如何做好一名经理 做一名轻松的技术经理(2)

　　二、养成良好的工作习惯　　有着良好工作习惯的人，其工作效率自然会高。反之，不具备这种习惯的人，不仅是工作做不好，而且在面对千头万绪的工作时，还会产生紧张、焦虑的情绪。长此以往，必然会影响其身心健康。那么，作为一名汽车维修企业的技术经理，需要养成哪些工作习惯呢?
　　1　文件管理
　　笔者在做技术经理的初期，曾将看过的各种文件随意地丢在文件夹里。一个文件夹塞满了，就启用另一个。不久，办公桌上便堆满了杂乱无章的文件。每当工作中遇到问题时，如果想要从厂家的技术文件中寻找答案，都要面对一个难题——翻找文件。在这种情况下常要把所有的文件一遍又一遍地翻找，但往往是一无所获。无奈接下来只能是一张一张慢慢地翻，仔细地想。最后，费了九牛二虎之力才找到真正想要的文件，可是一看时间，一小时过去了。这种紧张而低效的工作方式悄然地吞噬着宝贵的工作时间。
　　在实际工作中，我们可不需要众里寻她千百度的意境。为此，笔者决定开始对文件进行管理。首先将杂乱无章的文件重新整理，分门别类的装订成册，编好目录和页码。这样，当需要找某个文件时，只要查找目录便能及时找到它。
　　经过这样的整理后，查找文件开始变得轻松起来。而且对于新文件，也不用担心不知道把它放在那里，只要按照定好的规则放在正确的位置即可。
　　在体验过对纸质文件管理的益处后，笔者开始考虑使用电脑对电子版文件进行自动化管理。于是用EXCEL软件建立一个目录，目录中包含序号、文件名、页码和备注等。电子版文件按照要求编好目录后，用超级链接功能将编写好的目录和相应文件建立链接。这样一来，电子版文件再多也不怕了。在需要用到某个文件时，只要用鼠标轻轻一点，想要的文件便立刻呈现出来。
　　随着车型和年款的不断变化，电子版维修手册的数量在迅速增加。截止目前，主机厂提供的电子版维修手册已经超过百册。尽管电子版维修手册比纸质手册便于查阅，但车型年款的不同还是给查找工作带来很大的困难。在这种情况下，笔者利用EXCEL软件建立了分车型、年款的目录。然后编写所有电子版维修手册的电子目录，再为编好的目录和电子版维修手册建立链接。这样，在使用时只要输入车型、年款和电子目录，便能立刻得到想要查阅的技术内容，大大节省了查找资料的时间。
　　2　按计划做事
　　按计划做事比随兴所致做事要好得多。技术经理每天都会有很多事情要处理，忙的时候往往不知道应该先做什么。在这种情况下，很多人会选择先处理最紧迫的事。这看似无可非议，但这种选择往往会耽误重要的事，因为急事不一定就等于要事。
　　要把对企业而言最重要的事情作为工作目标，继而为保证目标的实现，制定相应的工作计划，并有条不紊地严格执行。计划要有年计划、月计划和天计划，并且下一级计划具有对上一级计划负责的机制。每天下班前，要把第二天要做的事情计划好。上班时要尽量按照计划开展一天的工作。
　　以每月要做的质量报表为例，来说明这项月计划的执行过程。员工们每天都有计划地做好维修记录，月底时技术经理只要汇总一下这些记录，就很轻松地交上了报表。但如果员工们平时不按照计划做好维修记录，不认真填写报表，那么月底时技术经理就无法轻松完成任务。这会使技术经理产生未做完事情的压迫感和心理负担，并不得不想尽办法凑材料，费尽心思去应付。这时如果再有几件难办的事情赶到一起，他们就难免手忙脚乱。这样不但效率低，而且容易出错。怎样能让这个过程变得轻松起来呢?下面笔者想提一下“慢生活”。
　　从1986年开始，意大利人卡洛·佩特里尼就发起了慢食运动。这项运动已成为21世纪世界关注的话题之一。慢食风潮从欧洲席卷全球，它让人们不断思考自己的生活状态，并由此发展出一系列的“慢”生活方式，以提醒生活在高速发展时代的人们，慢下来关注心灵、环境和传统。快餐式的生活是粗糙的、缺乏关怀的。慢生活家卡洛·佩特里尼指出，“慢生活”不是磨蹭，更不是懒惰，而是让速度的指标“撤退”，让生活变得细致。这是相对于当前社会匆匆忙忙的快节奏生活而言的另一种生活方式，这里的“慢”是一种意境，一种回归自然、轻松与和谐的意境。
　　所谓“慢生活”，是一种生活态度，是一种健康的心态；是一种积极的奋斗，也是对人生的高度自信。笔者所理解的“慢生活”是一种有计划、按部就班和稳中求进的过程。“慢生活”体验的是一个轻松愉悦的过程，而非瞬间的结果。
　　以前，笔者每天早晨7：00前乘上公交车，争取在8：00前赶到单位。上车后就紧张地看着时间和路况，生怕迟到。遇到堵车或等红绿灯时更是心急。经过一段时间后发现，无论自己怎样着急，情况都不会因此而有任何转变。后来，为了消除上班路上的紧张情绪，开始尝试利用在公交车上的时间看书。当全身心地投入读书时，会感到心情平静，再也不会为堵车烦恼。从乘车的时间上看没有任何变化，变化的只是自己的心态。这种由紧张变轻松的心态，不仅将紧张不安的等待变成了轻松愉快的阅读，而且还享受了书中的乐趣，一举两得。
　　“慢生活”不是浪费时间，而是享受有计划、有节奏的做事过程。有了好的过程，必然会有好的结果。
　　3　行动果断
　　在工作中遇到问题时，如果必须做决定，就要当场做出决定，而不能优柔寡断。
　　例如有客户抱怨机油消耗量偏高，而经维修人员检查，判断机油消耗量未超出正常范围。在这种情况下，要本着对客户负责的态度，彻底检查发动机舱内是否有机油渗漏的痕迹，并检查发动机是否烧机油。在确认发动机正常后，就要当即做出不维修的决定。可以这样为客户解释：“为降低活塞环和气缸壁上之间的摩擦阻力，在气缸壁必须形成油膜。油膜的一部分会被高温气体烧掉，另一部分会由于高温而气化并通过曲轴箱通风系统进入燃烧室燃烧。发动机的机油消耗受使用条件影响较大，这些条件包括：环境、工况、驾驶习惯及燃油品质等。机油有一定的消耗是完全正常的。如果出现机油灯报警，请及时到我公司进行检查”。客户看到维修人员如此严谨地对待他的车辆以及给出的耐心解释，就会产生对企业的信任感。相反，如果技术经理当场对是否要对发动机进行大修犹豫不决，不能果断地向客户说明情况，客户会对在此之后的任何解释都产生质疑。如果出现这种局面，在电话回访时客户会持续地反映机油消耗量偏高的问题，这时再跟客户解释，恐怕就没有不那么容易了。
　　即使是在日常的内部技术培训中，技术经理也需要具有果断性。有些技术经理总想在有限的时间内把大量的技术问题讲解清楚，结果是说了很多问题，而没有给出明确的解决方案。这样，当员工遇到问题时，还是来找技术经理，把他们搞得很累。其实在每次技术培训时，技术经理只要拿出一两个典型的故障案例，调动员工的兴趣来讨论，并当场制定出能彻底解决这些故障的技术方案。这样一次培训内容可能不多，但是形成的技术解决方案却个个行之有效，技术经理自然就会轻松起来。
　　4　分层管理
　　很多技术经理在不知不觉中给自己挖了一个坑，并以事必躬亲方式“跳入”坑内，让繁杂的琐事将自己“掩埋”起来。他们不懂得怎样把责任分给其他人，结果把自己搞得匆忙、忧虑、焦急和紧张。
　　例如服务顾问无法向客户说清某些技术问题时，常会带着客户直接来找技术经理。这时技术经理非常认真地给客户进行讲解，客户会表示认可并非常感谢。有些人会沉浸在客户的赞美声中，或沉浸在成功解释技术问题的喜悦中。并期待着荣幸地为下一个客户解释问题。有这种想法的技术经理自然会增加自己为客户解释问题的工作量，但这很可能会影响他的正常工作。而正确的做法应该是让服务顾问学习如何向客户解释问题，把责任分给他们。这样才能有效地分担技术经理的工作量。
　　随着汽车技术的飞速发展，各种车载控制单元的功能越来越强大。当控制单元出现故障时，常要对其进行更换。有些控制单元在更换后还要做编码、匹配和设定等非常复杂的初始化工作。部分车型在更换防盗系统控制单元时还必须保证一次匹配成功，否则控制单元就会报废。开始接触这些高难度的工作时，技术经理必须成为车间里第一个吃螃蟹的人。但此后他一定要教会车间的主力人员，让他们能独立作业，然后再进一步扩大到车间全体人员。这样不但能全面提高员工的技术水平，而且也大大减轻了技术经理处理复杂技术的工作量。
　　(待续)