办公自动化是什么证书 高校办公自动化环境下电子文件归档的思考

　　 [摘要] 阐述了高校办公自动化环境下电子文件的特点及高校电子文件管理方面存在的问题。从提前介入、制定管理标准、整合管理部门、加强日常管理和软、硬件等方面，对如何做好高校电子文件归档提出建议对策。
　　[关键词] 办公自动化 电子文件 档案
　　
　　随着社会信息化进程的加快和现代网络技术的发展，越来越多的高校开始实行办公自动化。在办公自动化实行过程中必将产生大量电子文件，并将成为新生成文件的主体。电子文件是数字档案馆信息资源的重要来源，是数字档案馆管理的主要对象。但目前，高校电子文件的归档工作还没有得到足够的重视，很多管理、教学、科研方面形成的电子文件游离于档案的管理之外，给高校档案数字化建设工作造成了一定的障碍。因此，做好高校电子文件归档工作显得刻不容缓。
　　一、电子文件及其特点
　　所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸，等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：（1）电子文件具有纸质文件和其它文件无可比拟的优越性，即快捷性。电子文件起草修改、定稿、收发传递都在网上进行，尤其是文件的修改、复制、粘贴、移动更加便捷，进一步提高了工作的效率和质量。（2）电子文件具有对设备的依赖性。离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递、识别。也就是说，特定电子文件是依赖特定的设备和特定的软件而存在的。（3）电子文件的易更改性。电子文件可以在不同的计算机中间传递，也可以在不同的载体之间相互复制，很容易被人为的修改；电子文件容易遭受病毒的侵袭，一旦感染上病毒，电子文件就会被破坏，部分丧失或全部丧失应有的作用。（4）电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
　　二、高校电子文件管理存在的问题
　　目前，高校电子文件管理仍不够成熟，处于初探实践阶段，主要存在以下问题：
　　1.电子文件实际管理中缺少成熟的规范和标准
　　在具体管理实践中，传统文件的管理如管理的基本原则、归档范围、归档时间、组卷方法、著录格式、保管条件等，往往难以适用于电子文件的管理。国家虽已制定、推行《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档与管理与规范》、《电子公文归档管理暂行办法》等标准和规范，但由于电子文件涉及的技术环境较复杂，对设备有很强的依赖性，而计算机软硬件技术的发展又是日新月异，要制定适用高校的普遍适用的电子文件管理标准和规范不是一件易事。
　　2.电子文件管理还未得到充分重视
　　目前，在很多高校，办公自动化仅处于事务阶段，计算机只起打字机作用，形成的电子文件只能称为草稿性电子文件。所谓的文件管理，主要是将电子文件打印成纸质文件后对纸质文件的管理，而针对电子的规范管理几乎未曾进行，往往是存储在硬盘中的文件被随意修改、删除，通常电子文件散落在计算机操作人员手中，没有系统地收集整理。所以，电子文件常常自生自灭，处于可有可无的散乱状态，随时间的流失而逐渐丢失，各种原始信息被逐渐忘却，造成电子文件信息资源的极大浪费。
　　3.电子文件管理系统功能各异，尚不完善
　　高校中存在着许多电子文件管理系统，如教务管理系统、人事管理系统、财务管理系统、科研管理系统等等，这些管理系统功能不一，模式各异，影响了高校电子文件管理标准的制订。同时，要实现电子文件的有效管理，需要加大设备、人员、技术力量的投入，但在目前高校中，这方面的投入普遍不足。
　　4.电子文件未能及时归档管理
　　按传统管理原则，归档案电子文件当然由高校档案部门管理。但是，由于许多高校的档案部门缺少电子文件管理人员，只能管理传统的档案文件，因此，归档电子文件只能由职能部门系统管理人员、网络中心等信息技术部门人员来管理。技术部门人员虽然精通计算机技术，却几乎不具备档案管理方面知识，无法准确把握电子文件价值，使得电子文件经常未能及时归档。
　　三、电子文件的归档管理思考
　　虽然电子文件具有上述特点，有些方面还和目前纸质档案管理的一些做法不尽相同，但它毕竟是一种发展趋势，正如国际档案理事会前主席王刚指出的那样：“电子文件的产生，改变了传统观念中对档案的理解，也改变了对档案的形式、特征、特性、意义的认识。电子文件的产生、形成、归档及其传送、存储、保存等管理均与传统的纸质档案所用的方法不同，这是文件管理的一场革命。”归档是电子文件管理的重要环节，电子文件归档质量的优劣直接影响着数字档案馆的管理和数字档案价值的发挥。那么，在高校办公自动化条件下如何进行电子文件归档管理呢？笔者认为要做到以下几点：
　　1.积极主动，有针对性地开展电子文件归档管理工作。高校产生电子文件的渠道非常丰富，档案部门要广泛调研，搞清楚本校哪些机构将集中产生哪些类型的电子文件，了解这些电子文件的特点及用途。同时，还可以在这些系统设计阶段就参与进来，对系统的设计从档案的角度提出要求。比如，对于高校教务处、学生处、科研处等部门，档案部门就应该格外加以关注，由于这些部门信息系统的采用，将产生大量的电子文件。高校在招标采购这些管理系统时，档案部门要积极参与评标过程，在对商家进行考核的过程中，其要对电子档案的管理提出要求。档案部门的参与将有利于电子档案的管理。
　　2.制订好电子文件归档管理制度和管理标准
　　高校应根据《电子公文归档管理理暂行办法》和《电子文件归档与管理理规范》，结合学校的实际情况制定《高校电子文件归档细则》、《电子文件归档与电子档案管理理规范》、《高校电子文件与电子档案利用制度》等，以加强对电子文件从形成、归档，到开发利用的全程管理。由于电子文件的记录格式、载体形式区别于纸质文件，电子文件与纸质档案也存在很大差别。它们不仅在外型上不同，在处理方法、管理内容上也相去甚远，所以必须根据电子文件的特殊性来制定相应的管理标准。如电子文件的登记标准、命名标准、归档标准、鉴定标准、收集标准、防护标准、安全标准以及专利维护等等。管理标准可以由高校档案部门会同网络技术部门、职能部门等共同协商制定，并能使大家都能接受、遵守。
　　3.整合学校内部管理机构，加强人员培训，解决好电子文件归档技术难题
　　长期以来，高校电子文件归档工作没有很大进展，关键在于档案部门缺少电子文件管理人才，而且技术部门只懂得计算机知识，却几乎不具备档案管理方面知识。要解决这个问题，在高校目前情况下，可以采用二步走的方式：第一步，在学校“网络信息中心”内设置信息管理机构、配备专职技术人员，对全校档案和现行文件信息系统服务器等网络设备的安全与维护工作实行集中有效的管理。这样既节省资金，也可以解决档案馆人才缺乏问题，又保证了这些部门工作的技术支持。第二步，高校档案人员要有计划地参加各类培训，使得档案人员既懂得档案管理知识，又掌握计算机技术、通讯网络技术和设备维护等知识，成为电子文件归档的主力军。
　　4.做好电子文件日常归档管理工作
　　鉴于电子文件本身也存在着目前技术手段难以克服的缺陷，所以单独使用，并不安全，电子文件的日常管理要做到以下三方面：（1）档案部门要督促电子文件形成部门、网络信息中心等部门做好电子文件按时归档；（2）对已归档的电子文件档案部门要做好校对鉴定工作，并解决好电子文件的保存问题，对于长久保存的电子文件需要定期进行复制，以防止信息损失；（3）实行“双套制”管理，即具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。
　　5.加强软、硬件设施的建设
　　在硬件管理上，高校档案部门要购置与校园网兼容的档案管理软件，进一步改善计算机保管设施及服务器，确保电子数据在存储、传输过程中的稳定与安全。可从入口、传输和使用几方面采取安全保护措施，电子文件的制作者，管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，提高电子文件的可靠性。可采用加密技术、签署技术、消息认证、身份验证、防火墙、防写措施、档案备份、安装杀毒软件等。在软件管理理上，分配专人负责校园网信息收集体工作，及时收集备份转换，避免时间久后，信息的隐藏和丢失。
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