[高校学籍管理问题及应对研究] 高校学籍管理部门

　　学籍是指一个学生属于某学校的一种法律上的身份或者资格。学生通过高考或推免等方式被某高校录取，在规定时间内报到注册，并经过学校复核获得合法在校身份后，学生就获得了该高校的学籍。学生一旦按规定获得了某所高校的学籍，就享有使用该校提供的教育教学资源，参加学校教育教学计划安排的各项活动，完成学校规定学业后获得相应学历证书的权利：同时也要遵守学校管理制度，按规定缴纳学费及有关费用，刻苦学习，有遵守学生行为规范的义务。由于学籍赋予了学生在校期间的各项权利和义务，关乎学生的切身利益，因此，学籍管理是学校教学管理工作中的重要组成部分，是维持学校正常教学秩序常规性、基础性工作，学籍管理的好坏将直接影响学校的教学秩序，其地位不可低估。
　　在实际管理工作中，高校学生学籍管理是按照一定的原则、方法和程序对获得学籍学生的多方面、多层次、多角度的动态过程监控和管理，它包括学生注册、休学、复学、转学、退学等学籍变动管理，此外，还包括学籍学历证书电子注册、毕业资格审核、学业预警等环节。由于学籍关系到学生学习资格、学习状态及学习结果的认定，因此，学籍管理具有很强的政策性、实效性。此外，学籍管理面向学生个体，是一种事务性管理，这项工作也具有繁杂性。
　　
　　一、学籍管理面临的新情况
　　
　　近年来，随着高校招生规模不断扩大，办学层次和专业设置也越来越复杂，学籍管理中出现了一些新情况，具体来说，有以下几个方面：
　　首先，学生学籍异动人数逐年增加。随着学生自主意识不断增强，学生入学后，选择机会越来越多，出国留学、自主创业、转专业、退学后重新高考、保留大学资格、更改本人姓名等学籍异动人数逐年上升。
　　其次，学籍管理的难度增大。许多高校改变了原来的刚性学制，实行了弹性学制，学习年限从原来的刚性4年改为3―6年或者更长，在这种学制体制下，学生可以自主安排自己的学习进度，由此带来了一些新问题：一部分学生要提前毕业，一部分学生推迟毕业，在校时间延长到6年，还有一部分学生先结业，在随后的两年内通过考试换发毕业证，申请授予学士学位。这些变化增加了学籍管理的难度。
　　第三，学籍管理时效性增强。近年来，教育部逐步推行学籍、学历电子注册，一改从前对学生学籍实行结果管理的方式，实行结果与过程双重管理。具体来说，教育部对高校学生的学籍监控从学生入学之日开始，到毕业时结束，这期间发生的所有学籍异动都处于它的监控之下，因此，高校必须及时将校内学籍异动及时准确上报给上级主管部门，上报工作每年都要进行，而且有严格操作程序、上报内容和时间限制，不能出现任何差错。
　　第四，学籍管理的工作量增加。由于绝大多数高校的学生管理软件与上级教育主管部门的管理软件不兼容，因此，很多学籍管理数据和相关操作都要进行二次操作，增加了学籍管理的工作量。
　　
　　二、学籍管理工作中存在的问题
　　
　　1.管理权限不够明晰，存在管理真空。学籍管理涉及到学校管理的方方面面，一般而言，学生学籍管理会涉及学校教务、学生、财务、校医院、图书馆、数字校园及院系教学和学生部门，这些部门之间的条块分割造成各类学籍信息孤立。因此，在实际工作中。我们发现，有些学生自行离校无人监管，主要原因在于院系没有及时上报相关情况，管理部门无法对违纪学生进行及时有效的处理，一旦这些学生与学校发生纠纷，学校往往处于被动地位，造成后续工作开展困难。例如，某学院有一名学生在校期间擅自外出打工，二年未参加学校规定的教学活动，按规定应及时进行处理，但院系并未上报有关情况，也没有对她进行处理。结果造成学生家长与学校产生纠纷。再如有学生因学习成绩未达到资助标准造成学校无法资助，但本人家庭经济条件又不能支付学费。财务部门要收费，学生部门认为该生家庭经济困难不能收，这类学生又因学习成绩不达标而无法资助。陷入进退两难境地，对这类欠费学生的管理缺乏行之有效的手段，造成管理上的问题。
　　2.人力投入相对不足。学籍管理是一项十分复杂繁琐的工作，工作量大，影响因素多，管理人员需要耗费大量的时间和精力处理具体问题。但是，学籍管理强度和难度的成倍提高并没有促使学校增加相应的人力投入与支持。从表面看来，学籍管理只是简单的事务性工作，其实不然。学籍管理是通过管理学籍达到对学生实施教育的目的，所以，这项工作对管理人员的要求较高。但从现实情况看，有些管理人员对学籍管理缺乏正确认识，把学籍管理视为学校教务或学生部门的事，而院系则视学籍管理为学校的事，与己无关；少数院系教学管理人员对有关学籍管理的规章制度不甚了解，或执行不力，在一定程度上影响了学校的学籍管理工作，导致了一些不良后果。从目前发现的情况看，学籍管理中出现的一些瑕疵，往往与相关管理人员的工作失误有关系。比如，有一名学生直到临毕业时才发现自己有记过处分，不能拿到学士学位。这名学生承认自己有过考试舞弊行为，但对学校未及时告知自己的处分结果存有异议，最终与学校对簿公堂。
　　3.学生管理软件有待改进。目前，大多数高校都有一套学籍管理软件，这些管理软件对提高学籍管理的效率和管理水平起着不可忽视的作用。但是，这些管理系统往往只局限于教务或学生部门等某一个部门管理人员使用。其它部门无法共享，而学生学籍的变动是一个动态过程，如果学校各部门能够信息共享，工作效率和准确性都会大幅提高。事实证明，学籍管理上的问题很多是因为各部门沟通和协调不够造成的，如果能加强软件的共享功能，学生在各职能部门之间奔走的情况也会大大减少，反过来会提高学生对学校工作的满意度。此外，学籍管理系统本身还存在不少缺陷，它与教育主管部门软件的协调、共融性差，每次上报数据都需要二次处理，加大了管理人员的工作量；同时，学籍管理软件自身的分析处理数据的功能还不足以为教学管理提供高效有利的技术支持，有待于进一步提高，
　　此外，学籍管理中还存在某些管理规定可操作性不强，规章制度之间不匹配或缺乏关联性等问题。
　　
　　三、解决问题的对策
　　
　　早在2002年，我国高校适龄青年入学率达到15％，跨过高等教育的精英教育阶段进入高等教育大众化阶段，现在朝着普及化方向发展。普及化教育的特点包括很多方面，其中，教育对象的多样化、教育手段的多样化、教育质量要求的多样化、学校办学层次的多样化是大众化教育的一些显著特征。在新形势下，学籍管理应该具有更加开阔的视野和先进的教育理念，刚柔并济，实行人性化的管理。
　　为解决学籍管理中的问题，我们认为，要从以下几个方面加强：
　　1.推进学籍管理的二级管理。随着学生人数的增加，学籍管理已不再是一个部门单打独斗就可以完成的，应在学校内建立学校和院(系)的二级学籍管理体制，充分发挥院(系)的直接管理作用，保证责任落实到人。从学 校层面来看，要集中精力做好学籍管理流程和管理规章，各二级单位接既定流程和要求完成管理工作即可。同时，可以采取建立学籍管理月报制度等行之有效的手段来强化学籍管理，通过每月向院系和相关部门调查学籍异动情况等手段，监督院系做好相关数据的上报。
　　2.加强部门之间的协调和沟通。学籍管理具有头绪多的特性，如果部门之间不做好协调和沟通，学籍管理一定会出现问题。因此，在学籍管理上，要建立部门之间定期协商的协调机制，对出现的问题及时会商，共同解决。
　　3.不断改进教务管理软件。随着教学管理信息化建设的不断深入，学校每年应在学籍管理信息化方面保持一定的经费投入，从而有效地保证学籍管理系统的提升，以应对不断出现的新问题。
　　4.提高管理人员的素质。管理人员素质的高低，直接关系到高校教学工作的运转和教学质量的提高。从实际工作来看，学籍管理人员至少应具备以下4个基本意识。一是法律意识。随着学生维权意识的增强，学生因学籍管理中出现的问题与高校之间的法律纠纷呈上升趋势，因此，学籍管理人员亟需提升法律意识，依法律办事、依程序办事。二是档案意识。档案意识是做好档案工作的根本。主管领导及学籍档案管理人员应进一步学习《档案法》和有关的政策法规，增强档案意识，真正从思想上认识到学籍档案管理工作的重要性。学籍管理人员有了良好的档案意识，才能在具体的学籍管理工作中对其资料数据做出敏捷的反应，及时地加以收集、整理、保管。职能部门形成了良好的档案意识氛围，就能相互支持、相互配合，及时沟通工作信息，使学籍档案完整、准确、及时地归档。与此同时，还要进一步加大学籍档案工作的宣传力度，使广大师生树立正确的档案意识，促成档案收集目标的达成。三是以学生为本的意识。学籍管理工作是一项服务性特别强的教学管理工作，这种工作平凡而烦琐。在教学服务过程中，不可避免地会发生一些误会与曲解，甚至是十分尖锐的矛盾，会受到一些不切实际的批评，或受到一些不公平的待遇，甚至是受到人格的侮辱等等。作为管理人员，要落实以人为本的服务管理观念，做到全心全意为教学工作服务，必须首先转变陈旧的教学管理观念，把“管理对象”变成“服务对象”。学籍管理工作事关学校的发展和学生的前途，学籍管理工作者要以对学生高度负责的态度，在工作中摆正心态，对所有的学生及其家长一视同仁。工作的关口应该前移，做好学生学业预警等工作，及时发现学生学习过程中出现的问题，防患于未然，避免小问题积累成大问题。从学校管理的角度，也应该提高和改善学籍管理人员的待遇，给予他们更多的关心和爱护，以及更大的发展空间，让他们以饱满的热情投入到工作中。
　　学籍管理面临的问题很多，情况复杂，我们相信，只要不断充实教学管理队伍，提升管理人员的素质，不断研究、解决实际工作中遇到的问题，我们一定能够提高学籍管理的水平。