探究有疾病控制专业特色的档案编研工作 历史档案大揭秘

　　摘　要：随着我国公共卫生事业的蓬勃发展，各级疾控中心的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道，特别是自档案目标管理活动开展以来，更是将档案工作推向一个新的高度。随着档案工作的升级发展，研究如何提高档案编研工作，深入开发档案信息资源已成为各疾控中心工作中的一项十分重要的任务。
　　关键词：医院档案　疾病控制　档案编研
　　我中心在开展编研工作时，在突出疾病控制专业特色上做文章，使编研材料有很强的专业性、实用性，受到业务人员的欢迎和好评。在工作中我体会到，要开发有疾病控制专业特色的档案编研材料，要抓住以下几个环节：
　　1.以业务档案为编研工作的主要对象
　　疾控中心在以开展疾病控制为中心的各项工作中，形成了大量的文书、业务技术、科研、基建、设备、会计、教学、声像、实物等档案材料。但由于疾病控制是一项专业性很强的工作，故而反映与记录此项工作的主要载体即业务档案也就具有了极强的专业性。此外，疾病控制在业务上又具有连续性的特点，对疫情流行规律的认识以及在开展公共卫生的监督监测的过程中，都必须以业务档案为依据。因此，在开展档案编研工作时，应首先从业务档案入手，编研材料才可能有专业特色，才能更有效地为中心开展疾病控制、卫生监测工作服务。
　　2.选题要围绕业务上的主要任务
　　档案编研材料要有特色，要把好选题关。选题应围绕和反映单位的中心工作和主要业务活动。脱离业务工作的选题，就谈不上编研材料的专业性。为此，档案人员应做到两个了解和掌握。
　　2.1要了解和掌握单位的中心工作
　　在安排全年的档案编研工作时，首先要摸清单位档案利用需求的趋向，以此来确定编研选题，从而确保编研材料能最大限度地满足单位实际工作的需要。然而，对档案的利用往往都围绕着单位的中心工作，因此，只有了解和掌握中心工作，才能对当年的编研工作的开展做到心中有数，才能确保编研选题在大的方向上与单位的中心工作保持一致，不偏离利用需求，更好地服务于中心工作。
　　2.2要了解和掌握各项业务工作内容
　　疾控中心的主要业务是开展传染病、地方病的预防和管理以及食品卫生、环境卫生、学校卫生、放射卫生、劳动卫生的监测。档案人员在具体做各专业口的编研计划时，应针对以上各业务工作的特点和内容来确定编研材料的题目和适合的类型。为此，档案人员应经常深入科室，广泛地与业务人员交流，了解各科工作职责和范围，熟悉各业务工作的流程和具体内容，从中掌握业务人员的利用需求。此外，还可以通过在借阅中开展专题利用登记、发放利用意见表和分析利用效果登记等形式，充分全面地了解和认识业务人员的利用需求。这是确保编研选题具有专业性并能符合业务需求的重要环节。
　　3.积极开发深层次的档案编研材料
　　档案室在分析利用需求的基础上，针对室藏档案的内容和特点，可以开展多种层次的编研加工。如疾控中心的档案中有历年国务院、卫生部颁发的关于传染病管理的法规、条例、程序及业务技术规范，而疾控中心作为卫生行政机关委托的执法机构，在履行其职权时必须根据有关的法规条例进行。档案室如能编制有关的业务依据性文件汇编，就会十分有效地满足业务工作的需要。这种文件汇编既实用，做起来又不难。
　　然而，由于疾病控制业务是一项连续性很强的工作，在开展疫情的分析预测、制定防治策略以及对公共卫生实施监测的过程中，都需要掌握和对比以前年度的监测数据，特别是在开展预防医学科学研究时，更需要以较长年度的相关数据做依据。
　　档案室在编制专题性统计分析材料时，应注意以下几个问题：
　　①要积极争取业务科室的配合
　　档案室根据所选题目，以中心室藏档案为依据，在完成对各年度相关数据统计后，可交予业务科室，由专业人员作出分析性报告。这样的编研材料既内行，又有一定的深度。
　　②统计分析时间跨度要大
　　统计分析材料的时间跨度越大，越能揭示出规律性、本质性的信息，越能有助于业务人员认识和总结疾病流行规律及公共卫生发展趋势。如果所跨年度过短，就没有多少实用的价值，不能为凑编研材料的数量而忽视编研材料的实用性。
　　③统计数据真实准确完整
　　编研不是杜撰，它必须以档案材料为依据，是在分析档案原件内容的基础上，根据选题对数据进行取舍。因此，如实地采用档案数据，是决定编研质量及可靠程度的前提。有时，某个编研题目所需数据不能从档案上直接得来，就需要档案人员认真研究档案材料，找到相关的数据进行计算而得出，不能图省事而主观杜撰。
　　4.档案人员应具备专业知识
　　档案人员要努力开发档案信息资源，做到编研材料有特色，为疾病控制业务服务，这是疾控中心档案工作不断发展和进取的需要。同时，这项工作也对档案人员的自身素质提出了较高的要求。作为疾控中心档案人员，做好编研工作，应具备的专业知识应有两层含义，一是档案编研专业知识，一是疾病控制专业知识。目前的疾控中心档案人员多为“半路出家”，因此加强对档案编研工作的认识和编研知识与技能的学习是十分必要的。这是做好编研工作的基础。另一方面，档案人员只有学习和掌握了疾病控制专业知识，才能阅读和分析业务技术报告和总结，才能选择反映专业特点和内容的编研材料题目及适合的类型，这是确保编研材料具有专业特色的前提。此外，在编研材料的编制过程中，即使请有关的业务人员配合进行，也需要档案人员在具备一定的专业知识的基础上，与业务人员进行充分的交流，才能共同完成对档案信息的深层次加工。当然，这并不是要求档案人员要成为预防医学专家，但应该做到“耳熟能详”。还有，档案人员还应走出大门，向兄弟疾控中心学习编研工作的经验，这也是提高编研水平的捷径。总之，为进一步开展有疾病控制专业特色的编研工作，深入开发疾病控制档案信息资源，档案人员应注意培养和提高自身的业务素质。
　　作者简介：
　　王玲（1978-）女，湖南衡阳县，本科，馆员，研究方向：档案管理，从事档案管理工作。