办公自动化是计算机的一项应用【计算机信息处理技术在办公自动化中运用现状及展望】

　　摘　要：现代社会经济快速发展，企业的工作模式也发生了很大的变化。为更好地为企业服务，提高其工作效率，依托于计算机信息处理技术的办公自动化就显得尤为重要。介绍了办公自动化及其应用现状，包括其优缺点，用户对其更深层次的需要，最后介绍其发展趋势。
　　关键词：计算机　信息处理技术　办公自动化
　　中图分类号：TP391　　　　文献标识码：A　　　　　文章编号：1007-3973（2012）007-101-02
　　1 引言
　　在现代经济时代，企业的运行方式、工作方式越来越具有分散性和移动性，而客户也不仅仅再局限于某一地理地区，而分散于全球各地。同时，外部市场、社会环境、商业同盟的变动，将会很大程度的影响企业的运行。同时，时刻了解组织内部工作人员的工作进展，快速调整其工作模式、处理流程、市场及产品策略等都成为企业的一种核心能力。而一个企业效率的提升，将从最基本的内部沟通、合作、信息共享、信息传达、信息整合开始，这就需要企业有一种能够有效沟通协作的系统来管理这些活动，从而全方位的整合优化企业的信息资源，并灵活的调整流程的薄弱部分，最终达到管理并提升企业竞争力的目的。
　　2 办公自动化
　　办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。
　　通过实现办公自动化，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
　　3 办公自化运用现状
　　3.1 办公自动化运用中优点
　　(1)方便传达及发布信息，通过办公管理软件将所要传达及发布的信息都能够迅速的传达到任何地方的办公人员。
　　(2)积累大量无形资产：公司在运行中，利用办公系统，将已有的知识资料等有效的保存起来，为以后的公司发展打下基础。
　　(3)便于资料查阅：利用办公系统，内部人员可以很快的登陆并查询自己所需的资料，比之传统方式更直接更省事。
　　(4)工作流程更规范，减少失误：利用办公软件将流程的各种规则固定下来，不需要依靠人力或经验去记忆，减少了人为的出现失误的概率。
　　(5)提高了流程运行速度与效率，降低协作工作成本。使用协同办公管理软件可以轻松实现远程和移动办公，解决时间和空间的问题，实现事务处理“零响应”，每一个参与流转的人无需要考虑时间与空间的问题，办理完毕即刻进入下一办理人，实现流程在各个环节之间的零传递时间。
　　(6)降低沟通及办公成本：内部人员可以通过邮件、短信、论坛等进行信息交流，并以此方式沟通客户，工作更有效率。且避免了中间过程纸张的使用及浪费，减少了这部分办公成本。
　　(7)便于监控分析各环节办公情况：可以在线查看办事人员的工作进展及工作任务情况，随时掌握办事人员的情况。分析流程各环节办理效率，及时发现中间薄弱环节，有针对性的实施相应补救措施。
　　3.2 办公自动化运用中存在的问题
　　由于信息化软件建设是一种理想化的管理思想与现实工作方式的结合，且要面对不同的用户需求，因此难免会出现一些问题，具体如下：
　　(1)自动办公系统产品不够实用。很多软件过分的强调并加强其综合功能，只注重与相似软件之间的对比，却较少的注重用户的需求，因此会出现很多软件系统功能丰富却不能够完全被运用的情况。或者有些功能就不是用户所能接受的。
　　(2)自动办公系统产品不够个性化，没有针对性。一方面是由于很多软件开发公司的开发模式是“群件平台+适当定制”的模式，而主要还是采用统一的模式，相应定制的较少，这就造成软件不能完全满足用户的需求。另一方面是软件模块的通用性较差，当用户需求变化时，不能够做一般的技术处理，只能通过开发商专业处理，因此降低了其通用性。
　　3.3 用户对办公自动化的需求
　　随着高科技技术的不断发展，社会的效率也越来越高，人们越来越希望提高办公办事效率，而一个可以充分整合其内外信息，恩能够提高管理水平的办公系统，将具有决定性作用。针对已有的办公系统，还需要补充的要求如下：
　　(1)个性化。
　　传统的办公系统较简单，也容易使用。然而随着其功能的不断扩大，不同部门员工对其要求不一样，这就需要将其进行个性化设计，根据不同的员工要求进行功能组合。比如：销售人员的系统应能够直接进入了到客户及产品信息的平台，部门领导应能直接进入到员工工作进展情况的平台等。总之将合适的平台信息开放给相应的需求人群，真正实现针对性。
　　(2)更灵活。
　　办公系统可能有越来越多的用户，而同一个用户利用平台的功能也越来越多，办公人员的工作环境也变得更加复杂，因此需要系统自动的将用户的日常工作情况，公司的管理情况等不同信息自动统一整理，以适应用户的不同需求，减少没用工作的同时，提高管理工作和业务工作的办事效率。
　　4 办公自动化的发展趋势
　　办公自动化系统经过多年的发展也取得了很大的进步，其功能也发生了巨大的转变，由原来简单的信息服务，到现在的管理活动，已经成为企业单位办公的一部分。数字化办公将会成为办公自动化的发展趋势，即所有的业务都在在网络上进行。在技术上，依托于互联网技术、安全技术和软件理论的发展，数字化办公室可行的。在现实中，从政府和企业单位体制出发，实现数字化还需要很长一段时间。然而其最终趋势仍然是向数字化发展。
　　实现数字化办公既不同于传统的办公自动化，也不同于MIS的建设，它的结构是Intranet网的结构，即首先把整个内部网看成是一个整体，这个整体的对象是网上所有用户，它必需有一个基础，这个基础为内网平台。内网平台负责所有用户对象的管理、负责所有网络资源的管理、网络资源的分层授权、网络资源的开放标准和提供常用的网络服务。在平台的基础之上，插接各种业务应用，这些应用都是网络资源。用户通过统一的浏览器界面入网，网络根据用户的权限提供相应的信息、功能和服务，使用户在网络环境下办公。到时其将具有以下特点：