【新时期如何提高公文处理的效率】提高公文处理效率的措施

　　摘要：本文着重对公文处理的不规范现象进行总结和分析，结合新时期公文处理的需要，提出精简文件数量、健全公文处理的规范和程序、加强工作人员处理公文的能力、行公文处理现代化、自动化这样些一规范公文处理的措施。
　　关键词：公文处理 存在的问题 解决措施
　　1当前公文处理存在的问题
　　1.1文件拟制不符合办文规范和程序
　　上一些县级政府工作部门(包括一些议事协调机构，如领导小组、指挥部、委员会等)，常常将其所主管的业务性工作以“通知”形式直接向乡镇一级政府行文交办，而没有正确使用“函”这一文种，明显违反了《办法》第十五条的规定。有人不注意报告、请示、函的区别，把请示写成报告，或在报告中夹带请示事项，这会使上级机关弄不清是请示还是报告，无法作出答复;有的明知该用“报告”，也坚持用“请示”，认为这样就是对上级的尊重。甚至用请示代替了函，造成平级机关互相请示，甚至厅级单位“请示”处级单位。目前公文拟写中存在发文字号标注不规范、公文标题不规范、落款标注不规范、附件标注不规范、个别公文仍出现“此页无正文”的现象、公文的整体排版不规范等现象
　　1.2文件发放、呈送不符合办文规范和程序
　　一是一些下属单位向上一级单位报送文件不注意区分主送和抄送，多头主送，不管领导多少，每人一份，沽边不沽边的处室也都享受一份，文件如同雪片，漫天乱飞，结果领导之间批示意见不统一，使具体部门不知如何办理，而且还容易会使领导之间产生误会，影响团结。某些工作人员为了提高效率越级请示，例如，将应主送给主管机关的请示，主送给再上一级领导或另一些有影响力的机关的领导等，请他们加上意见再转回来处理。另外，有些单位报送文件，正文和附件(附图)分家，有的正文与附件报送的时间竞然相隔十几天。
　　1.3公文传阅不符合办文规范和程
　　文件在传阅过程中常常不附文书处理单，有关人员直接在文件空白处批示意见和书写承办结果。这样，一个文件经几个部门阅后，书写、勾画得面目全非，尤其在经办的部门较多时，就只能是“见缝插针”，文件越发变得“一塌糊涂”了，直接影响文件的外形和规范。
　　1.4文件签发、批复不符合办文规范和程序
　　一是签发项目不全，签发公文要注明签发意见、签发人姓名和时间，缺一即为不全。有的领导人签发公文时只签姓名，不签意见，有的意见含含糊糊或签个“阅”字。二是签发位置不当。有的公文签发人未将签发意见签于“签发”栏内，随意签写。另外，字迹材料使用不当，批示文件使用铅笔、圆珠笔、红墨水，甚至个别领导或工作人员在阅文中不注意爱护文件，边吃东西边看或边抽烟边看，使文件污损、影响档案的寿命。
　　2.新时期如何提高公文处理的效率
　　公文处理之所以出现上述种种弊病，依笔者分析，主要是有以下几个方面原因造成:一是党政机关文秘人员素质不够高。二是公文的审核把关不够严。三是单位领导对公文处理工作不够重视。笔者针对这些原因提出了以下措施：
　　2.1 精简文件数量
　　周总理生前教导我们:“档案不要搞得太多，不然是文犊主义，后代要骂我们的。中国的文字几千年来未变，书浩如瀚海，读不完。要古为今用，洋为中用。我们为后代留档案，档案要精练，不要什么都作为档案保存起来，有些给后代看了没有好处。”因此，公文处理工作中首先必须突出重点，就是要划清一般件和急办件、传阅件和审批件的界限，对急办件、审批件，要处理得及时、准确，并把立卷归档工作搞好。
　　2.2健全公文处理的规范和程序
　　要建立行之有效的公文处理制度，规范公文的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序，明确权限和责任，实行文责追究制度，从制度上保障公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量。下面一公文草拟、传阅、归档为例，提出健全公文处理规范的提议。
　　2.2.1公文拟写要规范
　　公文字体、字号，标题、正文，附件等都有严格要求。我们要认真严格地执行上述统一的格式要求，以确保公文的内在质量和外部形式的规范与美观。并且要有简明准确的标题。过去一段时间里，不少文件没有标题，只用“通知”二字代标题。立卷时工作人员填写卷内目录得自拟标题，弄不好就走样，揭示不出文件内容的实质。有些同志在填日时就照“通知”二字抄来，不起查找作用，因为卷内文件都足“通知”。所以，文件要有标题，标题要能概括文件的全部内容，要鲜明、准确，不要冗长、含糊。
　　2.2.3公文传阅要按照办文程序和规范
　　公文传阅包括两个方面的内容，一是秘书工作人员送取、公文，二是领导人员批阅公文，应从这两个方面来规范。公文呈送,要求文秘人员必须掌握领导的工作规律和作息时间。一般要选择领导不在的时间,这样,既惊动不了领导,又让你有时间做一下文件的整理工作。还要进一步考虑到领导的最佳精神状态问题，一般习惯早晨来到办公室先看文件。公文的取回一般最好也要趁领导不在时取回。领导阅知完毕,文秘人员应及时地将文件取回。这样,也同样避免了打扰领导的工作思路。并且要正确排序,适当调整，要让领导达到最佳的阅读效果。再次,如果这次的文件提到了以前文件的内容,还需要将以前的文件提前找出来,以备领导的查找等等。当然，领导和工作人员批阅、承办文件时，一定要签署姓名和年月日，字迹要清楚，用钢笔或毛笔书写，不得使用红墨水、园珠笔、铅笔，以便长期保存。
　　2.3加强工作人员处理公文的能力
　　公文处理是一项政治性、政策性很强的工作，这就要求工作人员要有一定的马克思主义理论水平和政策法律水平，有较强的政治敏锐性、政治辨别力和组织纪律观念。公文处理工作是一项专业性、业务性极强的工作，必须加强对工作人员公文处理能力的培养，使其掌握公文处理的基本业务知识，提高公文处理的办理能力。组织现职办公室主任和文秘人员进行集中学习培训，重点学习《办法》、《条例》、《格式》三个公文处理规范性文件和一些常用公文写作基础知识，着力提高现职文秘人员的业务素质，定期组织新上岗文秘人员进行业务培训，关键班次可邀请各单位主要领导、分管领导参加培训，以纠正一些单位领导对公文处理工作的认识误区，促使他们重视文书处理工作。
　　2.4逐步实行公文处理现代化、自动化
　　公文作为一种重要的信息，人们对它的需求量越来越大，对公文处理深度的要求越来越高，公文的数量也随即增加，与原有陈旧的手工办公方式之间的矛盾日益突出。办公室人手少，单凭手工操作进行公文处理，效率很低，要改变这种状况，只有借助于现代化的办公手段。另外，现在的文秘人员知识结构已经有了很大的变化，知识水平、学历等有了大幅度的提高，如果没有现代化的公文处理手段，那么这种知识结构上的优势就不能得到充分的发挥，将造成人才资源的浪费。各级行政机关要积极创造条件，增加必要的设施，逐步改善办公手段，实现以计算机为主的现代化管理。同时，要积极进行联网，充分发挥办公设备的效益，提高公文处理的效率。
　　参考文献：
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