电子信息技术、利用计算机与网络通讯等现代信息技术将学校外部和内部的管理和服务职能进行紧密集成,通过学校网站进行日常事务和行政管理,按照设定的程序在网上实施,从而打破时间、空间及部门分割的制约,全方位的为学校及自身提供一体化的高效、优质、规范、透明的管理和服务。
　　2.电子校务的作用
　　电子校务在高校行政管理中的应用是高校行政管理方式自身发展的客观需要,对高校行政管理有着巨大的推动作用,是高校部门自身发展的一个必要的工具。
　　(1)管理信息变得更为透明化
　　高校管理部门是高校的信息中心,高校机构实现电子化、网络化和信息化以后,师生可以通过校园网及时准确、快捷方便地了解到高校机构所制定和颁发的各类重要信息,丰富了师生获取与交流信息的渠道与方式,加强了学校对外交流与宣传的强度,有利于促进高校信息的透明化与公开化。
　　(2)管理效率更为高效化
　　电子校务通过运用信息及网络技术打破行政机构的组织界限,构建一个电子化的虚拟机关,使得高校机关之间及高校与社会各界之间都可以经由各种电子化渠道进行沟通,并依据人们的需求、可以使用的形式、要求的时间及地点,提供各种不同的服务选择,从而提高人员工作效率,减少工作人员负担,加强高校行政管理职能的管控力度,有效提高了高校行政管理效率。
　　二、电子校务在高校行政管理中应用的现状和问题
　　1.电子校务应用的现状
　　随着教育信息化的发展,很多高校建立了教学科研、教师、学生、学历认证、招生、财务等信息数据库和文献、文件档案库,办公自动化和管理信息化水平逐步提高,服务范围不断扩大。电子校务的发展实质是对传统的高校行政管理体制和管理方式提出了挑战,是深化行政管理体制改革,使得高校行政行为公开、公平、公正,行政权力运行公开透明,保障教职工的知情权,维护教职工的合法权益。同时,我们也应该看到,电子校务在高校的推行过程中,也存在一些弊端与困难,急需解决。
　　2.电子校务存在的问题
　　信息资源是网络技术在高校行政管理应用中的核心,但是一些高校的电子校务处于起步阶段,管理、监测工作量化程度普遍偏低,在管理和决策活动中,以客观数据进行分析判断的偏少,信息管理档案不规范,未数据库化或数据库更新速度较慢,数据库维护和信息服务工作不到位,为学生、教师和社会所需的网络服务欠缺,如网络课件、网上课程、网上申请财务资助等。
　　高校行政管理网络化之后既提高了工作效率,但也不可避免地面临着安全问题,管理工作中涉及到的数据安全显得尤为重要,数据一旦被破坏则会影响全校管理工作的正常运转。电子校务的应用是学校提高管理水平、工作效率的技术工具,必须有高层领导的高度重视,要从战略高度来认识它和建设它。但在应用的过程中,领导往往容易倾向于对网络硬件的要求,往往没有充分利用网络资源等因素,导致过量购买硬件设备,最终出现设备闲置等问题,导致资源浪费。
　　另外,各学校之间、学校内部在信息资源的开发上各自为政,缺乏必要的规划和协调,导致了大量的低水平重复建设。同一个学校里面各个部门之间的数据常常是各部门独享的,这样会使大部分网络资源库成为信息孤岛,严重地存在着互操作性和共享性等方面的问题,导致电子校务停留在对现有体制、管理模式以及业务流程实行“信息化复制”的水平上。很多高校的管理人员来自不同的岗位,有着不同的专业背景,多半并没有接受过管理学、计算机网络技术与应用等理论方面的系统学习,不能很好地将网络技术与实际工作相结合,阻碍了网络技术应用于高校行政管理的进程。
　　三、在高校行政管理中推行电子政务的有效措施
　　1.加强整体规划
　　高校行政管理涉及到教务管理系统、科研管理系统、学籍管理系统、财务管理系统、人事管理系统、校产管理系统等多个系统。在管理中,电子校务的实施是一项非常复杂的过程,涉及面广,信息量多,工作难度大。不但要涉及到管理体制、机构设置和管理方法等方面的变动,还要考虑到报表格式、数据分类及编码统一等问题,这些都涉及到学校全局的问题。如果学校内各个子系统都各自为政,任意开发,使用自己的程序和数据,会造成工作相互重复,技术成本浪费与效益低下。因此,高校行政管理必须对全校的行政管理人员进行培训,使行政管理人员都能掌握操作方法适应现代化管理手段,从而提高网络技术的利用率,将不同业务系统整合为服务集成平台,各部门系统都成为这个技术平台的子系统,其中各功能再向下构成一层子系统,最终形成一个有层次的树型结构,这样既方便了各部门管理人员办公,又给师生访问校园信息服务提供了方便快捷的途径。
　　2.整合信息资源
　　在信息资源共享过程中,管理人员要坚持探索创新,构建信息资源管理系统,打破各部门条块分割的现状,选择那些有必要且有价值的信息资源进行共享。针对数量庞大的网络资源,应该进行整理和分类,建立针对教学、科研、管理等不同内容的、具备强大搜索功能的门户网站,使广大师生以及高校行政管理人员能够通过简单操作即能获得相关信息与服务。同时还要以数据镜像的方式建立全球教育资源吸收系统,通过互联网对一些高质量的图书馆、专业数据库建立镜像,为广大师生提供更加专业、更加前瞻的教学、科研、管理等方面的资料。同时,在信息资源的开发、传播及使用过程中,应注重个性化服务,使信息资源人性化,把印刷型的信息资源数字化,把内容稀少、简单、枯燥的信息资源逐步丰富、个性、适用化,把以提供学习拓展知识为主的信息资源转向以培养创新能力及满足人们的多方面需求的信息资源。
　　3.提高管理人员素质
　　电子校务的应用既对学校行政管理人员的知识和技能提出了更高的要求,管理人员的专业能力在很大程度上影响到电子校务在行政管理中的施行情况。因此,高校要在管理干部中培养一大批熟练的使用人员,建立一支包括学校领导及各业务部门负责人在内的各类人员组成的操作使用队伍,促进教育管理体制的改革和创新。根据不同要求,对现有的行政管理人员进行培训,以使大家都能掌握操作方法,提高整个学校的计算机应用水平。学校还可以成立专门的电子校务工作小组,建立一支具有较高信息化素养、技术水平高、协调能力和服务能力强的管理队伍,以建立健全电子校务通畅运行的管理制度,如日常管理制度、安全制度等,促进电子校务管理的规范化、科学化,发挥管理人员的工作积极性,强化信息服务的意识,将信息服务作为电子校务的重点之一,推动校务规范和校务公开,从而建设一支具有系统分析能力的骨干队伍,以推动管理信息系统工作的不断完善,发挥电子校务的最大效益。
　　4.完善制度建设
　　随着电子校务在高校行政管理各个方面的不断普及应用,各种相关的规章制度也需要建立和加以完善,以保证电子校务实施的目的顺利实现。高校行政管理人员应当转变观念,改变传统的处理、传递信息的方式与习惯,树立起现代网络意识,管理人员不仅必须接受和使用网络技术,而且在使用的过程中,还必须有一种制度对人为的方式进行管理,制定有关的使用、授权、录入、保密等制度。国家的教育信息化推进部门要尽快提出有指导性、约束性和可操作性的电子校务推进政策措施。地方各级政府要协调好与中央政府各部门教育信息化建设的责任与义务的关系。各教育部门或学校则要在已有的信息化建设基础上,按照统一的标准和制度,整合现有的技术资源和信息资源。
　　5.加强安全管理
　　高校行政管理部门要进一步增强做好网络安全工作的责任感和紧迫感,坚持积极防御、综合防范,探索和把握网络安全的内在规律,主动应对网络安全挑战,采取切实有效的对策措施,不断提高防范和保障能力,努力创造良好的网络环境。同时还要加强网络安全技术平台建设,尽快建立完善的网络安全技术保障体系,实现对网络安全运行情况的全方位监控,提高对网络安全事件应对和防范能力。从实际出发,促进资源共享,重视灾难备份建设,增强网络基础设施和重要网络系统的抗毁能力和灾难恢复能力。
　　四、结语
　　电子校务工作是一个不断探索、逐步完善的过程,只有积极、主动、自觉地转变高校行政管理,才能保证电子校务建设良性有序地发展,从而帮助高校打破传统官僚体制和管理模式的束缚,建立和完善与信息社会相适应的高等学校内部管理体制和运行机制。高校的行政管理人员应该充分重视信息在整个高校建设中的地位与作用,发挥好电子校务工作引领、指导、交流和服务的作用,运用电子校务建立规范、透明、高效、廉洁的行政管理体制制度,提高行政管理效率,促进行政文化创新。
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