[企业理财:从改变沟通方式开始] 怎样改变沟通方式

　　任何企业的发展都有两个诉求：有效控制成本和增强盈利能力。今天，如何控制成本已经成为“企业理财经”的核心议题。为了开展业务、提供服务、实现协作，企业的运营已经离不开信息沟通的工具。尽管我们有手机、电话、网络等沟通方式，但是企业的经营活动往往并非个体可以完成的，通过开会来进行协调协作、处理问题，已经成为所有商业活动的一个重要环节。目前，国外很多大公司都开始实行会议成本分析计算制度，计算公式是：会议成本 ＝每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间(小时)。可见，企业为实现多方沟通所消耗的成本相当可观。那么，企业是否能从改变沟通方式开始着手理财呢？
　　
　　会赚钱的电话会议
　　
　　小周是一家IT企业的项目经理。为了完成一个大项目，小周去年出了五十几次差，光差旅费就花了六十几万。“我们这个项目涉及几十个地区，哪个地区稍有问题，我就得过去解决，所以差旅成本比其他项目要多不少。”小周告诉记者，有好几次，用户那边的问题只用了几分钟就解决了，但是他去一趟至少也要花几天时间。
　　“今年，我们继续做这个项目的二期，但和去年不同，今年我们和用户的沟通，基本都是通过电话会议来完成的。每次会议，项目相关人员、总部的技术支持人员都会同时接入多方通信电话会议，用户反而觉得我们处理问题比去年更及时。我也不用经常出差了，只要拨通电话会议的号码就能解决问题。前几天，财务告诉我，今年我们项目部的差旅成本比去年少了一半，这意味着我们至少比去年多赚出15%的利润。”小周说。
　　如今，很多企业都和小周所在的企业一样，因为开展业务或提供服务而受困于巨额差旅费。事实上，信息通信技术的发展，已经提供了很多可以帮助企业解决这一问题的方法。网真、视频会议、电话会议等多方通信产品的出现，都可以帮助企业节省运营成本。但是，选择哪些产品、技术或是服务既能省钱又能满足企业业务的需要，也是有学问的。
　　一家大型国企的IT部门主管曾对记者如是抱怨：“我们几年前就部署了电话会议系统和视频会议系统。但实际上，这些系统的利用率非常低。一方面，我们采购的时间比较早，当时的产品和现在相比还有不少缺陷，使用起来也没有那么方便；另一方面，需要开会的人大多都不会操作，如果IT部的技术人员不在，就没法使用。现在，我们对这些东西也不知该如何处理。这些设备本身利用率就不高，还要每年交不少维护费。”
　　可见，一些多方通信产品虽然可以让企业节省差旅费，但是如果它很难让企业员工方便、轻松的应用，反而会变成负担，甚至增加企业的成本。这说明，在选择多方通信产品或技术的时候，任何企业都不能忽略一个问题，那就是“易用性”。
　　
　　省钱、易用要兼顾
　　
　　如今，多方通信产品已经走入众多企业。但据相关机构统计，这类产品在企业中的利用率并不算高。企业在采购时，多被技术参数所蒙蔽，它们是否能满足企业的需求？性价比如何？是不是方便易用？产品维护的成本是多少？对于这些问题，大多企业几乎毫无头绪。由于盲目选择多方通信产品后，很多企业都遇到了和上面那位国企IT部门主管一样的问题。
　　上海会畅通讯科技发展有限公司CEO黄元庚博士告诉记者，目前国外企业大多不会去采购多方通信产品，除非企业本身有特殊需要。企业日常的电话会议，都是由第三方服务商来提供。这样一来，企业既没有设备成本和维护费用的负担，也不存在使用时的技术困扰。任何需要开会的人，只需和平时打电话一样，拨入电话会议系统就可以使用。而且，这类服务的费用按时间计算且价格便宜，企业买一套设备的成本，有时可能抵得上其几年的服务费。
　　事实上，上海会畅所提供的这类多方通信服务，近年来在国内确实开始受到越来越多企业的认可。当前，上海会畅每月向客户提供的包括语音、网络以及视频在内的多媒体会议服务，时长已经超过了月平均4000万分钟。
　　而从上海会畅所提供的各类多方通信服务业务的占比来看，电话会议服务占到80%，网络会议只有15%，视频会议则只有5%。可见，大多企业对多方通信的需求依旧集中在电话会议应用。企业如果通过购买服务的方式来使用多方通信技术，除了会更“省钱”外，还可以规避产品本身遭遇技术淘汰的风险，更不存在额外的技术维护费用。而且，如上海会畅这类服务商，对于其服务质量的承诺都相对较高，一旦出现问题，还有相应的赔偿协议。
　　众多国外企业的发展历程证实，通过改变协作和沟通的方式，可有效实现成本控制及提升企业内部协作的效率。但是，我国多方通信市场还处于发展初期，技术成熟度和市场普及度均有不足，企业在应用新技术时，应该更多地考虑成本负担及风险，找到最适合自身需求并且最具成本效益的方式。