档案管理员资格证 关于如何开展高校档案管理工作的探讨

　　摘要:档案管理工作是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案管理集教育、科研、信息管理于一体,是高校建设和发展中不可缺少的一项长期性、重要性、基础性工作。因此,在新形势下,如何扎实稳妥而又积极创新地开展高校档案管理工作显得尤为重要。
　　关键词:高校档案管理信息化管理模式
　　
　　高校档案是学校各部门行使职权、处理工作所形成的各种文件和教学、科研等业务活动中积累的资料,通过对具有保存价值的各种载体的文件资料进行整理、组卷、编码和排列等工作,形成了可供查找利用的档案。高校档案真实地反映了学校各个时期的面貌,对于学校编史修志和行政管理、教学、科研、维护学校或师生员工的利益,有着重要而特殊的参考、凭证、借鉴作用,尤其是不同历史时期的珍贵史料和科学技术领域的尖端成果档案,对于发展教育事业,服务经济建设具有很高的开发利用价值。因此,在高校建立统一保管的档案工作实体对档案实行统一管理,就便于对本单位各门类档案从管理制度、规范要求等方面进行统一领导,促进档案信息资源的综合开发,同时有利于促进档案整体的标准和档案管理的现代化,有利于实现信息共享。
　　一、高校档案管理工作的重要性
　　1、高校档案管理工作是学校重要的基础工作之一
　　高校档案管理工作是学校信息管理中的一个重要环节,是高校知识生产十分重要的基础工作,对高校总体工作起着十分重要的作用。根据《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的有关规定,高校档案管理工作的主要环节有收集、整理、保管、鉴定、统计与利用等六个方面,这六个方面对档案管理工作来讲是缺一不可的。因此我们应从多方面加强档案管理工作,思想上高度重视,充分认识到档案管理工作的重要性,确保档案的齐全、完整、万无一失。
　　2、高校档案管理的规范化是学校整体管理规范化的重要组成部分
　　高校管理规范化,是高校的管理工作按照规定的程序、标准进行,它是高校管理科学化、有序化的必然要求。高校档案管理规范化是学校整体管理规范化的重要组成部分,它要求学校组织结构的各层级、各部门及专兼职档案人员从档案的收集、鉴定、整理、保管到信息开发和利用服务等各个环节都按照规定的程序和标准进行,避免主观随意性,保证档案收集齐全、整理规范、保管安全、检索利用便捷高效,同时对教学、科研等各项管理的规范化起推动和促进作用。
　　3、高校档案管理工作是信息资源开发利用的需要
　　随着社会信息化程度的深入,档案信息资源备受人们关注,社会对档案信息的依赖程度越来越高,而且更需要提供一些及时的、系统的、全面的档案信息服务。对于档案部门来说,信息化是一项全新的工作,是一个系统工程,是档案工作一次质的飞跃。纸质档案的出现对人类文明的迅速发展起到强有力的助推作用,而电子档案以其高密度贮存、体积轻巧、使用寿命长、传递速度快和易复制等特点,具有很强的生命力。如今,要从有纸的档案到无纸的档案信息化的飞跃,档案工作将面临“脱胎换骨”、“凤凰涅檠”,其对传统档案工作的冲击广度、深度和力度是前所未有的。
　　4、高校档案管理工作具有反馈作用
　　高校档案管理工作在高校的发展历程中起着很重要的反馈作用。档案管理部门根据收集上来的档案资料能随时发现工作中存在的问题和不足,可以及时反馈给有关部门,力争在最短的时间内获得最有效的解决。这样才能使档案管理工作做到上下结合、左右贯通,发现问题及时解决。
　　二、高校档案管理工作中存在的问题
　　1、档案意识不强
　　长期以来,一些高校的领导认为高校的主要工作是教学、科研。档案工作无足轻重,加上档案自身保密性,利用滞后性等特点,高校师生员工普遍对档案工作缺乏足够的了解和认识。档案意识不强。有些高校在校人数已达万人以上,按照有关文件的规定应设处级管理机构,可是其档案管理机构还是一个非专职的科级单位。致使档案工作的管理不得力;校内各部门也常因归档立卷不及时造成资料积压甚至丢失。这些都使得高校档案工作长期处于地位不高,责任不轻,难度不小的境地。
　　2、档案管理信息化水平不高
　　一是信息化建设标准化水平低。由于历史的原因,高校档案馆建设各走各的路。目前研制出的不少档案系统应用软件,都没有遵循国际标准。功能单一、标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。二是数据库建设滞后。各高校档案馆建库缺乏整体性,数据库大多自建自用,建成的数据库规模小,标准化程度低,类型单一,而且大多处于低水平重复建设,数据无规范化控制,商业服务水平差。三是缺乏统一的网络化协调机构。由于受高校管理体制和运行机制的影响,不同的高校隶属于不同的主管部门,这使得高校档案馆形成了条块分割、各自为政、自我完善、自我发展的自给自足的局面。
　　3、档案管理人员整体素质偏低
　　一个合格的档案管理人员不仅要掌握档案管理方面的政策、档案工作的基本理论原则和方法,还要懂得现代信息管理技术,熟练地运用计算机进行电子档案信息的制作、维护和管理。同时,还应具备较高的外语水平和法律知识,从而为档案管理实现现代化提供有力的智力支持。目前,高校档案管理人员的素质能达到要求的为数不多,既懂计算机技术、通信技术、网络技术,又精通档案业务的复合型人才缺乏的现象较为突出。首先表现是档案管理人员知识结构比较单一。一个合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养,懂得党和国家关于档案管理方面的政策和法规,懂得档案工作的基本理论和方法。面对高速发展的信息化时代,高校档案队伍中既懂档案管理又懂得现代信息化管理技术的人才奇缺。其次,由于档案管理人员素质不高,直接导致了档案管理的新技术、新方法难以在档案管理工作中使用和推广。当工作中遇到新情况和新问题时,档案管理人员常常感到力不从心。三是档案管理人员学历层次偏低,专业人员偏少,人员变动频繁,这些都严重影响着高校档案管理人员整体素质的提高,妨碍了高校档案事业的持续发展。
　　三、提升高校档案管理水平的对策
　　1、加强档案管理的基础建设,做好常规管理工作
　　首先,加强档案管理制度建设。建立健全学校档案管理的各项规章制度及各级档案管理考核制度;建立档案的收集、整理、预立卷归档、保管、借阅、登记、保密、鉴定销毁、库房管理等制度;学院档案室负责组织和落实档案管理的各项规章制度并监督实施;组织和协调学校各单位兼职档案员做好档案管理工作;定期召开学校档案管理工作会议,解决档案管理工作中存在的问题。
　　其次,强化高校档案工作的保障机制。为保证高校档案事业的健康可持续发展,为学校和社会提供优质和高水平的服务,《高等学校档案管理办法》强调:高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求;还进一步规定高等学校应当设立专项经费,促进档案信息化建设,加快数字档案馆建设,提高档案工作服务学校和社会的能力。
　　再次,注重常规管理文件的归档工作。学校常规管理的文件材料主要是各部门在各项工作中形成的材料,是学校开展各项工作的真实记录,是学校的重要信息资源和历史凭证,它对提高学校日常管理质量和工作效率有着重要的参考作用。档案工作应当与党群、行政、教学、科研等各项活动实行“四同步”管理,即下达计划任务的同时提出文件材料的归档要求。
　　2、加强档案工作队伍建设,提升管理人员素质
　　首先,要加强档案人员的职业道德教育。档案专业人员的职业道德是根据档案工作职业特点而提出的生活准则和行为规范。塑造良好的职业道德素质是当前高校档案工作的首要任务。高校档案管理人员每天面对的是众多档案文件,所做的工作具体而繁琐。档案工作的服务性和条件性,决定了档案专业人员必须具有较好的职业道德,要牢固树立为利用者提供优质服务的宗旨,从而提高服务质量。
　　其次,加强专业教育,提高专业素质。针对目前档案管理员素质普遍偏低的现状,我们应分期举办各种专业技能培训,传授档案专业知识,定期进行严格的专业理论与实践测验。经考核合格者持证上岗,不合格者自然淘汰。档案工作者应不断扩展自己的知识,提高学历层次。同时,高校的档案管理人员要努力成为新型的复合型人才:一方面,熟悉档案业务工作的各个环节和各门类档案、各种载体档案的管理方法:另一方面,能掌握档案网络化的新知识,熟练运用计算机技术,并将之运用到实际的档案管理工作中去:再一方面,不仅懂得社会科学知识,而且懂得自然科学知识,既具有较高的人文素养,又具有较高的创新意识和能力。这是档案管理工作本身的需要,也是时代、社会发展对档案管理工作从业人员的特殊要求。每一位高校的档案管理人员都应朝着这一目标而努力。
　　3、促进档案管理信息化建设
　　高校档案信息化建设促使档案部门开展网络服务,对于档案部门和利用者来说都是一种革命性的变革,这不仅表现在利用的方式上,更是表现在工作理念上的主要变化。要把档案信息化建设纳入本单位的总体规划,加强档案信息化基础设施建设,推进运用微机管理档案进程,提高校档案馆和各单位档案室计算机和网络技术应用水平,充分发挥档案馆的各项功能和作用。
　　第一是实行文档管理一体化。充分利用校园网络资源共享的功能,将上级来文和学校及各部门、单位形成的文件直接转换,进入档案馆数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。第二是开展馆藏档案数字化。对馆藏的文书档案、磁带档案、图片档案等进行数字化,形成规范化、系列化的文字、声像等档案数据存入数据库,并按照公开信息、内部信息、保密信息等级分类上网,为不同用户提供相应等级的信息服务。第三是实现档案利用网络化。利用校园网建立档案信息网站,实行新信息上网发布、电子邮件服务、联机公共目录查询和光盘远程检索服务,同时开展档案信息咨询服务,为用户进行定向、定题的交互式信息咨询,运用现代信息技术对档案信息进行加工、提炼和深层次开发,提供更多二次、三次加工的信息产品,拓展档案的服务功能,提高档案服务质量。
　　4、创新管理模式,实现档案管理可持续发展
　　首先,管理思路要创新。长期以来,档案工作者沿袭传统的管理办法,日常工作满足于每年立卷归档多少卷,提供利用多少卷次,依然停留在建档、管档、看家守摊,你查我找的水平上。在市场经济高速发展的今天,服务对象需要哪些方面的档案资料,知之甚少,更谈不上主动超前服务,使得花费大量人力物力,历经千辛万苦得来的档案资料成为“死”信息。高校档案人员要密切联系实际,以开放的视角,在较高层面上来筹划学校档案工作的建设方略,积极寻求档案工作同学校中心工作的结合点与生长点,珍惜机遇,开拓进取,形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的档案管理工作新理念
　　其次,管理方式的创新。档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定。根据时代发展的需要,对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏。档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。档案管理人员要面向用户,走向用户。想用户之所想,急用户之所急,馆员与用户之间的配合关系将更加融洽与协调。
　　第三,服务职能要创新。服务是档案工作的根本职能,要从“保管存留”的目的向“服务利用”的目的转变,就要实现工作模式的转变,而要实现这种工作模式的转变就要有具备“服务创新”的理念。首先在确保各类档案的查准率、查全率的前提下,要做到有预见性的超前服务,有目的地针对服务及有始有终的跟踪服务。它还包括如何培训部门专兼职档案员、如何指导部门档案工作等。档案人员应该充分认识到学校档案馆是学校各项工作管理的信息中心,档案工作人员是这些信息的管理人员;不仅管理档案实体,还要管理这些档案实体反映的各种信息。通过对这些信息进行深入细致的加工、整理、分析,可以从更深层次研究档案所包含的一些实质问题。参与学校各项工作管理,加强服务职能,进而丰富服务的形式,扩大服务的范围,提高服务的效率和质量,充分实现服务的价值。
　　四、结束语
　　总之,高校档案管理既是一个重要的系统工作,又是一项幕后的繁琐工程。高等教育的改革和发展,为档案工作的创新开辟了广阔的空间,高校档案管理人员应重视对现代信息技术手段的利用,积极探索新形势下档案管理的创新模式,更好地为学校的发展服务。
　　
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