[办公：随时随地工作] 随时随地办公

　　从单纯的纸笔到电脑、打印机,再到无纸化的互联网,信息技术的快速发展、普及,让“个人办公”在60年间发生了翻天覆地的变化。 　　 　　说起个人办公,100个人可能会有100种理解。这是个相对笼统的定义,不同行业间的工作内容千差万别。对于作家或新闻工作者来说,码字几乎是工作的全部;对于秘书、助理来说,日程安排与对外联络在工作中占据很大比例; 而对于日渐壮大的SOHO一族来说,工作模式和内容更是五花八门。
　　不过有一点在各行业中是共通的,那就是不可逆的办公信息化革命。虽然信息化只是个起辅助作用的配角,却在潜移默化中改变着各种传统的办公模式,成为各行业进步发展的加速器。
　　
　　汉字系统出现了
　　
　　“就我个人而言,办公信息化起始于上世纪80年代中期。”提起信息化对个人办公的影响,首都图书馆前任副馆长韩朴尤为感慨。
　　电脑是信息化进程中最具代表性的角色,说无处不需要它一点也不为过。但在20多年前,电脑从军工和科学计算领域开始向其他行业拓展时,还属于比较金贵的稀罕之物。用户群体小、专业人才少,造成了使用中的种种不便。如今连幼儿园孩子都能轻松操作的电脑,在当时使用者的眼中却是个难以伺候的“高、精、尖”产品。
　　由于工作性质的关系,韩朴很早就脱离了传统的纸笔办公方式,开始在电脑上完成文字编辑及数据整理工作。“我从最古老的IBM PC/XT用起,历经286、386、486、奔腾机等一系列升级换代,前前后后用过八、九台电脑。最开始电脑使用起来相当麻烦,汉字的输入和编辑就是个大难题。”
　　缺乏中文环境是当时电脑用户遇到的最大窘境,客观上也影响到用户的电脑办公热情。1983年,原电子工业部第六研究所成功推出了第一款汉字操作系统CCDOS,一举突破了汉字显示的瓶颈。随后,大量应用软件被迅速汉化,办公信息化的大潮就此拉开序幕。现在回忆起这段历史,韩朴仍然显得很激动,“第一次用电脑写文章就是在CCDOS上,用WordStar进行编辑。虽然没有什么‘所见即所得‘,甚至一次复制粘贴操作都很麻烦,但总体上还是比手写方便了很多。”
　　在CCDOS的带动下,大量汉字环境如雨后春笋般出现,其附带的输入法也趋于多样化,开始具备一定的智能特性。经过对比,韩朴选择了联想汉字系统作为新的操作平台,该系统提供的“高频先见”、“字词联想”等功能,到如今仍然是汉字输入法的必备特性。
　　“图书馆中的一部分工作就是数据检索和挖掘,电脑的出现显然对我有很大的帮助。”在借助电脑达到最基本的文字编辑目的后,韩朴对办公信息化寄予了更多希望。在他看来,电脑完全具备成为一个“优秀信息检索员”的资质,但在这之前,必须先让它“知道”所拥有的信息。也就是说,哪怕是最小的资料库,也需要保存在电脑中可以操作的数据库里。
　　于是,没有任何理工科背景的韩朴开始自学数据库方面的知识,摸索着为工作中常用的资料建立数据库。俗话说得好,万事开头难,在学习的过程中,他也有过几次失败的练手经历。“那时候住筒子楼,每个月轮换一户人家为全楼住户抄电表、算电费。我就在dBASE上编了一个自动计算当月用电字数和应收电费的程序。结果有个公式写得不对,全楼人的电费都收错了!”韩朴笑着说。
　　从此之后,韩朴开始非常严格地检查编写的每一行代码,最终成功打造了一个部门级的数据库与检索系统。
　　
　　以人为本的演变规则
　　
　　步入上世纪90年代,我国信息产业有了较快的发展。电脑装机量连年上升,民族企业成长势头喜人,信息产业开始进入高速增长的黄金时期。而在个人办公领域,电脑作为非常实用的辅助工具,也逐渐被越来越多的人认可。
　　对于古稀之年才开始接触电脑的北京人艺老一代舞台美术工作者韩西宇来说,适应新的办公模式是个颇有难度的过程。电脑给老人家制造的第一个难题,竟然出现在操控与输入方面。“英文字母算是凑合认识吧,但我们这辈人基本不会拼音,更不会五笔字型之类的东西,所以只能在电脑上看中文而不会打中文。”回忆起最初接触电脑的日子,韩西宇显得很无奈。
　　“上了年岁手脚也不灵便,握住鼠标点屏幕上的图标和按钮,太不容易。”由于经常误拖图标,韩西宇还不得不请人帮忙,将鼠标点击判断的间隔时间延长后,才勉强实现了双击操作。在他眼中,电脑那时非但无助于工作,反而成了影响工作效率的消极因素,以至于在很长一段时间里,只能在写字台上充当一个很占空间的摆设。
　　一次偶然的机会,韩西宇用上了当时摩托罗拉的慧笔手写输入套装,才在很大程度上解决了输入与操控难的问题。“用握笔的方式控制鼠标,还能手写输入汉字,总算是对用电脑提起一点兴趣了。”并且,该产品还可当做入门级的绘图板使用,起初一段时间,韩西宇都是将字直接“画”在系统提供的便笺里,再保存下来。
　　舞台美术设计是一项非常辛苦的工作。为了在实际演出中达到较好的艺术效果,设计者需要提前将每一幕场景都搭建出微缩模型,再结合平面效果图去推敲。微缩模型的搭建一般通过手工折纸完成,过程费时费力。
　　当年,韩西宇就是凭借这种方式日夜不眠地“折”出了经典历史剧目《李白》中的所有舞台设计,并凭借此剧获得了文化部颁发的“文华奖”。而在熟悉了“慧笔”的绘图功能后,韩西宇又动起了脑筋。他请人在电脑上安装了几种不同的绘图软件,尝试着直接在电脑上画出舞台的平面效果图。经过再三比对,模仿自然笔触的“Painter绘图软件”深深地打动了他。“我能用各种画笔画出不同风格的效果图,还能再任意位置加入不同颜色的光源,连灯光效果都能模拟出来!”
　　
　　互联网颠覆传统办公
　　
　　互联网正在颠覆着人们的生活方式,个人办公也因此得到积极的改变,其中最明显的变革,当属Google Docs等在线办公套件及云存储服务的出现。一份文档,从最初的联合撰写、编辑到最后的审阅、修订,可以通过网络进行分布式协作,并且任何修改过的快照都可以保留在云端的服务器上,高效且安全。
　　由于省略了文档在多台电脑间传递的过程,在线办公还有效减少了病毒、木马等安全隐患。如果说早期的单机办公软件是由个人办公信息化的需求催生,在线办公套件则天生就拥有多人协作的能力,尤其适合当今以团队为单位的工作模式。正是这些迷人的特性,引得越来越多的厂商都押宝于此,无论之前他们是否属于这个领域,都齐声为用户描绘着一个功能强大、成本低廉的办公环境。至于未来“真的很美”,还是“看起来很美”,还有待时间去验证。
　　而对于传统的办公软件而言,基于互联网的各种以服务为核心的产品正以独有的优势,快速取代着传统的单机办公模式。
　　“我大约从北京亚运会之后开始用自然码输入法,到现在已经有十几年,都用出依赖性来了。最怕的就是系统崩溃,因为重装后专业相关的自造词都没了,还得再重造一遍。”韩朴与我们分享了一个办公中的细节,“最近换用了朋友推荐的搜狗拼音输入法,支持自然码键位、有很多词库不说,自建词库自动同步这个功能真是太实用了。正好我在搜狐有个博客,用那个账户就可以自动保存自建词库,以后重装系统或者用别的电脑时就可以很容易地把自己建的词库同步下来。”
　　韩朴的感慨其实只是一个缩影,所谓细节虽小关系重大,在如今选择繁多的情况下,一处微小的不同都可以决定产品的成败。而在软件传统功能趋于同质化的今天,基于互联网的新特性无疑成为诸多办公软件赖以生存的法宝。
　　除了技术方面的变革,互联网甚至影响到个人办公的方式。
　　“退休之后我经常在博客上发表一些文章,有些平面媒体的编辑看到后希望引用转载,我们就采取了博客、杂志同步更新的方式。”谈起退休后的生活,韩朴显得兴致勃勃。“重要的并不是撰稿,而是这种全新的工作方式,让我非常享受。我不必再花费大量时间、精力去和对方沟通协调,只需随时随地在博客上记录下自己的灵感。也许过几天再回味这些文字的时候,它们已经成了印刷品。”
　　
　　什么是OA?
　　
　　OA是办公自动化的英文(Office Automation)缩写,指借助信息技术等手段提高办公效率,实现办公的自动化处理。截止到目前,关于OA并没有十分精确的定义。普遍认为,一切可满足企事业单位应用需求、提供并加速信息共享、流转处理、任务协作等环节的软硬件系统都属OA范畴。
　　如今的企事业单位为了提高员工的办公效率,大量使用电脑、网络等信息技术辅助手段,改变了过去复杂、低效的手工办公方式,实现了迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。OA系统的出现,增加了企事业单位的可控性、提高了运转效率,使其日常管理更加规范化,有效提高了行政管理审批和协同办公、交流的效率,成为先进企事业单位中不可缺少的辅助手段。
　　一般来说,OA系统并不会孤立存在,大多与其他各类业务、运营、管理系统整合,以发挥更全面的作用。
　　
　　
　　一枝笔、一张纸,这是以前人们基本的办公工具。
　　
　　
　　舞台美术工作者韩西宇认为,电脑让办公越来越高效。
　　
　　
　　首都图书馆前任副馆长韩朴老先生在电脑前绘画。