档案管理 档案袋口盖章盖几个 档案管理服务现代社会的几个转变

　　为顺应社会发展趋势，档案管理工作要站在信息技术前沿，把握社会对档案信息需求的新变化，变被动为主动，通过更好地服务社会，来实现自身的价值。而要达到这一目标，必须在转变上下功夫。
　　1 档案管理在定位上应由“馆藏”为主向“开发利用”为主转变
　　档案建好管好不是目的，目的是为了更好地开发利用。其价值能否实现，也取决于开发利用的程度。当前，互联网、3G手机等新兴媒体技术应用越来越成熟，也越来越广泛，这对档案管理方式创新和功能提升都提出了更高的要求。《中华人民共和国信息公开条例》的颁布，从法律上确认了公民对档案信息的知情权。所以，传统以“馆藏”为主的管理模式，必须顺势而变，顺势而为，向开发利用为主转变。一是树立开放意识。要在规定许可范围内，尽可能地为社会提供档案信息服务。首先，是开放案卷，方便查阅。其次，是录入电子文档，方便网上查阅。二是树立开发意识。要善于从浩如烟海的档案资料中“沙里淘金”，发现整理出当前社会急需的信息资料。要善于把资料“深加工”成如传记、文艺作品等成品推向社会。要善于上门服务、定项服务、长期合作等，手段多样化，方式灵活化。在服务社会中宣传自己，在服务社会中体现价值，获取收益，使档案管理逐步走上“服务——发展，发展——服务”的良性循环轨道。
　　2 档案管理在方式上应由传统的“手工作坊型”向现代的“流水作业型”转变
　　档案管理只有跟上时代发展步伐，才能提供切实有效的服务。档案管理现代化，包含整个工作的方方面面。首先，是组织管理上的现代化，要以系统论、信息论、控制论等现代管理理论为指导，运用管理科学的原理，努力做到管理方法科学化，管理机构高效化，管理工作现代化，档案工作标准化。其次，是技术运用上的现代化。档案的收集、存贮、整理、加工、查找、交流、传递、结算等，都要采用先进的技术装备，实现工作手段的科技化。比如，通过信息网络、计算机技术、复制技术、缩微技术、声像技术的综合运用，建立起功能完备、技术先进的档案信息综合管理系统、检索系统、服务系统，实现管理的标准化、程序化、自动化和高质量、高效率、低投入的流水作业。
　　3 档案管理在收集上由追求数量向讲求质量转变
　　档案资源的丰富，确实是档案工作的资源和发挥作用的基础。多年来，正是在这一理念的支配下，许多档案馆“捡到篮里就是菜”，碰到什么收集什么。久而久之，虽然有了量的积累，但质的提升不明显。相反，由于过分繁乱芜杂，不但因此占用了空间，加大了工作量，还因“沙”的倍增，导致“金”被“淘”出难度的加大。许多用户，就是因为没有时间，失去耐心，查着查着就索性放弃了。特别是随着现代生活、工作节奏的加快，这一点也表现得越来越突出。所以，原有的收集理念，必须向讲求质量转变。对少而精的资料，按专业和可开发利用的角度进行梳理、整合、加工、优化结构，分门别类，合理归档，输入计算机，逐渐形成专业性强、载体多样、特色显著、可纵深拓展的馆藏。
　　4 档案管理在服务上由“被动式”向“主动式”转变
　　档案管理在服务上，不能只靠“等人上门来”的“被动式”服务，应树立社会责任感，探讨如何向社会主动服务。一是开展档案用户需求调研，有针对性地采取相应的服务方式。二是进行必要的包装和宣传。消除档案馆的神秘感，让公众清楚馆里都藏有什么资料，用什么方式可以简捷地查到和运用。三是在服务方式上，可以设置跟踪服务、上门服务、“一条龙”服务、帮助系统整理资料的深度服务等多种路径选择。四是在服务手段上由“传统型”向“科技型”转变，构建档案目录信息数据库和查询系统，完善计算机档案检索体系、档案信息资料数字化、档案信息资源网络导航、档案信息在线咨询服务，等等。总之，服务手段只有跟上社会发展步伐，跟上现代工作、生活的快节奏，才能真正服务得上，服务到位。
　　（作者单位：河南水利科学研究院 来稿日期：2012-06-18）